Alles, was Sie über elektronische Rechnungen in Deutschland wissen müssen: Formate, gesetzliche Pflichten ab 2025 und wie Sie Ihre Rechnungen einfach konvertieren.
Empfangspflicht für alle B2B-Unternehmen
Automatisierte Verarbeitung möglich
Anerkannte Formate: XRechnung & ZUGFeRD
Kosteneinsparung durch Automatisierung
Eine eRechnung (elektronische Rechnung) ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format erstellt, übermittelt und empfangen wird. Im Gegensatz zu einer herkömmlichen PDF-Rechnung enthält eine eRechnung alle Rechnungsdaten in einem maschinenlesbaren Format (XML), das eine automatische Verarbeitung ohne manuelle Dateneingabe ermöglicht.
Eine PDF-Rechnung per E-Mail ist keine eRechnung im Sinne des Gesetzes! Auch wenn sie elektronisch übermittelt wird, fehlt ihr das strukturierte Datenformat. Sie gilt rechtlich als „sonstige Rechnung" und muss ab 2027/2028 in ein eRechnung-Format konvertiert werden.
In Deutschland sind zwei Formate als eRechnung anerkannt. Beide erfüllen die EU-Norm EN 16931.
Reines XML-Format
Die XRechnung ist der deutsche Standard für elektronische Rechnungen an öffentliche Auftraggeber. Sie besteht ausschließlich aus strukturierten XML-Daten.
Format: Reines XML (UBL oder CII)
Nicht direkt menschenlesbar – benötigt Viewer-Software
Hybrides PDF/A-3 Format
ZUGFeRD kombiniert ein visuell lesbares PDF mit eingebetteten XML-Daten. Das Beste aus beiden Welten: menschenlesbar und maschinenlesbar zugleich.
Format: PDF/A-3 + eingebettetes XML
Direkt lesbar wie eine normale PDF-Rechnung
Unser Tipp: Für den B2B-Bereich empfehlen wir ZUGFeRD. So können auch Geschäftspartner ohne spezielle Software Ihre Rechnung öffnen und lesen.
Das Wachstumschancengesetz führt die eRechnungspflicht für alle B2B-Transaktionen in Deutschland schrittweise ein.
Alle Unternehmen in Deutschland müssen eRechnungen empfangen und verarbeiten können. Sie dürfen die Annahme einer eRechnung nicht mehr verweigern.
Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von mehr als 800.000 Euro müssen eRechnungen an andere Unternehmen (B2B) versenden.
Die eRechnungspflicht gilt nun für alle B2B-Unternehmen in Deutschland, unabhängig von der Unternehmensgröße.
Neben der gesetzlichen Pflicht bietet die eRechnung zahlreiche Vorteile für Ihr Unternehmen.
Automatische Verarbeitung statt manueller Dateneingabe. Bis zu 75% schnellere Bearbeitung.
Keine Druck-, Porto- und Materialkosten. Bis zu 60% Einsparung pro Rechnung.
Keine Tippfehler bei der manuellen Erfassung. Validierung gegen offizielle Standards.
Automatische Verarbeitung beim Empfänger führt zu schnellerer Freigabe und Zahlung.
Erfüllung aller gesetzlichen Anforderungen. GoBD-konforme Archivierung.
Kein Papierverbrauch, keine Transportwege. Nachhaltiger und umweltfreundlicher.
Mit unserem Tool konvertieren Sie Ihre bestehenden PDF-Rechnungen in Sekunden zu normkonformen eRechnungen.
Laden Sie Ihre PDF-Rechnung per Drag & Drop hoch.
Unser System erkennt alle Rechnungsdaten automatisch.
Laden Sie Ihre validierte XRechnung oder ZUGFeRD herunter.
Keine Kreditkarte erforderlich. Sofort einsatzbereit.
Ja, die Empfangspflicht gilt ab 2025 für alle B2B-Unternehmen, unabhängig von der Größe. Die Versandpflicht gilt für Kleinunternehmer ab 2028.
Ab 2027/2028 könnten Geschäftspartner Ihre Rechnungen ablehnen. Zudem drohen bei Verstößen Bußgelder. Mit unserem Tool können Sie einfach Ihre PDF-Rechnungen konvertieren.
Nicht unbedingt. Viele Buchhaltungsprogramme werden Updates für eRechnungen anbieten. Alternativ können Sie unseren Konvertierungsservice nutzen, um PDFs in eRechnungen umzuwandeln.
Für Rechnungen an Behörden benötigen Sie XRechnung. Für B2B-Rechnungen empfehlen wir ZUGFeRD, da es auch ohne spezielle Software lesbar ist.
Konvertieren Sie Ihre erste PDF-Rechnung in unter einer Minute. Kostenlos testen, keine Kreditkarte erforderlich.