Was ist eine XRechnung?

XRechnung ist der deutsche Standard für strukturierte elektronische Rechnungen im XML-Format. Entwickelt wurde er von der Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT) im Auftrag des IT-Planungsrats. Seit dem 27.11.2020 müssen alle Rechnungen an Bundesbehörden als XRechnung oder gleichwertiges EN-16931-Format eingereicht werden. XRechnung ist die deutsche CIUS (Core Invoice Usage Specification) der europäischen Norm EN 16931.

Welche XRechnung-Versionen gibt es?

Die aktuell relevanten Versionen sind XRechnung 2.0 (2021), 2.1 (2022), 2.2 (2022), 2.3 (2023), 3.0 (2023) und 3.0.1 (2024). Die aktuelle Fassung ist XRechnung 3.0 (bzw. 3.0.1 als Wartungsrelease). Ältere Versionen werden typischerweise noch 1-2 Jahre nach Erscheinen einer neuen Version akzeptiert. Unser Validator unterstützt alle Versionen ab 2.0.

Was ist der Unterschied zwischen XRechnung UBL und CII?

XRechnung existiert in zwei XML-Syntaxen: UBL (Universal Business Language) und CII (Cross Industry Invoice). Beide sind inhaltlich gleichwertig und bilden denselben EN-16931-Datenkern ab. UBL ist der Peppol-BIS-Standard und international stärker verbreitet, CII hat in Deutschland eine längere Tradition (auch Basis von ZUGFeRD). Behörden akzeptieren beide Varianten.

Was ist die Leitweg-ID in der XRechnung?

Die Leitweg-ID (BT-10 "Buyer Reference") ist eine deutsche Spezialität für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber. Sie identifiziert die genaue Empfangsstelle innerhalb einer Behörde – ähnlich einer Kostenstelle. Format: grobAdress-feinAdress-prüfziffer (z.B. 04011000-12345-37). Ohne gültige Leitweg-ID wird eine B2G-XRechnung abgewiesen.

Wie erstelle ich eine XRechnung?

Es gibt drei Wege: (1) aus bestehender PDF-Rechnung mit einem Online-Konverter wie unserem Tool auf /pdf-zu-xrechnung, (2) aus Buchhaltungssoftware mit XRechnung-Export (DATEV, Lexoffice, sevDesk haben das integriert), (3) manuell im XML-Editor (nur für Entwickler empfehlenswert). Unser Konverter ist der einfachste Weg – PDF hochladen, Daten prüfen, XML herunterladen.

Wo reiche ich eine XRechnung ein?

Für Bundesbehörden über das Zentrale Rechnungseingangsportal (ZRE) oder das OZG-konforme Rechnungseingangsportal (OZG-RE). Die konkrete Adresse wird über die Leitweg-ID ermittelt. Länder und Kommunen betreiben eigene Portale (z.B. eRechnung.Bayern, service-bw.de für Baden-Württemberg). Alternativ kann die Übertragung per E-Mail oder über das Peppol-Netzwerk erfolgen.

Wie öffne ich eine XRechnung-XML-Datei?

Da XRechnung eine reine XML-Datei ist, lässt sie sich mit normalen PDF-Readern nicht öffnen. Sie brauchen einen Viewer, der das XML in eine menschenlesbare Rechnung umwandelt. Unser kostenloser Online-Viewer auf /xrechnung-viewer öffnet UBL- und CII-Dateien direkt im Browser und zeigt Rechnungsnummer, Beträge, Positionen und alle Felder übersichtlich an.

XRechnung oder ZUGFeRD – welches Format wählen?

Für B2G (öffentliche Auftraggeber): XRechnung ist Pflicht. Für B2B können Sie beide nutzen. XRechnung ist ideal für automatisierte Systeme (reine XML), ZUGFeRD für gemischte Partner-Landschaften, weil es zusätzlich eine PDF-Ansicht enthält. Inhaltlich sind XRechnung-CII und ZUGFeRD EN 16931 sehr ähnlich.

Wie validiere ich eine XRechnung?

Die Validierung prüft die XRechnung gegen den offiziellen KoSIT-Validator und die EN 16931. Unser kostenloser Online-Validator auf /erechnung-validieren erkennt das Format automatisch, prüft Struktur, Pflichtfelder, Geschäftsregeln und deutsche CIUS-Erweiterungen und zeigt detaillierte Fehler mit Lösungsvorschlägen.

