AnleitungExcel & Word
E-Rechnung aus Excel & Word erstellen
Sie schreiben Ihre Rechnungen in Excel oder Word? Kein Problem. Speichern Sie als PDF, laden Sie hoch – und erhalten Sie in Sekunden eine konforme E-Rechnung.
VergleichKonverter, Add-in oder Automatisierung
Excel-Rechnung in E-Rechnung umwandeln: die drei Wege
Wer E-Rechnungen mit Excel erstellen will, steht vor derselben Frage: Wie kommt aus der vertrauten Tabelle ein konformes XML? Drei Wege haben sich etabliert – welcher passt, hängt vor allem vom monatlichen Rechnungsvolumen ab.
Online-Konverter
Sie speichern die Excel-Rechnung als PDF und laden sie in unserem Gratis-Tool hoch. Alle Daten werden automatisch erkannt, das Ergebnis ist eine KoSIT-validierte XRechnung- oder ZUGFeRD-Datei. Keine Installation, keine Umstellung der Vorlage – 3 Rechnungen pro Monat kostenlos. Ideal für Selbstständige und kleine Betriebe mit wenigen Rechnungen im Monat.
Add-in oder Zusatzsoftware
Add-ins klinken sich direkt in Excel ein und erzeugen das XML aus definierten Zellbereichen. Das funktioniert, bindet Sie aber an die Struktur des jeweiligen Anbieters: Je nach Produkt muss die Vorlage angepasst werden, Lizenz und Updates kommen dazu, und Sonderfälle wie gemischte Steuersätze oder Sammelrechnungen können an Grenzen stoßen.
Add-in oder Alternative? Der VergleichAutomatisierung aus Ihrer Vorlage
Ab größerem Rechnungsvolumen lohnt sich eine individuell programmierte Strecke: Ihre gewachsene Excel-Vorlage bleibt exakt so, wie sie ist – ein zusätzlicher Baustein erzeugt beim Speichern automatisch die konforme E-Rechnung, Sonderfälle inklusive.
Mehr zur Excel-Programmierung für E-RechnungenFür die meisten Selbstständigen und kleinen Betriebe ist der Online-Konverter der einfachste Start – die Schritt-für-Schritt-Anleitung dazu folgt direkt unten.
AnleitungSchritt für Schritt
Excel- oder Word-Rechnung in E-Rechnung umwandeln
Rechnung als PDF speichern
Öffnen Sie Ihre Rechnung in Excel oder Word und speichern Sie sie als PDF:
Datei → Exportieren → PDF/XPS-Dokument erstellen → Veröffentlichen
Datei → Speichern unter → Dateityp: “PDF” wählen → Speichern
Funktioniert auch mit LibreOffice, Google Docs/Sheets oder Pages – überall wo “Als PDF exportieren” verfügbar ist.
PDF bei eRechnung Tool hochladen
Laden Sie das PDF per Drag & Drop oder Dateiauswahl hoch. Unser Tool erkennt automatisch:
- Rechnungsnummer, Datum, Fälligkeitsdatum
- Absender- und Empfängeradresse
- Einzelpositionen mit Mengen und Preisen
- Steuersätze und Gesamtbeträge
- Bankverbindung und Zahlungsbedingungen
Prüfen, Format wählen & herunterladen
Prüfen Sie die erkannten Daten, wählen Sie XRechnung oder ZUGFeRD und laden Sie die validierte E-Rechnung herunter. Fertig!
XRechnung
Reines XML – für Rechnungen an Behörden und öffentliche Auftraggeber
ZUGFeRD
PDF + XML hybrid – für B2B-Kunden, die auch ein lesbares PDF wollen
TippsFür bessere Erkennung
So wird Ihre Excel/Word-Rechnung optimal erkannt
Klare Struktur verwenden
Nutzen Sie eine tabellarische Darstellung für Positionen. Beschreibung, Menge, Einzelpreis und Gesamtpreis in separaten Spalten.
Pflichtangaben nicht vergessen
Rechnungsnummer, Datum, vollständige Adressen von Absender und Empfänger, Steuernummer oder USt-IdNr.
Steuersätze deutlich angeben
Zeigen Sie den Steuersatz (19%, 7% oder 0%) pro Position oder als Zusammenfassung. Netto, USt und Brutto separat ausweisen.
Bankverbindung angeben
IBAN und BIC für die Zahlungsinformationen. Diese werden automatisch in die E-Rechnung übernommen.
Und wenn der manuelle Weg an seine Grenzen kommt: Ab etwa 50 Rechnungen im Monat lohnt sich eine E-Rechnung-Individuallösung, die ZUGFeRD oder XRechnung direkt aus Ihrer Excel- oder Word-Vorlage erzeugt.
FAQHäufige Fragen
Fragen zu E-Rechnung aus Excel & Word
Ihre Software wird nicht mehr aktualisiert?
Ob eingestelltes Programm, altes ERP oder Word/Excel-Vorlage: Sie müssen nicht wechseln, um die E-Rechnungspflicht zu erfüllen.
Word/Excel behalten — E-Rechnung automatisch?
Wir bauen die Strecke, die aus Ihren Word- oder Excel-Rechnungen automatisch konforme E-Rechnungen macht. Festpreis nach kostenlosem Analyse-Gespräch, KoSIT-validiert.
Rechnung als PDF speichern & hochladen – fertig
Keine neue Software lernen. Keine Formulare ausfüllen. Einfach Ihre bestehende Rechnung als E-Rechnung versenden.
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