Kann ich E-Rechnungen direkt mit Word oder Excel erstellen?

Ja, mit dem E-Rechnungsordner für Windows. Sie schreiben Ihre Rechnung weiter in Word oder Excel und speichern sie als PDF in den Ordner, den Sie einmal festgelegt haben. Wenige Sekunden später liegt daneben die fertige XRechnung oder ZUGFeRD-Datei. Ihre Vorlage bleibt unverändert.

Muss ich dafür etwas installieren?

Für den automatischen Weg ja: den E-Rechnungsordner aus dem Microsoft Store (Windows 10 und 11, ohne Administratorrechte). Für einzelne Rechnungen nicht: Dann laden Sie das PDF einfach im Browser hoch.

Funktioniert das auch auf dem Mac?

Der E-Rechnungsordner läuft unter Windows. Auf dem Mac speichern Sie die Rechnung aus Word, Excel, Pages oder Numbers als PDF und laden sie im Browser hoch – das Ergebnis ist dieselbe XRechnung oder ZUGFeRD.

Was ist mit Rechnungen mit 7 % und 19 % Umsatzsteuer?

Jede Position behält ihren eigenen Steuersatz. In der E-Rechnung wird die Steuer je Satz getrennt ausgewiesen, so wie es der Standard vorsieht.

Werden meine Rechnungen gespeichert?

Nein. Ihre Rechnung wird nur für die Umwandlung verarbeitet und danach nicht bei uns gespeichert. Die fertige E-Rechnung liegt allein bei Ihnen.

Wie wandle ich eine Excel-Rechnung in eine E-Rechnung um?

Der schnellste Weg: Speichern Sie die Excel-Rechnung als PDF (Datei → Exportieren → PDF), laden Sie das PDF bei eRechnung Tool hoch, prüfen Sie die erkannten Daten und laden Sie die fertige XRechnung- oder ZUGFeRD-Datei herunter. Das dauert wenige Minuten und ist 3x pro Monat kostenlos.

Kann Excel selbst E-Rechnungen erzeugen?

Nein. Excel erzeugt aus sich heraus kein EN-16931-konformes XML – auch der eingebaute XML-Export liefert kein gültiges XRechnung- oder ZUGFeRD-Format. Sie brauchen entweder einen Konverter, ein Add-in oder eine individuell programmierte Vorlage, die das XML beim Speichern automatisch erzeugt.

Kann ich meine Word-Rechnung direkt in eine E-Rechnung umwandeln?

Ja – in zwei Schritten: Speichern Sie Ihre Word-Rechnung als PDF (Datei → Speichern unter → PDF). Laden Sie das PDF dann bei eRechnung Tool hoch. Alle Rechnungsdaten werden automatisch erkannt und eine konforme XRechnung oder ZUGFeRD erstellt.

Funktioniert das auch mit Excel-Rechnungen mit mehreren Positionen?

Ja. Unser Tool erkennt auch komplexe Rechnungen mit vielen Positionen, unterschiedlichen Steuersätzen und Rabatten. Tabellarische Layouts werden besonders gut erkannt.

Muss ich meine Word/Excel-Vorlage ändern?

Nein. Sie können Ihre bestehende Rechnungsvorlage weiterhin nutzen. Achten Sie nur darauf, dass alle Pflichtangaben enthalten sind: Rechnungsnummer, Datum, Absender, Empfänger, Positionen und Beträge.

Kann ich Word/Excel-Rechnungen direkt hochladen (ohne PDF)?

Aktuell ist der Upload als PDF erforderlich. Das Speichern als PDF ist in Word und Excel mit einem Klick möglich (Datei → Speichern unter → PDF).

Welches Format bekomme ich: XRechnung oder ZUGFeRD?

Sie wählen das Format vor der Konvertierung. XRechnung für Rechnungen an Behörden, ZUGFeRD für B2B-Kunden. Beide Formate sind aus einer Word- oder Excel-Vorlage erstellbar.

Funktioniert das auch mit LibreOffice oder Google Docs?

