RatgeberBehalten statt wechseln
E-Rechnung mit alter Software: behalten statt wechseln
Ihre Rechnungssoftware wird nicht mehr aktualisiert, der Anbieter hat das Produkt eingestellt oder ein E-Rechnungs-Update kommt schlicht nicht? Das ist kein Grund für eine Panik-Migration. Die E-Rechnungspflicht schreibt das Format der Rechnung vor – nicht die Software, mit der sie entsteht. Solange Ihr Programm ein sauberes PDF erzeugt, wird daraus eine konforme XRechnung oder ZUGFeRD-Rechnung.
FristenWie viel Zeit bleibt?
Die Fristen der E-Rechnungspflicht
Die Pflicht kommt schrittweise – aber sie kommt. Wer heute mit alter Software oder Word/Excel fakturiert, sollte den Übergang jetzt regeln, nicht erst unter Fristdruck.
Empfang ist Pflicht
Alle inländischen B2B-Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können – unabhängig von Größe und Software.
Ausstellung ab 800.000 € Umsatz
Unternehmen mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz müssen B2B-Rechnungen als E-Rechnung ausstellen. Papier und einfache PDFs sind dann im Regelfall keine zulässigen Rechnungen mehr.
Ausstellung für alle
Die Ausstellungspflicht gilt dann grundsätzlich für alle inländischen B2B-Umsätze. Ausnahmen bleiben bestehen – etwa Kleinunternehmer nach § 19 UStG und Kleinbetragsrechnungen bis 250 €.
Wie groß die Lücke ist, zeigen aktuelle Erhebungen: Rund ein Fünftel der mittelständischen Unternehmen erstellt Rechnungen noch mit Word oder Excel – Formate, die die gesetzlichen Anforderungen ab 2027 nicht erfüllen. Den vollständigen Zeitplan mit allen Übergangsregeln finden Sie im E-Rechnungs-Zeitplan.
Überblick3 Lösungswege
Drei Wege zur E-Rechnung – ohne Software-Wechsel
Alle drei Wege führen zu einer gültigen E-Rechnung nach EN 16931. Der Unterschied liegt im Prozess und im Aufwand – nicht im Ergebnis.
Software behalten + Online-Konverter
Rechnung wie bisher schreiben, PDF hochladen
Ideal für: Sofort E-Rechnungs-fähig werden, ohne irgendetwas umzustellen
- Funktioniert mit jeder Software, die ein PDF erzeugt oder druckt
- KoSIT-validierte XRechnung oder ZUGFeRD als Ergebnis
- 3 Konvertierungen pro Monat dauerhaft kostenlos
- Keine Installation, keine Änderung am alten System
- Manueller Schritt je Rechnung (hochladen, herunterladen)
- Gratis-Kontingent begrenzt (3/Monat)
Add-in oder Zusatzmodul nachrüsten
Falls für Ihre Software verfügbar
Ideal für: Nutzer aktueller Software, deren Anbieter ein Modul anbietet
- Integriert sich in die gewohnte Oberfläche (laut jeweiligem Anbieter)
- Kein Wechsel des Rechnungsprogramms nötig
- Für eingestellte Software erscheinen keine neuen Module mehr
- Installation, Lizenzkosten und Formatpflege je Arbeitsplatz
- Qualität und Aktualität hängen vom Modul-Anbieter ab
Individuallösung
Automatisierter Export um Ihre Software herum
Ideal für: Regelmäßige Volumen, eigene Prozesse & Schnittstellen
- E-Rechnungs-Export wird um Ihr bestehendes System herum gebaut
- Sonderfälle: gemischte Steuersätze, Abschlags-/Sammelrechnungen
- Automatisierung statt manueller Konvertierung je Rechnung
- Festpreis nach kostenlosem Analyse-Gespräch
- Einmaliges Projekt mit Vorlaufzeit
- Lohnt sich erst ab regelmäßigem Volumen
Der Konverter-Weg funktioniert dabei mit jeder Software – auch mit Programmen, die der Anbieter längst aufgegeben hat: Ihre Software bleibt die Datenquelle und erzeugt wie gewohnt die Rechnung als PDF, der Konverter macht daraus den strukturierten Datensatz. Sie kaufen keine Lizenz, installieren nichts auf dem Altsystem und können den Software-Wechsel planen, wann er Ihnen passt.
Im DetailIhre Software
Ihre Software im Detail
Für diese verbreiteten Programme haben wir die Optionen konkret durchgespielt – jeweils mit fairem Blick auf den offiziellen Umstiegspfad des Anbieters.
Lexware büro easy
Verkauf laut Anbieter zum 30.04.2026 eingestellt
Der Verkauf der kompletten Produktreihe (start, basis, plus) ist laut Anbieter-Ankündigung beendet. Was Bestandsnutzer jetzt tun können – vom Umstieg bis zur Übergangslösung.
büro-easy-Optionen ansehenSage PC-Kaufmann
Nicht mehr weiterentwickelt (Support-Ende laut Anbieter 2018)
PC-Kaufmann hat nie ein E-Rechnungs-Update erhalten. Wie Sie trotzdem XRechnungen ausstellen – ohne sofortigen Umstieg auf ein neues Programm.
PC-Kaufmann-Optionen ansehenNavision / Dynamics NAV
Ohne natives XRechnung, Support-Enden laut Microsoft 2025–2028
NAV-Altversionen erzeugen von Haus aus keine XRechnung – und ein Business-Central-Umstieg ist ein Großprojekt. Drei Wege ohne ERP-Wechsel, inklusive automatisiertem Export.
NAV-Optionen ansehenWord- & Excel-Vorlagen
Laut Studien fakturiert rund ein Fünftel der Firmen so
Rechnungen aus Word oder Excel erfüllen die Formatanforderungen ab 2027 nicht mehr. Wie die Vorlage trotzdem die Datenquelle bleiben kann.
