VergleichE-Rechnung aus Excel
SmartTools E-Rechnung für Excel: Alternativen im Vergleich
Wer nach dem Excel-Add-in von SmartTools sucht, will meist genau eines: aus der eigenen Excel-Rechnung eine gültige E-Rechnung (XRechnung oder ZUGFeRD) machen. Dafür gibt es drei Wege – ein Add-in direkt in Excel, einen Online-Konverter im Browser oder eine Individuallösung in der eigenen Vorlage. Welcher passt, hängt von Ihrem Rechnungsvolumen und Ihrem Prozess ab. Diese Seite ordnet alle drei fair ein.
Überblick3 Lösungswege
Drei Wege, aus Excel eine E-Rechnung zu machen
Excel selbst erzeugt keine strukturierten XML-Daten nach EN 16931 – der Weg dorthin führt über ein Add-in, einen Konverter oder eine maßgeschneiderte Erweiterung Ihrer Vorlage.
Excel-Add-in
z. B. SmartTools E-Rechnung Assistent
Ideal für: Nutzer, die dauerhaft lokal in Excel fakturieren
- Arbeitet laut Anbieter direkt im Menüband der gewohnten Excel-Oberfläche
- Läuft laut Anbieter komplett lokal auf dem Arbeitsplatz
- XRechnung & ZUGFeRD als Ausgabeformate (laut Anbieter)
- Dauerlizenz ohne Abo (laut Anbieter)
- Installation und Lizenz je Arbeitsplatz (laut Anbieter)
- Windows mit Excel-Desktop-Version erforderlich (laut Anbieter)
Online-Konverter
Unser Gratis-Tool im Browser
Ideal für: Gelegentliche Rechnungen, keine Installation gewünscht
- Rechnung hochladen → XRechnung oder ZUGFeRD
- KoSIT-validiert, EN 16931-konform
- 3 Konvertierungen pro Monat dauerhaft kostenlos
- Keine Speicherung der Rechnungsdaten
- Kein Export-Knopf direkt in der Excel-Vorlage
- Gratis-Kontingent begrenzt (3/Monat)
Individuallösung
Automatisierung in Ihrer eigenen Vorlage
Ideal für: Regelmäßige Volumen, eigene Prozesse & Schnittstellen
- Export direkt aus Ihrer bestehenden Excel-Vorlage
- Sonderfälle: gemischte Steuersätze, Abschlags-/Sammelrechnungen
- Schnittstellen (z. B. DATEV) und Empfangs-Workflow möglich
- Festpreis nach kostenlosem Analyse-Gespräch
- Einmaliges Projekt mit Vorlaufzeit
- Lohnt sich erst ab regelmäßigem Volumen
Wichtig: Alle drei Wege führen zu einer gültigen E-Rechnung nach EN 16931 – der Unterschied liegt nicht im Format, sondern im Prozess. Beim Add-in installieren Sie ein Produkt je Arbeitsplatz, beim Online-Konverter laden Sie die Rechnung im Browser hoch, bei der Individuallösung wird der Export fest in Ihre Vorlage eingebaut. Die Wege schließen sich auch nicht gegenseitig aus: Viele starten mit dem kostenlosen Konverter und entscheiden erst danach, ob sich ein Kauf oder ein Projekt lohnt.
Wann ist ein Add-in die richtige Wahl?
Ein Excel-Add-in wie der SmartTools E-Rechnung Assistent richtet sich an Nutzer, die dauerhaft lokal in Excel fakturieren und dafür ein fertiges Produkt suchen. Laut Produktseite des Anbieters integriert sich der Assistent in das Menüband von Excel (365, 2024, 2021, 2019, 2016 oder 2013), erfasst die Rechnungsdaten über einen Dialog oder liest sie direkt aus den Zellen der Rechnungstabelle aus und erzeugt daraus eine E-Rechnung im XRechnung- oder ZUGFeRD-Format – komplett lokal auf dem Windows-Arbeitsplatz, als Dauerlizenz je Arbeitsplatz ohne Abo. Auch Teil- und Schlussrechnungen werden laut Anbieter unterstützt. Passt dieses Profil zu Ihnen – regelmäßige Rechnungen, ein fester Arbeitsplatz, alles soll lokal bleiben –, fahren Sie mit einem Add-in gut.
EntscheidungshilfeZwei Alternativen
Wann lohnt sich eine Alternative?
Bei gelegentlicher Nutzung: der Online-Konverter
Wer nur wenige E-Rechnungen pro Monat schreibt, braucht weder Installation noch Lizenz je Arbeitsplatz. Beim Online-Konverter laden Sie die Rechnung aus Ihrer Excel-Vorlage (als PDF) hoch und erhalten eine KoSIT-validierte XRechnung oder ZUGFeRD-Rechnung – 3 Konvertierungen pro Monat dauerhaft kostenlos, im Browser auf jedem Betriebssystem, ohne Speicherung Ihrer Rechnungsdaten.