Ja. Jede Anwendung, die PDF exportieren kann, funktioniert: LibreOffice Writer/Calc, Google Docs/Sheets, Apple Pages/Numbers und mehr.

Ist die E-Rechnung aus Word/Excel genauso gültig?

Ja. Die Quelle (Word, Excel, InDesign, etc.) spielt keine Rolle. Entscheidend ist, dass das Ergebnis dem EN 16931 Standard entspricht – das stellt unser KoSIT-Validator automatisch sicher.

AnleitungExcel & Word

E-Rechnung mit Word & Excel erstellen

Schreiben Sie Ihre Rechnungen weiter in Word oder Excel. Speichern Sie sie als PDF in Ihren Rechnungsordner – daneben liegt kurz darauf die fertige XRechnung oder ZUGFeRD. Ohne neue Vorlage, ohne zusätzlichen Arbeitsschritt.

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E-Rechnungsordner für Windows 10 und 11 · kostenlos testen · keine Administratorrechte nötig

Nur ab und zu eine Rechnung oder am Mac? PDF direkt im Browser umwandeln

Excel / Word

Als PDF in den Ordner

Automatisch

E-Rechnung

XRechnung mit Word erstellen

1Rechnung wie gewohnt in Word schreiben.
2Datei → Speichern unter → PDF → in Ihren Rechnungsordner. Oder: Drucken → Drucker „E-Rechnung“.
3Kurz darauf liegt daneben die E-Rechnung: XRechnung oder ZUGFeRD, geprüft und gültig.

XRechnung mit Excel erstellen

1Rechnung wie gewohnt in Ihrer Excel-Vorlage ausfüllen.
2Datei → Exportieren → PDF → in Ihren Rechnungsordner. Oder: Drucken → Drucker „E-Rechnung“.
3Kurz darauf liegt daneben die E-Rechnung – auch bei mehreren Positionen, Rabatten und 7 % und 19 % Umsatzsteuer.

Einrichten in drei Minuten: die Anleitung

VergleichKonverter, Add-in oder Automatisierung

Excel-Rechnung in E-Rechnung umwandeln: die vier Wege

Wer E-Rechnungen mit Excel erstellen will, steht vor derselben Frage: Wie kommt aus der vertrauten Tabelle ein konformes XML? Vier Wege stehen zur Wahl – welcher passt, hängt davon ab, wie Sie arbeiten.

Der unsichtbare Weg

Der Rechnungsordner

Sie speichern Ihre Rechnung wie immer als PDF – in den Ordner, den Sie dafür festgelegt haben. Daneben liegt kurz darauf die fertige XRechnung oder ZUGFeRD-Datei. Ihre Vorlage bleibt unverändert, es kommt kein Arbeitsschritt dazu. Kann Ihr Programm keine PDF speichern, drucken Sie stattdessen auf „E-Rechnung“ – das geht aus jedem Programm, auch aus Ihrer Warenwirtschaft. Programm für Windows 10 und 11 aus dem Microsoft Store, kostenlos testen.

Der E-Rechnungsordner im Überblick

Der schnelle Weg

Online-Konverter

Sie speichern die Excel-Rechnung als PDF und laden sie in unserem Gratis-Tool hoch. Alle Daten werden automatisch erkannt, das Ergebnis ist eine KoSIT-validierte XRechnung- oder ZUGFeRD-Datei. Keine Installation, keine Umstellung der Vorlage – 3 Rechnungen pro Monat kostenlos. Ideal für Selbstständige und kleine Betriebe mit wenigen Rechnungen im Monat.

Der Software-Weg

Add-in oder Zusatzsoftware

Add-ins klinken sich direkt in Excel ein und erzeugen das XML aus definierten Zellbereichen. Das funktioniert, bindet Sie aber an die Struktur des jeweiligen Anbieters: Je nach Produkt muss die Vorlage angepasst werden, Lizenz und Updates kommen dazu, und Sonderfälle wie gemischte Steuersätze oder Sammelrechnungen können an Grenzen stoßen.

