WissenIhr Leitfaden zur eRechnung
Was ist eine eRechnung?
Alles, was Sie über elektronische Rechnungen in Deutschland wissen müssen: Formate, gesetzliche Pflichten ab 2025 und wie Sie Ihre Rechnungen einfach konvertieren.
Empfangspflicht für alle B2B-Unternehmen
Automatisierte Verarbeitung möglich
Anerkannte Formate: XRechnung & ZUGFeRD
Kosteneinsparung durch Automatisierung
(Quelle: Bitkom Research)
DefinitionDas Wichtigste zuerst
Was genau ist eine eRechnung?
Eine eRechnung (elektronische Rechnung) ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format erstellt, übermittelt und empfangen wird. Im Gegensatz zu einer herkömmlichen PDF-Rechnung enthält eine eRechnung alle Rechnungsdaten in einem maschinenlesbaren Format (XML), das eine automatische Verarbeitung ohne manuelle Dateneingabe ermöglicht.
Wichtiger Unterschied
Eine PDF-Rechnung per E-Mail ist keine eRechnung im Sinne des Gesetzes! Auch wenn sie elektronisch übermittelt wird, fehlt ihr das strukturierte Datenformat. Sie gilt rechtlich als „sonstige Rechnung" und muss ab 2027/2028 in ein eRechnung-Format konvertiert werden.
PDF-Rechnung
- ✗Nicht maschinenlesbar
- ✗Manuelle Dateneingabe erforderlich
- ✗Hohe Fehlerquote bei der Erfassung
- ✗Ab 2027/2028 nicht mehr zulässig (B2B)
eRechnung
- 100% maschinenlesbar (XML)
- Automatische Verarbeitung möglich
- Keine manuellen Fehler
- Gesetzeskonform ab 2025
FormateXRechnung vs. ZUGFeRD
Die zwei anerkannten eRechnungs-Formate
In Deutschland sind zwei Formate als eRechnung anerkannt. Beide erfüllen die EU-Norm EN 16931.
XRechnung
Reines XML-Format
Die XRechnung ist der deutsche Standard für elektronische Rechnungen an öffentliche Auftraggeber. Sie besteht ausschließlich aus strukturierten XML-Daten.
Ideal für:
- Rechnungen an Behörden & öffentliche Auftraggeber
- Vollautomatische Verarbeitung
- EU-weite Interoperabilität
Format: Reines XML (UBL oder CII)
Nicht direkt menschenlesbar – benötigt Viewer-Software
ZUGFeRD
Hybrides PDF/A-3 Format
ZUGFeRD kombiniert ein visuell lesbares PDF mit eingebetteten XML-Daten. Das Beste aus beiden Welten: menschenlesbar und maschinenlesbar zugleich.
Ideal für:
- B2B-Rechnungen zwischen Unternehmen
- Empfänger ohne spezielle Software
- Archivierung nach GoBD
Format: PDF/A-3 + eingebettetes XML
Direkt lesbar wie eine normale PDF-Rechnung
Unser Tipp: Für den B2B-Bereich empfehlen wir ZUGFeRD. So können auch Geschäftspartner ohne spezielle Software Ihre Rechnung öffnen und lesen.
GesetzWachstumschancengesetz
eRechnung-Pflicht: Die wichtigen Termine
Das Wachstumschancengesetz führt die eRechnungspflicht für alle B2B-Transaktionen in Deutschland schrittweise ein.
Empfangspflicht für alle B2B-Unternehmen
Alle Unternehmen in Deutschland müssen eRechnungen empfangen und verarbeiten können. Sie dürfen die Annahme einer eRechnung nicht mehr verweigern.
Versandpflicht für größere Unternehmen
Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von mehr als 800.000 Euro müssen eRechnungen an andere Unternehmen (B2B) versenden.
Versandpflicht für alle Unternehmen
Die eRechnungspflicht gilt nun für alle B2B-Unternehmen in Deutschland, unabhängig von der Unternehmensgröße.
VorteileWarum umstellen?
Die Vorteile der eRechnung
Neben der gesetzlichen Pflicht bietet die eRechnung zahlreiche Vorteile für Ihr Unternehmen.
Zeitersparnis
Automatische Verarbeitung statt manueller Dateneingabe. Bis zu 75% schnellere Bearbeitung (Quelle: Billentis).
Kostensenkung
Keine Druck-, Porto- und Materialkosten. Bis zu 60% Einsparung pro Rechnung (Quelle: Bitkom Research).
Weniger Fehler
Keine Tippfehler bei der manuellen Erfassung. Validierung gegen offizielle Standards.
Schnellere Zahlung
Automatische Verarbeitung beim Empfänger führt zu schnellerer Freigabe und Zahlung.
Rechtssicherheit
Erfüllung aller gesetzlichen Anforderungen. GoBD-konforme Archivierung.
Umweltschutz
Kein Papierverbrauch, keine Transportwege. Nachhaltiger und umweltfreundlicher.
LösungSo einfach geht's
PDF-Rechnungen einfach konvertieren
Mit unserem Tool konvertieren Sie Ihre bestehenden PDF-Rechnungen in Sekunden zu normkonformen eRechnungen.
PDF hochladen
Laden Sie Ihre PDF-Rechnung per Drag & Drop hoch.
Automatische Analyse
Unser System erkennt alle Rechnungsdaten automatisch.
eRechnung herunterladen
Laden Sie Ihre validierte XRechnung oder ZUGFeRD herunter.
Keine Kreditkarte erforderlich. Sofort einsatzbereit.
FAQHäufige Fragen
Noch Fragen zur eRechnung?
Gilt die eRechnungspflicht auch für Kleinunternehmer?
Ja, die Empfangspflicht gilt ab 2025 für alle B2B-Unternehmen, unabhängig von der Größe. Die Versandpflicht gilt für Kleinunternehmer ab 2028.
Was passiert, wenn ich keine eRechnung erstellen kann?
Ab 2027/2028 könnten Geschäftspartner Ihre Rechnungen ablehnen. Zudem drohen bei Verstößen Bußgelder. Mit unserem Tool können Sie einfach Ihre PDF-Rechnungen konvertieren.
Muss ich meine Buchhaltungssoftware wechseln?
Nicht unbedingt. Viele Buchhaltungsprogramme werden Updates für eRechnungen anbieten. Alternativ können Sie unseren Konvertierungsservice nutzen, um PDFs in eRechnungen umzuwandeln.
Welches Format soll ich wählen: XRechnung oder ZUGFeRD?
Für Rechnungen an Behörden benötigen Sie XRechnung. Für B2B-Rechnungen empfehlen wir ZUGFeRD, da es auch ohne spezielle Software lesbar ist.
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