Question 1

Muss ich meine Rechnungsvorlage ändern?

Accepted Answer

Nein. Der E-Rechnungsordner liest Ihre Rechnung so, wie sie ist. Nach den ersten Rechnungen findet er die Angaben selbstständig.

Question 2

Was passiert mit den Dateien, die schon im Ordner liegen?

Accepted Answer

Nichts. Verarbeitet wird nur, was ab der Einrichtung neu in den Ordner kommt. Vorhandene Dateien bleiben unberührt — auch nach einem Neustart des Rechners.

Question 3

Was geschieht mit meinen Rechnungsdaten?

Accepted Answer

Bei den ersten Rechnungen einer neuen Rechnungsart wird deren Text an unseren Server in Deutschland übertragen. Danach erfolgt die Verarbeitung auf Ihrem Rechner. Es werden dann keine Daten mehr übertragen, auch nicht für das PDF.

Question 4

Was finde ich in den fünf kostenlosen Rechnungen heraus?

Accepted Answer

Ob das Programm mit Ihren Rechnungen zurechtkommt. Das ist die entscheidende Frage, und sie lässt sich nur an Ihren eigenen Rechnungen beantworten. Sie benötigen dafür weder ein Konto noch eine Kreditkarte.

Question 5

Im Ordner liegen auch andere PDFs — Eingangsrechnungen, Angebote. Was passiert damit?

Accepted Answer

Sie werden übergangen: Eine Rechnung, bei der Ihre Firma der Empfänger ist, ist keine Rechnung von Ihnen; ein Blatt ohne Rechnungsnummer und Datum ist ein Angebot oder ein Lieferschein. Im Fenster steht bei jeder übergangenen Datei, warum — mit einem Knopf „Trotzdem umwandeln“ für den Fall, dass das Programm sich irrt.

Question 6

Verlängert sich die Lizenz automatisch?

Accepted Answer

Nein. Sie erwerben zwölf Monate. Vor Ablauf erinnern wir Sie; ohne Ihr Zutun endet die Lizenz.

Question 7

Was passiert nach Ablauf der Lizenz?

Accepted Answer

Das Programm arbeitet zunächst weiter. Zwei Wochen nach Ablauf der Lizenz stellt es die Verarbeitung ein. Bereits erzeugte E-Rechnungen bleiben unverändert erhalten.

Question 8

Brauche ich XRechnung oder ZUGFeRD?

Accepted Answer

Behörden und öffentliche Auftraggeber verlangen XRechnung; für Rechnungen an Unternehmen ist ZUGFeRD üblich, weil es zugleich ein lesbares PDF bleibt. Das Programm entscheidet das je Empfänger selbst: Steht eine Leitweg-ID auf der Rechnung, wird es eine XRechnung, sonst ZUGFeRD. Sie können es auch fest einstellen.

Question 9

Was ist eine Leitweg-ID?

Accepted Answer

Die Adresse, unter der eine Behörde ihre elektronischen Rechnungen empfängt — eine Ziffernfolge mit Bindestrichen, die Ihr Auftraggeber Ihnen nennt. Sie gehört auf die Rechnung. Das Programm erkennt sie dort und merkt sie sich für diesen Empfänger, sodass Sie sie nur einmal eintragen müssen.

Question 10

Ab wann muss ich elektronische Rechnungen ausstellen?

Accepted Answer

Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können. Fürs Ausstellen gelten Übergangsfristen, die nach Unternehmensgröße gestaffelt sind; spätestens ab 2028 gilt sie für alle. Wer an öffentliche Auftraggeber liefert, ist schon länger verpflichtet.

Question 11

Funktioniert das auch mit meiner Warenwirtschaft?

Accepted Answer

Kann sie PDF speichern, wählen Sie als Ziel Ihren Rechnungsordner — fertig. Kann sie nur drucken, richten Sie den Drucker „E-Rechnung“ mit ein; er erscheint dann wie jeder andere Drucker. Testen Sie es mit den fünf kostenlosen Rechnungen — danach wissen Sie es, ohne etwas gekauft zu haben.

Question 12

Was passiert, wenn eine Rechnung nicht verarbeitet werden kann?

Accepted Answer

Sie erscheint sichtbar unter „Zu prüfen“, zusammen mit einem Satz, der sagt woran es lag. Nichts verschwindet stillschweigend: Ihre Datei bleibt, wo sie ist, und was nur auf eine fehlende Angabe wartet, wird von selbst nachgeholt, sobald Sie sie ergänzt haben.

Question 13

Ist die erzeugte Rechnung rechtlich gültig?

Accepted Answer

Das Programm erzeugt XRechnung und ZUGFeRD nach EN 16931 und prüft jede Rechnung vor der Ablage. Für den Inhalt Ihrer Rechnung bleiben Sie verantwortlich; übernommen wird, was auf Ihrer Rechnung steht.

Question 14

Kann ich eine Rechnung umwandeln, die schon als PDF vorliegt?

Accepted Answer

Ja — kopieren Sie sie in Ihren Rechnungsordner. Voraussetzung ist, dass die PDF Text enthält, also aus Word, Excel oder einem Rechnungsprogramm gespeichert wurde. Ein Scan enthält keinen Text; dafür ist der Konverter auf dieser Webseite gedacht.

Question 15

Warum fehlt bei einer Position ein Teil der Bezeichnung?

Accepted Answer

Weil sie auch in der PDF fehlt. Word und Excel schneiden zu langen Text in einer Zelle beim Speichern und Drucken ab, sobald die Nachbarzelle belegt ist. Gelesen wird das fertige Blatt, nicht Ihre Datei. Verbreitern Sie in solchen Fällen die Spalte.

Question 16

Windows warnt beim Herunterladen — ist das in Ordnung?

Accepted Answer

Ja, das ist normal. Windows zeigt bei jedem neuen Programm den Hinweis „Der Computer wurde durch Windows geschützt“ — es zählt mit, wie oft ein Programm schon installiert wurde, und diese Zahl ist bei einer neuen Fassung klein. Klicken Sie auf „Weitere Informationen“ und dann auf „Trotzdem ausführen“. Das Programm ist mit einem von Microsoft geprüften Zertifikat signiert, und mit jeder Installation verschwindet der Hinweis weiter.

Question 17

Und wenn es bei mir nicht funktioniert?

Accepted Answer

Testen Sie zunächst fünf Rechnungen kostenlos. Sollten Sie nach dem Kauf nicht zufrieden sein, erstatten wir den Kaufpreis innerhalb von 30 Tagen ohne Rückfragen.

XRechnung und ZUGFeRD beim Speichern

Ihr Arbeitsablauf bleibt derselbe

Speichern

Lesen

Prüfen und ablegen

Speichern — oder drucken, wenn Ihr Programm nicht speichern kann

Als PDF speichern

Auf „E-Rechnung“ drucken

Was das Programm nicht kann

Nur Windows

Keine Texterkennung

Nur Ihre eigenen Rechnungen

Keine fehlenden Angaben

Leitweg-ID bei Behörden

Häufige Fragen