Add-in oder Alternative? Der Vergleich

Der programmierte Weg

Automatisierung aus Ihrer Vorlage

Ab größerem Rechnungsvolumen lohnt sich eine individuell programmierte Strecke: Ihre gewachsene Excel-Vorlage bleibt exakt so, wie sie ist – ein zusätzlicher Baustein erzeugt beim Speichern automatisch die konforme E-Rechnung, Sonderfälle inklusive.

Mehr zur Excel-Programmierung für E-Rechnungen

Wer regelmäßig Rechnungen schreibt, spart mit dem E-Rechnungsordner jeden Zwischenschritt. Für einzelne Rechnungen reicht der Online-Konverter – die Anleitung dazu folgt weiter unten.

AnleitungSchritt für Schritt

Nur ab und zu? Excel- oder Word-Rechnung im Browser umwandeln

Ohne Installation, auch am Mac: PDF hochladen, prüfen, E-Rechnung herunterladen.

Rechnung als PDF speichern

Öffnen Sie Ihre Rechnung in Excel oder Word und speichern Sie sie als PDF:

Microsoft Excel

Datei → Exportieren → PDF/XPS-Dokument erstellen → Veröffentlichen

Microsoft Word

Datei → Speichern unter → Dateityp: “PDF” wählen → Speichern

Funktioniert auch mit LibreOffice, Google Docs/Sheets oder Pages – überall wo “Als PDF exportieren” verfügbar ist.

PDF bei eRechnung Tool hochladen

Laden Sie das PDF per Drag & Drop oder Dateiauswahl hoch. Unser Tool erkennt automatisch:

Rechnungsnummer, Datum, Fälligkeitsdatum
Absender- und Empfängeradresse
Einzelpositionen mit Mengen und Preisen
Steuersätze und Gesamtbeträge
Bankverbindung und Zahlungsbedingungen

Prüfen, Format wählen & herunterladen

Prüfen Sie die erkannten Daten, wählen Sie XRechnung oder ZUGFeRD und laden Sie die validierte E-Rechnung herunter. Fertig!

XRechnung

Reines XML – für Rechnungen an Behörden und öffentliche Auftraggeber

ZUGFeRD

PDF + XML hybrid – für B2B-Kunden, die auch ein lesbares PDF wollen

TippsFür bessere Erkennung

So wird Ihre Excel/Word-Rechnung optimal erkannt

Klare Struktur verwenden

Nutzen Sie eine tabellarische Darstellung für Positionen. Beschreibung, Menge, Einzelpreis und Gesamtpreis in separaten Spalten.

Pflichtangaben nicht vergessen

Rechnungsnummer, Datum, vollständige Adressen von Absender und Empfänger, Steuernummer oder USt-IdNr.

Steuersätze deutlich angeben

Zeigen Sie den Steuersatz (19%, 7% oder 0%) pro Position oder als Zusammenfassung. Netto, USt und Brutto separat ausweisen.

Bankverbindung angeben

IBAN und BIC für die Zahlungsinformationen. Diese werden automatisch in die E-Rechnung übernommen.

Und wenn Sie die E-Rechnung direkt aus Ihrer Vorlage erzeugen möchten, ohne PDF als Zwischenschritt: Dann passt eine E-Rechnung-Individuallösung, die ZUGFeRD oder XRechnung direkt aus Ihrer Excel- oder Word-Vorlage erzeugt.

FAQHäufige Fragen

Fragen zur E-Rechnung mit Word & Excel

Excel zu XRechnung (Detail)Kostenlos E-Rechnung erstellen

Ihre Software wird nicht mehr aktualisiert?

Ob eingestelltes Programm, altes ERP oder Word/Excel-Vorlage: Sie müssen nicht wechseln, um die E-Rechnungspflicht zu erfüllen.

Behalten statt wechseln

Word/Excel behalten — E-Rechnung automatisch?

Wir bauen die Strecke, die aus Ihren Word- oder Excel-Rechnungen automatisch konforme E-Rechnungen macht. Festpreis nach kostenlosem Analyse-Gespräch, KoSIT-validiert.

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