ZUGFeRD = Lesbares PDF + Eingebettete XML-Daten in einer Datei
Mit der E-Rechnungsfunktion unseres Tools können Sie elektronische Rechnungen im gesetzeskonformen PDF-Format erstellen und verarbeiten. Sie haben die Möglichkeit, verschiedene PDF-Formate in elektronische Rechnungen wie ZUGFeRD oder XRechnung umzuwandeln. Das Tool bietet Unternehmen die Möglichkeit, ihre Rechnungsprozesse effizient und gesetzeskonform zu gestalten. Die Digitalisierung und Automatisierung von elektronischen Rechnungen sorgt für mehr Effizienz und Rechtssicherheit.
Das hybride Rechnungsformat
ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) ist ein hybrides Rechnungsformat, das ein lesbares PDF mit maschinenlesbaren XML-Daten kombiniert.
- PDF/A-3 Format – PDF mit eingebetteter XML-Datei für Langzeitarchivierung
- Dual-Use – Lesbar für Menschen, verarbeitbar für Maschinen
- EU-konform – Entspricht der EN 16931 im Profil EN16931
Im ZUGFeRD-Format ist ein strukturierter XML-Datensatz direkt im PDF eingebettet, der die automatisierte und rechtssichere Verarbeitung der Rechnungsdaten ermöglicht. Das XML-Format bildet dabei die Grundlage für die maschinenlesbare Übertragung und Integration in digitale Buchhaltungssysteme. Für die Akzeptanz und Verarbeitung der ZUGFeRD-Rechnung ist es entscheidend, dass alle erforderlichen Informationen vollständig und korrekt im XML-Datensatz enthalten sind.
Das macht ZUGFeRD besonders:
Öffnet die Rechnung wie gewohnt als PDF – keine spezielle Software nötig
Extrahiert die XML-Daten automatisch – keine manuelle Dateneingabe
PDF/A-3 garantiert Lesbarkeit für 10+ Jahre – GoBD-konform
Welches Profil ist das Richtige?
ZUGFeRD bietet verschiedene Profile mit unterschiedlichem Datenumfang. Wir empfehlen das EN16931-Profil.
Nur Basisinformationen für einfache Anwendungen
Standardrechnung mit allen wichtigen Feldern
EU-konforme Rechnung – unser Standard
Erweiterte Daten für komplexe Anforderungen
Unser Standard: Wir erstellen ZUGFeRD im EN16931-Profil – EU-konform und von allen gängigen Buchhaltungssystemen unterstützt.
Seit der Einführung der Version 2.0 werden die ZUGFeRD-Profile kontinuierlich weiterentwickelt, um stets den aktuellen gesetzlichen Anforderungen zu entsprechen.
Alle ZUGFeRD-Profile im Detail vergleichenSo wandeln Sie PDF in ZUGFeRD um
Unser Tool ermöglicht die automatisierte Erstellung einer vollständigen ZUGFeRD-Datei aus Ihrer PDF-Rechnung mit eingebetteten XML-Daten. Die Umwandlung erfolgt unter Einhaltung aller gesetzlichen Vorgaben und unterstützt die Pflicht zur Nutzung strukturierter E-Rechnungsformate wie ZUGFeRD oder XRechnung ab 2025. Der Versand der fertigen ZUGFeRD-Rechnung kann bequem per E-Mail oder über andere digitale Kanäle erfolgen.
PDF hochladen
Laden Sie Ihre PDF-Rechnung hoch. Das Layout und Design Ihrer Rechnung bleiben vollständig erhalten.
Daten erkennen & XML erstellen
Wir erkennen alle Rechnungsdaten und erstellen die strukturierte XML-Datei nach ZUGFeRD 2.1 Standard.
ZUGFeRD herunterladen
Laden Sie Ihre ZUGFeRD-Rechnung herunter – eine PDF/A-3 Datei mit eingebettetem XML.
Sie profitieren von umfangreichen Funktionen wie Automatisierung, Archivierung und Integration in bestehende Buchhaltungssoftware, was die korrekte und effiziente Rechnungsstellung erleichtert. Unsere Lösung ist speziell auf die Anforderungen von Kleinunternehmern, Selbstständigen und kleinen Unternehmen zugeschnitten, die in der Lage sein müssen, E-Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten.
Neben unserem Tool gibt es verschiedene Optionen und Softwarelösungen für die Umwandlung von PDF in ZUGFeRD, darunter auch kostenlose Alternativen wie PDF24. Beachten Sie jedoch mögliche Einschränkungen bei kostenlosen Tools hinsichtlich Funktionen, Sicherheit und Support. Für die Anzeige und Bearbeitung der PDF-Datei können Programme wie Acrobat genutzt werden. Auch der PDF-Druck aus Standardprogrammen wie Word oder Excel ist möglich, um Rechnungen zu erstellen.
Unsere automatische Datenerkennung sorgt für eine präzise Extraktion der Rechnungsdaten. Bei Fragen zur Umwandlung oder Nutzung des Tools steht Ihnen unser Support zur Verfügung. Für erweiterte Funktionen oder individuellen Support können zusätzliche Kosten entstehen.
Mit der neuen Version ZUGFeRD 2.2 profitieren Sie von erweiterten Schnittstellen zu Order-X und einer noch besseren Einbindung in die EU-Norm 16931, was die Standardisierung und Effizienz im Rechnungsversand weiter verbessert. Weitere Tipps zur Umwandlung und Archivierung finden Sie in unserem Blogbeitrag.
Warum unser ZUGFeRD-Konverter?
Hybrides Format
PDF für Menschen lesbar, XML für automatische Verarbeitung – das Beste aus beiden Welten.
Ohne Software lesbar
Empfänger können die Rechnung mit jedem PDF-Reader öffnen und lesen.
ZUGFeRD 2.1 konform
Erfüllt den aktuellen Standard mit EN16931-Profil für maximale Kompatibilität.
PDF/A-3 Archivierung
Langzeitarchivierung nach GoBD-Standards für 10+ Jahre garantiert.
Ideal für B2B
Perfekt für Rechnungen an Geschäftspartner oder die Zusammenarbeit mit dem Steuerberater ohne spezielle eRechnungs-Software.
Sofort einsatzbereit
Download Ihrer ZUGFeRD-Rechnung direkt nach der Konvertierung.
ZUGFeRD oder XRechnung?
Beide Formate sind in Deutschland anerkannt. Die Wahl hängt vom Empfänger ab.
ZUGFeRD wählen
- B2B-Rechnungen an Unternehmen
- Empfänger ohne spezielle Software
- Wenn PDF-Ansicht gewünscht ist
- Für maximale Kompatibilität
XRechnung wählen
- Rechnungen an Bundesbehörden
- Rechnungen an Landesbehörden
- Rechnungen an Kommunen/Städte
- Wenn XRechnung explizit gefordert wird
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