Datenschutzerklärung für eRechnung Tool

1. Allgemeine Hinweise

Der Schutz Ihrer personenbezogenen Daten ist uns ein wichtiges Anliegen. Wir behandeln Ihre Daten vertraulich und entsprechend den gesetzlichen Datenschutzvorschriften, insbesondere der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO).

2. Verantwortlicher

Verantwortlich für die Datenverarbeitung im Sinne der DSGVO ist:

Burim Kasami
Norbert-Schmid-Platz 11
22399 Hamburg
E-Mail: kontakt@erechnung-tool.de

3. Erhebung und Verarbeitung personenbezogener Daten

Wir verarbeiten personenbezogene Daten nur, soweit dies zur Bereitstellung unserer Software und zur Erfüllung vertraglicher Pflichten erforderlich ist.

a) Besuch der Website

Beim Aufruf unserer Website werden automatisch Informationen durch den Webserver erfasst (z. B. IP-Adresse, Datum und Uhrzeit des Zugriffs, Browsertyp, Betriebssystem). Diese Daten dienen der technischen Bereitstellung und Sicherheit der Website.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse).

b) Registrierung und Nutzerkonto

Bei der Registrierung verarbeiten wir die von Ihnen angegebenen Daten (z. B. E-Mail-Adresse, Passwort), um Ihnen ein Nutzerkonto bereitzustellen.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung).

c) Nutzung der Software / Upload von Rechnungen

Zur Nutzung unserer Software können Sie PDF-Rechnungen hochladen. Die darin enthaltenen Daten werden ausschließlich zum Zweck der Konvertierung in elektronische Rechnungsformate verarbeitet.

Die hochgeladenen Dokumente werden nicht dauerhaft gespeichert, sofern dies nicht ausdrücklich erforderlich oder vom Nutzer gewünscht ist.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

d) Automatisierte Verarbeitung (OCR / Analyse)

Die Verarbeitung der Rechnungen erfolgt automatisiert. Eine ausschließlich automatisierte Entscheidungsfindung im Sinne von Art. 22 DSGVO findet nicht statt.

e) Newsletter & E-Rechnungspflicht-Check

Auf unserer Seite können Sie einen persönlichen E-Rechnungs-Fahrplan per E-Mail anfordern. Dazu speichern wir Ihre E-Mail-Adresse sowie Ihre im Pflicht-Check gegebenen Einordnungen (z. B. Kleinunternehmer-Status, Rechnungsvolumen) auf Servern unseres Auftragsverarbeiters Supabase in der EU. Die Anmeldung erfolgt im Double-Opt-in-Verfahren; wir protokollieren den Zeitpunkt Ihrer Anmeldung und Bestätigung als Einwilligungsnachweis (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). IP-Adressen speichern wir dabei nicht. Wir nutzen die Daten ausschließlich, um Ihnen den Fahrplan sowie Hinweise zu den gesetzlichen E-Rechnungs-Fristen zu senden; eine Weitergabe an Dritte findet nicht statt. Sie können sich jederzeit über den Abmeldelink in jeder E-Mail abmelden — dabei werden alle gespeicherten Daten gelöscht.

f) E-Rechnungsordner (Programm für Windows)

Der E-Rechnungsordner läuft auf Ihrem Rechner. Rechnungen, deren Vorlage das Programm bereits kennt, wandelt es dort um. Mit unserem Dienst verbindet es sich in folgenden Fällen:

• Lizenzprüfung beim Start und im laufenden Betrieb: übermittelt werden eine pseudonyme Gerätekennung und Ihr Lizenzschlüssel. Die Gerätekennung ist ein nicht umkehrbarer Streuwert, der aus der Kennung Ihrer Windows-Installation gebildet wird – die Kennung selbst verlässt Ihren Rechner nicht.
• Suche nach Aktualisierungen: die Gerätekennung und die installierte Programmfassung, damit wir neue Fassungen schrittweise verteilen können.
• Einlernen und Kontrolle: Kennt das Programm eine Vorlage noch nicht, und bei gelegentlichen Stichproben, wird der Text der Rechnung zur Umwandlung an unseren Dienst übermittelt. Es gilt Abschnitt c): Der Inhalt wird nur für die Umwandlung verarbeitet und nicht gespeichert.
• Zusammensetzen der ZUGFeRD-Datei: Das Programm bettet die Rechnungsdaten normalerweise auf Ihrem Rechner in das PDF ein. Gelingt das dort nicht, übernimmt es unser Dienst; dafür werden das PDF und die Rechnungsdaten übermittelt, nur für diesen Schritt verarbeitet und nicht gespeichert. Wer das ausschließen möchte, stellt im Programm „Nur die Rechnungsdaten“ ein.
• Amtliche Prüfung (nur wenn Sie sie in den Einstellungen einschalten; ab Werk aus): Die fertige E-Rechnung wird zur Prüfung nach dem amtlichen Regelwerk an unseren Dienst übermittelt, geprüft und nicht gespeichert.
• Betriebsdaten ohne Rechnungsinhalt: beim Programmstart und nach jeder verarbeiteten Rechnung die Gerätekennung, die öffentliche Kennung Ihres Lizenzschlüssels (nie der geheime Teil), die Programmfassung sowie das Ergebnis aus einer festen Liste (z. B. „fertig“ oder „zurückgestellt“ mit einem Grund wie „mehrere Rechnungen in einem Ausdruck“), die Dauer, die Anzahl der Textzeilen und Seiten, das erzeugte Format, ob unser Dienst zum Lesen gefragt wurde, ob das PDF auf Ihrem Rechner oder bei uns zusammengesetzt wurde und ob die Rechnung aus dem Drucker oder dem Rechnungsordner kam; beim Start außerdem, ob der Drucker eingerichtet und angehalten ist und ob der Autostart eingeschaltet ist. Rechnungsinhalte, Dateinamen, Beträge, Namen oder Anschriften sind darin nicht enthalten. Für still übergangene Dateien aus dem Rechnungsordner wird nichts übermittelt.

