GuideFür den Mittelstand
E-Rechnung für KMU und kleine Unternehmen
Als kleines oder mittleres Unternehmen fragen Sie sich, wie Sie die E-Rechnungspflicht am besten umsetzen? Hier finden Sie alle Antworten – praktisch und ohne Fachchinesisch.
Aller deutschen Unternehmen sind KMU
Kosteneinsparung pro Rechnung möglich
(Quelle: Bitkom Research)
Versandpflicht für alle Unternehmen
Schnellere Rechnungsbearbeitung
(Quelle: Billentis)
HintergrundWarum ist das wichtig?
Warum die E-Rechnung auch für KMU wichtig ist
Kleine und mittlere Unternehmen bilden das Rückgrat der deutschen Wirtschaft. Mit der E-Rechnungspflicht ab 2025 steht auch für den Mittelstand eine wichtige Umstellung an.
Die gute Nachricht: Die Umstellung muss nicht kompliziert sein. Mit den richtigen Tools und etwas Vorbereitung können Sie die Anforderungen erfüllen und gleichzeitig von den Vorteilen der Digitalisierung profitieren.
KMU-Definition
Als KMU gelten Unternehmen mit bis zu 249 Mitarbeitern und bis zu 50 Mio. € Jahresumsatz oder bis zu 43 Mio. € Bilanzsumme. Das umfasst fast alle Unternehmen in Deutschland.
ZeitplanFristen für KMU
Wann müssen KMU was umsetzen?
E-Rechnungen empfangen
Ab 01.01.2025 müssen alle KMU E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können. Sie dürfen E-Rechnungen nicht mehr ablehnen.
E-Rechnungen versenden
Ab 01.01.2028 müssen auch KMU mit weniger als 800.000€ Umsatz E-Rechnungen an B2B-Kunden versenden. PDF-Rechnungen sind dann nicht mehr zulässig.
LösungenWelche Lösung passt?
E-Rechnungslösungen für KMU im Vergleich
Buchhaltungssoftware
Integrierte E-Rechnung in bestehender Software (DATEV, Lexware, Sage, etc.)
Online-Konverter
PDF-Rechnungen in XRechnung/ZUGFeRD umwandeln – ohne Softwarewechsel
ERP-Integration
Vollständige Integration in ERP-Systeme (SAP, Microsoft Dynamics, etc.)
Unser Tipp für KMU: Starten Sie mit einem Online-Konverter. So können Sie ohne große Investitionen sofort E-Rechnungen erstellen und später bei Bedarf auf eine integrierte Lösung umsteigen.
ROILohnt sich das?
Kosten-Nutzen-Analyse für KMU
Einmalige & laufende Kosten
- Software/Tool-Kosten0 - 50€/Monat
- Schulungsaufwand1-2 Stunden
- ProzessanpassungGering
Einsparungen & Vorteile
- Druck & Porto pro Rechnung-1,50€
- Bearbeitungszeit-75%
- Fehlerquote-90%
- Schnellere Zahlung+Liquidität
Quellen: Bitkom Research (Kosteneinsparung), Billentis (Bearbeitungszeit)
Rechenbeispiel
Ein KMU mit 100 Rechnungen pro Monat spart allein bei Druck und Porto ca. 150€/Monat. Dazu kommen Zeitersparnisse bei der Bearbeitung und weniger Rückfragen durch Fehler.
AnleitungSchritt für Schritt
So führen Sie E-Rechnungen im KMU ein
Ist-Analyse durchführen
Wie viele B2B-Rechnungen stellen Sie monatlich aus? Welche Software nutzen Sie aktuell? Haben Sie öffentliche Auftraggeber als Kunden?
Lösung wählen
Für die meisten KMU empfehlen wir einen Online-Konverter als Einstieg. Bei hohem Rechnungsvolumen prüfen Sie integrierte Lösungen.
Testlauf starten
Konvertieren Sie einige PDF-Rechnungen testweise. Überprüfen Sie das Ergebnis mit unserem kostenlosen Viewer oder senden Sie eine Testrechnung.
Mitarbeiter briefen
Informieren Sie Ihr Team über den neuen Prozess. Die Bedienung ist intuitiv – ein kurzes Briefing reicht meist aus.
Archivierung sicherstellen
E-Rechnungen müssen GoBD-konform archiviert werden. Prüfen Sie, ob Ihre bestehende Lösung das kann oder nutzen Sie einen spezialisierten Service.
Jetzt E-Rechnung-ready werden
Starten Sie ohne Risiko: Testen Sie unseren Konverter kostenlos. Keine Installation, keine Verpflichtung.