Word/Excel-Guide ansehenIhre Software ist nicht dabei?
Das Prinzip ist immer dasselbe: Kann Ihr Programm eine Rechnung als PDF ausgeben oder drucken, funktioniert der Online-Konverter damit – egal ob Warenwirtschaft, Branchenlösung oder Eigenentwicklung aus den 2000ern.
FAQHäufige Fragen
Häufige Fragen zur E-Rechnung mit alter Software
Kann ich meine alte Software nach 2027 weiter nutzen?
Ja. Die E-Rechnungspflicht schreibt vor, in welchem Format eine Rechnung ausgestellt wird – nicht, mit welcher Software sie entsteht. Solange am Ende ein strukturierter Datensatz nach EN 16931 (XRechnung oder ZUGFeRD) beim Empfänger ankommt, dürfen Sie Ihre Rechnung weiterhin in Ihrem gewohnten Programm schreiben. Der einfachste Weg: Rechnung wie bisher als PDF erzeugen und mit dem Online-Konverter in eine validierte E-Rechnung umwandeln.
Ist es zulässig, die E-Rechnung aus einem PDF zu erzeugen?
Ja. Das Umsatzsteuergesetz verlangt für die E-Rechnung ein strukturiertes elektronisches Format nach EN 16931 – wie dieses XML technisch entsteht, ist nicht vorgeschrieben. Entscheidend ist, dass die übermittelte E-Rechnung inhaltlich korrekt und vollständig ist und dass Sie das ausgestellte XML GoBD-konform aufbewahren. Jede bei uns erzeugte Rechnung wird gegen die offiziellen KoSIT-Regeln und EN 16931 validiert.
Was ist mit dem Empfang von E-Rechnungen?
Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle inländischen B2B-Unternehmen E-Rechnungen empfangen können – unabhängig von der eigenen Software. Dafür genügt zunächst ein E-Mail-Postfach. Zum Lesen einer empfangenen XRechnung brauchen Sie keinen Software-Wechsel: Unser kostenloser XRechnung-Viewer zeigt die XML-Datei menschenlesbar an.
Wann lohnt sich der Software-Wechsel trotzdem?
Wenn die alte Software auch abseits der E-Rechnung Probleme macht – etwa nicht mehr auf aktuellen Betriebssystemen läuft, keine Sicherheitsupdates erhält oder der Anbieter den Support komplett eingestellt hat – ist die E-Rechnungspflicht ein guter Anlass für die Modernisierung. Der Konverter nimmt Ihnen dabei den Zeitdruck: Sie werden sofort E-Rechnungs-fähig und können den Wechsel in Ruhe planen, statt unter Fristdruck zu migrieren.
Was kostet der Online-Konverter?
Mit einem kostenlosen Konto konvertieren Sie bis zu 3 Rechnungen pro Monat dauerhaft gratis – keine Testphase, kein automatischer Übergang in ein Abo. Wer regelmäßig mehr Rechnungen schreibt, wechselt in einen größeren Tarif oder nutzt eine Individuallösung mit automatisiertem Export.
Werden meine Rechnungsdaten gespeichert?
Nein. Die Verarbeitung erfolgt im Arbeitsspeicher: Ihre Rechnung wird konvertiert, das Ergebnis zum Download bereitgestellt, und die Rechnungsdaten werden nicht dauerhaft gespeichert. Es entsteht kein Rechnungsarchiv auf fremden Servern. Verarbeitung DSGVO-konform auf Servern in Deutschland.
Sie wollen den Übergang nicht selbst bauen?
Wir automatisieren die E-Rechnung um Ihre bestehende Software herum – vom eingespielten Konverter-Workflow bis zur Schnittstelle. Festpreis nach kostenlosem Analyse-Gespräch, KoSIT-validiert.
WeiterlesenWeitere Tools
Weitere E-Rechnungs-Tools
Konvertieren, validieren, visualisieren – alles aus einer Hand.
E-Rechnung kostenlos erstellen
XRechnung & ZUGFeRD direkt im Browser erstellen – ohne Software.
Kostenlos erstellenZUGFeRD erstellen
ZUGFeRD-Rechnungen (EN 16931 oder EXTENDED) aus PDF erzeugen.
ZUGFeRD erstellenE-Rechnung validieren
XRechnung & ZUGFeRD gegen KoSIT und EN 16931 prüfen.
Zum ValidatorXRechnung Viewer
XML-Rechnungen öffnen und menschenlesbar anzeigen.
Viewer öffnenIndividuallösung & Einrichtung
E-Rechnung einrichten lassen – individuelle Programmierung aus Excel, Word & Co.
Zur IndividuallösungIhre alte Rechnung als E-Rechnung – in unter einer Minute
Rechnung hochladen, XRechnung oder ZUGFeRD herunterladen. Keine Installation, keine Vertragsbindung – 3 Konvertierungen pro Monat kostenlos.
Hinweis: „Lexware" und „büro easy" sind Marken bzw. Produktbezeichnungen der Haufe-Lexware GmbH & Co. KG; „Sage", „PC-Kaufmann" und „Sage 50" der Sage GmbH; „Microsoft", „Navision", „Dynamics NAV" und „Dynamics 365 Business Central" der Microsoft Corporation. Es besteht keine Verbindung zwischen eRechnung Tool (erechnung-tool.de) und diesen Anbietern. Alle Angaben zu Produktstatus und Einstellungsterminen beruhen auf öffentlich zugänglichen Anbieter-Angaben und Berichterstattung – Stand Juli 2026. Maßgeblich sind allein die aktuellen Angaben des jeweiligen Anbieters.