Was passiert, wenn die XRechnung fehlerhaft ist?

Behörden-Portale wie ZRE und OZG-RE führen eine automatische Prüfung durch. Bei Fehlern wird die Rechnung abgewiesen – Sie erhalten eine Fehlermeldung und müssen korrigieren. Das führt zu Zahlungsverzögerungen (oft 30+ Tage). Mit vorheriger Validierung über /erechnung-validieren vermeiden Sie das.

E-RechnungsformatXRechnung Guide

XRechnung – der deutsche E-Rechnungs-Standard

Q: Für wen ist XRechnung verpflichtend?

XRechnung ist seit 27.11.2020 Pflicht für alle Rechnungen an Bundesbehörden (B2G) und den meisten Landes-/Kommunalbehörden. Seit 01.01.2025 ist XRechnung (oder ein gleichwertiges Format wie ZUGFeRD EN 16931) auch im B2B zulässig und ab 2027/2028 schrittweise Pflicht. Für Rechnungen an Privatkunden (B2C) gibt es keine XRechnung-Pflicht.

XRechnung ist der deutsche XML-Standard für elektronische Rechnungen nach EN 16931 – Pflicht für Rechnungen an Bundes- und Landesbehörden, zulässig im B2B. Hier erfahren Sie alles zu Versionen, UBL vs CII, Pflichtfeldern, Leitweg-ID und dem Unterschied zu ZUGFeRD.

XRechnung erstellen Was ist XRechnung?

XRechnung 3.0 / 3.0.1

UBL & CII

EN 16931 konform

KoSIT-Standard

GrundlagenDefinition

Was ist XRechnung?

XRechnung ist der deutsche Standard für strukturierte elektronische Rechnungen im XML-Format. Entwickelt wurde er von der Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT) im Auftrag des IT-Planungsrats. XRechnung ist die deutsche CIUS (Core Invoice Usage Specification) der europäischen Norm EN 16931 – sie nutzt die europäischen Geschäftsregeln und ergänzt sie um deutsche Spezifika.

Seit dem 27.11.2020 müssen alle Rechnungen an Bundesbehörden als XRechnung oder ein gleichwertiges Format (z.B. ZUGFeRD EN 16931) eingereicht werden. Seit dem 01.01.2025 ist XRechnung zudem im B2B als E-Rechnung zulässig und wird schrittweise verpflichtend (2027 für Unternehmen über 800.000€ Umsatz, ab 2028 für alle).

Technisch ist eine XRechnung eine XML-Datei in einer von zwei Syntaxen: UBL (Universal Business Language) oder CII (Cross Industry Invoice). Beide bilden denselben EN-16931-Datenkern ab, unterscheiden sich aber in Namespace und Element-Struktur.

Kurzfassung

XRechnung = deutscher XML-Standard für E-Rechnungen nach EN 16931, entwickelt von KoSIT. Pflicht für Bundesbehörden, im B2B zulässig und schrittweise Pflicht. Zwei Syntaxen: UBL und CII.

HistorieVersionen

XRechnung-Versionen im Überblick

Die KoSIT veröffentlicht XRechnung halbjährlich. Für Neuerstellungen wird die aktuelle Version empfohlen, ältere werden übergangsweise akzeptiert.

Version	Erschienen	Status	Empfehlung
XRechnung 3.0 / 3.0.1	2023–2024	Aktuell	Aktuelle Hauptversion. Inklusive Wartungsrelease 3.0.1 (2024) mit Präzisierungen. Von Bundesbehörden vorzugsweise erwartet.
XRechnung 2.3	2023	Übergang	Zwischenversion mit kleineren Erweiterungen. Wird noch akzeptiert, sollte aber nicht neu eingeführt werden.
XRechnung 2.2	2022	Alt	Frühere Version. In den meisten Portalen noch akzeptiert, Auslauffrist unklar.
XRechnung 2.0 / 2.1	2021–2022	Legacy	Die erste stabile XRechnung-Familie. Für Neuerstellung nicht mehr empfohlen.

Offizielle Versions-Historie: KoSIT XRechnung Versionen

SyntaxenUBL vs CII

XRechnung UBL vs. CII – was ist der Unterschied?

XRechnung kommt in zwei XML-Syntaxen, die inhaltlich gleichwertig sind, sich aber in Namespaces und Element-Struktur unterscheiden.

UBL

Universal Business Language. OASIS-Standard, Basis für das Peppol-BIS-Billing-3.0 Format.