Die Betriebsdaten nutzen wir ausschließlich, um Störungen zu erkennen und zu beheben. Sie werden bei unserem Auftragsverarbeiter Supabase in der EU gespeichert und nach 90 Tagen gelöscht. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einem funktionierenden Programm); für die Lizenzprüfung Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Eine Datei mit Angaben für den Support erstellt das Programm nur, wenn Sie es darum bitten; Sie entscheiden, ob Sie sie uns senden.

4. Weitergabe von Daten

Eine Weitergabe personenbezogener Daten an Dritte erfolgt nur, wenn dies zur Erfüllung der Dienstleistung erforderlich ist oder eine gesetzliche Verpflichtung besteht.

Eingesetzte Dienstleister (z. B. Hosting-Anbieter) sind vertraglich zur Einhaltung der DSGVO verpflichtet (Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO).

5. Hosting und eingesetzte Dienstleister (Auftragsverarbeiter)

Die Verarbeitung erfolgt in Rechenzentren innerhalb der Europäischen Union (Frankfurt am Main). Zur Bereitstellung unseres Dienstes setzen wir sorgfältig ausgewählte Dienstleister ein, die personenbezogene Daten ausschließlich weisungsgebunden in unserem Auftrag verarbeiten (Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO):

• Amazon Web Services (AWS) – Bereitstellung der Verarbeitungs-Infrastruktur sowie automatisierte Texterkennung und Datenextraktion aus hochgeladenen Rechnungsdokumenten (Region Frankfurt, EU).
• Vercel Inc. – Hosting und Auslieferung der Web-Anwendung (Serverless-Verarbeitung in der Region Frankfurt).
• Supabase – Datenbank, Authentifizierung und Datei-Speicher für Nutzerkonten (EU-Region).
• Stripe – Abwicklung von Zahlungen für kostenpflichtige Leistungen.
• PostHog – cookielose Reichweiten- und Nutzungsanalyse zur Verbesserung unseres Angebots, ohne Speicherung auf Ihrem Endgerät (EU-Hosting, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Einzelne dieser Anbieter haben ihren Sitz bzw. eine Muttergesellschaft in den USA. Soweit dabei personenbezogene Daten in ein Drittland übermittelt werden, ist dies durch geeignete Garantien abgesichert – insbesondere die EU-Standardvertragsklauseln (Art. 46 DSGVO) und, soweit einschlägig, eine Zertifizierung nach dem EU-US Data Privacy Framework (Art. 45 DSGVO).

6. Zahlungsabwicklung

Für kostenpflichtige Leistungen setzen wir den Zahlungsdienstleister Stripe ein. Die Zahlungsabwicklung erfolgt direkt über Stripe; wir erhalten keine vollständigen Zahlungsdaten (z. B. Kreditkartennummern). Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

7. Cookies

Unsere Website verwendet Cookies. Cookies sind kleine Textdateien, die auf Ihrem Endgerät gespeichert werden.

Technisch notwendige Cookies werden auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO eingesetzt. Weitere Cookies (z. B. Analyse- oder Marketing-Cookies) werden nur mit Ihrer Einwilligung verwendet.

Weitere Informationen finden Sie in unserer Cookie-Richtlinie.

8. Speicherdauer

Personenbezogene Daten werden nur so lange gespeichert, wie dies für die jeweiligen Zwecke erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen.

9. Ihre Rechte

Sie haben jederzeit das Recht auf:

• Auskunft über Ihre gespeicherten Daten (Art. 15 DSGVO)
• Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO)
• Löschung Ihrer Daten (Art. 17 DSGVO)
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
• Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DSGVO)

10. Widerruf von Einwilligungen

Erteilte Einwilligungen können jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden.

11. Beschwerderecht

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gegen die DSGVO verstößt.

12. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen, um sie an geänderte rechtliche Anforderungen oder neue Funktionen unserer Software anzupassen.