Ab 2025 müssen alle B2B-Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können. Erfahren Sie, welche Formate zulässig sind und wie Sie die Umstellung einfach meistern.
Start der Empfangspflicht
Alle Geschäfte zwischen Unternehmen
Zulässige Formate: XRechnung & ZUGFeRD
Digitale Verarbeitung möglich
Mit der E-Rechnungspflicht sind Unternehmen verpflichtet, Rechnungen in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format zu erstellen, zu übermitteln und zu empfangen. Diese Regelung gilt für den Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen (B2B) sowie gegenüber öffentlichen Auftraggebern (B2G).
Eine einfache PDF-Rechnung per E-Mail genügt den gesetzlichen Anforderungen nicht mehr. Stattdessen müssen Rechnungen in standardisierten Formaten wie XRechnung oder ZUGFeRD vorliegen, damit sie automatisiert verarbeitet werden können.
Ziel der E-Rechnungspflicht ist es, Rechnungsprozesse zu vereinheitlichen, manuelle Fehler zu reduzieren und den digitalen Datenaustausch zwischen Unternehmen zu beschleunigen.
Eine E-Rechnung ist nicht einfach nur eine digitale Rechnung. Sie enthält strukturierte Daten im XML-Format, die von Software automatisch gelesen und verarbeitet werden können – ganz ohne manuelle Dateneingabe.
Ab 2025 gelten PDF-Rechnungen grundsätzlich nicht mehr als vollwertige elektronische Rechnungen im Sinne der gesetzlichen Vorgaben. Eine E-Rechnung muss strukturierte Daten enthalten, die automatisiert ausgelesen und verarbeitet werden können.
Unternehmen benötigen daher eine Lösung, mit der sie PDF-Rechnungen in zulässige E-Rechnungsformate umwandeln, prüfen und archivieren können.
Die E-Rechnungspflicht betrifft grundsätzlich alle Unternehmen in Deutschland, unabhängig von Branche oder Unternehmensgröße. Sobald Rechnungen im B2B- oder B2G-Umfeld ausgestellt oder empfangen werden, müssen diese elektronisch verarbeitet werden können.
Auch kleine und mittlere Unternehmen sind betroffen, da sie innerhalb ihrer Lieferketten E-Rechnungen empfangen müssen. Die Pflicht beschränkt sich also nicht nur auf große Unternehmen oder Konzerne.
Von Einzelunternehmen bis zum Konzern
Selbstständige im B2B-Bereich
Kleine und mittlere Unternehmen
Handwerksbetriebe aller Gewerke
In bestimmten Fällen können Ausnahmen greifen, etwa bei sehr kleinen Unternehmen oder speziellen Geschäftsvorfällen. Ob eine Ausnahme zutrifft, hängt unter anderem von folgenden Faktoren ab:
Da sich die gesetzlichen Regelungen ändern können, sollten Unternehmen ihre individuelle Situation prüfen und frühzeitig eine geeignete Lösung implementieren.
Elektronische Rechnungen müssen bestimmte rechtliche Anforderungen erfüllen, um steuerlich anerkannt zu werden.
Die Identität des Rechnungsausstellers muss zweifelsfrei feststellbar sein.
Der Rechnungsinhalt darf nach Erstellung nicht mehr verändert werden.
Die Rechnung muss während der gesamten Aufbewahrungsfrist lesbar bleiben.
Revisionssichere Archivierung gemäß den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung.
Die Nutzung strukturierter Formate wie XRechnung oder ZUGFeRD erleichtert die Einhaltung dieser Anforderungen erheblich und ermöglicht eine automatisierte Weiterverarbeitung in Buchhaltungs- und ERP-Systemen.
Auch wenn die E-Rechnungspflicht zunächst wie eine zusätzliche Belastung wirkt, bringt sie zahlreiche Vorteile mit sich:
Automatische Verarbeitung statt manueller Dateneingabe beschleunigt den gesamten Prozess erheblich.
Keine manuellen Tippfehler mehr bei der Erfassung von Rechnungsdaten.
Einsparungen bei Druck, Versand und Archivierung – bis zu 60% Kostenreduktion.
Schnellere Zahlungseingänge durch effizientere Verarbeitung beim Empfänger.
Vollständige Nachverfolgbarkeit und einfachere Buchführung.
Mitarbeiter können sich auf wertschöpfende Tätigkeiten konzentrieren.
Unternehmen, die frühzeitig auf digitale Rechnungsprozesse umstellen, profitieren langfristig von effizienteren Abläufen und einer besseren Zusammenarbeit mit Geschäftspartnern.
Für die Umsetzung der E-Rechnungspflicht benötigen Unternehmen eine Softwarelösung, die folgende Funktionen abdeckt:
Erstellen Sie normkonforme E-Rechnungen direkt aus Ihren Rechnungsdaten.
Konvertieren Sie bestehende PDF-Rechnungen automatisch in gültige E-Rechnungsformate.
Automatische Validierung gegen offizielle Standards stellt Konformität sicher.
GoBD-konforme Speicherung für den gesetzlich vorgeschriebenen Zeitraum.
Moderne cloudbasierte Lösungen ermöglichen die Umsetzung ohne aufwendige IT-Projekte oder tiefgreifende Systemumstellungen. Mit unserem eRechnung Tool können Sie sofort starten.
Die E-Rechnungspflicht ab 2025 ist mehr als eine gesetzliche Vorgabe. Sie bietet Unternehmen die Möglichkeit, ihre Rechnungsprozesse nachhaltig zu modernisieren und zukunftssicher aufzustellen.
Wer frühzeitig handelt und auf eine geeignete Lösung setzt, erfüllt nicht nur die gesetzlichen Anforderungen, sondern profitiert von effizienteren Abläufen, geringeren Kosten und mehr Transparenz im Rechnungswesen.
Starten Sie jetzt und wandeln Sie Ihre PDF-Rechnungen in unter einer Minute in normkonforme E-Rechnungen um.