Wurzel-Element: <ubl:Invoice>
Präfixe cbc: / cac:
International (Peppol) verbreitet
Eher verbose, aber gut lesbar

CII

Cross Industry Invoice. UN/CEFACT-Standard, Basis für ZUGFeRD.

Wurzel-Element: <rsm:CrossIndustryInvoice>
Präfixe ram: / udt:
In Deutschland historisch verankert
Kompakter, stärker verschachtelt

Was wählen? Für Bundesbehörden sind beide gleichwertig. Für internationale B2B-Rechnungen via Peppol ist UBL Pflicht. Unser Konverter erzeugt standardmäßig CII (da in Deutschland am häufigsten), auf Wunsch auch UBL.

Ein konkretes Code-Beispiel beider Syntaxen findest du auf /e-rechnung-beispiel →

EN 16931Pflichtfelder

XRechnung Pflichtfelder & BT-Codes

Die EN 16931 definiert über 160 BT-Codes ("Business Terms"). Hier die wichtigsten Pflichtfelder einer XRechnung.

BT-1

Rechnungsnummer – eindeutige Identifikation der Rechnung

BT-2

Rechnungsdatum – Format YYYY-MM-DD

BT-3

Rechnungstyp – 380 (Rechnung), 381 (Gutschrift), 384 (Korrekturrechnung)

BT-5

Währung – ISO-4217-Code (EUR, USD, CHF)

BT-10

Leitweg-ID (Buyer Reference) – Pflicht bei B2G. Identifiziert die Empfangsstelle innerhalb der Behörde. Format: grobAdress-feinAdress-prüfziffer (z.B. 04011000-12345-37).

BT-27

Name des Verkäufers (Supplier Name)

BT-31

USt-IdNr. Verkäufer – z.B. DE123456789

BT-112

Rechnungsbetrag brutto (Amount Due/Payable)

Komplettes XML-Beispiel mit BT-Codes

AbgrenzungFormat-Vergleich

XRechnung vs. ZUGFeRD – was ist der Unterschied?

XRechnung

Reines XML (UBL oder CII)
Keine PDF-Ansicht — Viewer nötig
Deutsche CIUS der EN 16931
Pflicht für B2G (Bund + Länder)
Optimal für automatisierte Systeme

ZUGFeRD

Hybrid: PDF + eingebettetes XML
Menschen- und maschinenlesbar
5 Profile (MINIMUM bis EXTENDED)
Ideal für B2B mit gemischten Partnern
International als Factur-X kompatibel

Detaillierter Vergleich

ZielgruppenWer braucht XRechnung?

Für wen ist XRechnung verpflichtend?

Rechnungen an Bundesbehörden (seit 27.11.2020)

Alle Lieferanten von Bundesbehörden müssen XRechnung-konforme Rechnungen einreichen. Ausnahmen: nur Kleinbetragsrechnungen unter 1.000 € und direkte Aufträge aus dem öffentlichen Bereich.

Landes- & Kommunalbehörden (länderabhängig)

Die meisten Bundesländer haben XRechnung ebenfalls als Pflichtformat eingeführt (oft mit eigenem Portal wie eRechnung.Bayern oder service-bw.de). Prüfen Sie die Anforderungen Ihres Bundeslands.

B2B-Empfang seit 01.01.2025

Jedes in Deutschland ansässige Unternehmen muss seit 2025 E-Rechnungen (XRechnung, ZUGFeRD EN 16931/EXTENDED) empfangen können. Der aktive Versand wird schrittweise Pflicht: 2027 ab 800.000 € Umsatz, 2028 alle.

Keine Pflicht: Rechnungen an Privatpersonen (B2C)

XRechnung ist nicht für Privatkunden gedacht. Hier bleiben PDF- und Papier-Rechnungen zulässig. Erst wenn der Empfänger ein Unternehmen ist, greift die B2B-Pflicht.

PraxisWorkflow

XRechnung in der Praxis: Erstellen, Prüfen, Öffnen

XRechnung erstellen

PDF-Rechnung hochladen, Daten prüfen, XRechnung (UBL oder CII) herunterladen. Kostenlos, ohne Anmeldung.

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XRechnung validieren

Gegen den offiziellen KoSIT-Standard und EN 16931 prüfen. Detaillierte Fehler-Erklärungen und Lösungsvorschläge.

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XRechnung öffnen

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