Bei eigenen Vorlagen & Prozessen: die Individuallösung
Individuelle Vorlagen mit gemischten Steuersätzen, Sammel- oder Abschlagsrechnungen, mehrere Arbeitsplätze oder Schnittstellen zu DATEV und Empfangs-Workflows: Standardprodukte stoßen hier an Grenzen. Bei einer Individuallösung wird der E-Rechnung-Export direkt in Ihre bestehende Excel-Vorlage eingebaut – Sie arbeiten weiter wie bisher und erzeugen die validierte E-Rechnung per Knopfdruck. Details zur Umsetzung aus Excel finden Sie unter Excel zu XRechnung. Festpreis nach kostenlosem Analyse-Gespräch.
FAQHäufige Fragen
Häufige Fragen zu E-Rechnung aus Excel
Ist der Online-Konverter wirklich kostenlos?
Ja. Mit einem kostenlosen Konto konvertieren Sie bis zu 3 Rechnungen pro Monat dauerhaft gratis – keine Testphase, kein automatischer Übergang in ein Abo. Jede erzeugte XRechnung oder ZUGFeRD-Rechnung wird gegen die offiziellen KoSIT-Regeln und EN 16931 validiert. Wer regelmäßig mehr Rechnungen konvertiert, kann jederzeit auf einen größeren Tarif wechseln – oder wieder zurück.
Brauche ich eine Installation?
Nein. Der Online-Konverter läuft vollständig im Browser – ohne Add-in, ohne Setup, ohne Administratorrechte. Das ist der zentrale Unterschied zu Add-in-Lösungen, die je Arbeitsplatz in Excel installiert werden. Sie laden Ihre Rechnung (z. B. das PDF aus Ihrer Excel-Vorlage) hoch und erhalten die fertige E-Rechnung zum Download – auf jedem Betriebssystem, auch am Mac oder unterwegs.
Werden meine Rechnungsdaten gespeichert?
Nein. Die Verarbeitung erfolgt im Arbeitsspeicher: Ihre Rechnung wird konvertiert, das Ergebnis wird Ihnen zum Download bereitgestellt, und die Rechnungsdaten werden nicht dauerhaft gespeichert. Es entsteht kein Rechnungsarchiv auf fremden Servern – die Hoheit über Ihre Daten bleibt bei Ihnen. Verarbeitung DSGVO-konform auf Servern in Deutschland.
Was, wenn meine Excel-Vorlage Sonderfälle hat?
Gemischte Steuersätze, Abschlags- und Schlussrechnungen, Sammelrechnungen oder Rabattlogik: Der Online-Konverter deckt viele dieser Fälle bereits automatisch ab. Wenn Ihre Vorlage darüber hinausgeht oder Sie den Export fest in Ihren Prozess einbauen wollen (z. B. per Knopfdruck direkt aus der Vorlage, mit Schnittstellen zu DATEV oder Ihrem Empfangs-Workflow), ist eine Individuallösung der passende Weg – mit Festpreis nach einem kostenlosen Analyse-Gespräch.
Kann ich von einem Add-in zu einer anderen Lösung wechseln?
Ja, jederzeit. Ihre Excel-Vorlage bleibt in allen drei Varianten die Datenquelle – Sie sind an keinen Weg dauerhaft gebunden. Ein Wechsel erfordert keine Datenmigration: Beim Online-Konverter laden Sie einfach Ihre nächste Rechnung hoch, bei einer Individuallösung wird der Export direkt in Ihre bestehende Vorlage integriert. Auch die Kombination ist möglich, etwa ein Add-in am Hauptarbeitsplatz und der Online-Konverter für unterwegs.
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E-Rechnung kostenlos erstellen
XRechnung & ZUGFeRD direkt im Browser erstellen – ohne Software.
Kostenlos erstellenPDF in XRechnung umwandeln
PDF-Rechnungen automatisch in XRechnung (UBL/CII) konvertieren.
Zum KonverterZUGFeRD erstellen
ZUGFeRD-Rechnungen (EN 16931 oder EXTENDED) aus PDF erzeugen.
ZUGFeRD erstellenE-Rechnung validieren
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Zum ValidatorXRechnung Viewer
XML-Rechnungen öffnen und menschenlesbar anzeigen.
Viewer öffnenIndividuallösung & Einrichtung
E-Rechnung einrichten lassen – individuelle Programmierung aus Excel, Word & Co.
Zur IndividuallösungIhre Excel-Rechnung als E-Rechnung – in unter einer Minute
Rechnung hochladen, XRechnung oder ZUGFeRD herunterladen. Keine Installation, keine Vertragsbindung – 3 Konvertierungen pro Monat kostenlos.
Hinweis: „SmartTools" und „SmartTools E-Rechnung Assistent" sind Produkt- bzw. Markenbezeichnungen von SmartTools Publishing Thomas Tai, Bramsche. Es besteht keine Verbindung zwischen eRechnung Tool (erechnung-tool.de) und SmartTools. Alle Angaben zum Produkt beruhen auf der öffentlich zugänglichen Produktseite des Anbieters (add-in-world.com) und geben diese nach bestem Wissen wieder – Stand Juli 2026. Maßgeblich sind allein die aktuellen Angaben des Anbieters.