E‑Rechnung aus jeder Software
Sie schreiben Ihre Rechnungen weiter in Word, Excel oder Ihrem Rechnungsprogramm. Speichern Sie sie als PDF oder drucken Sie sie auf „E‑Rechnung“. Sekunden später liegt daneben die fertige XRechnung oder ZUGFeRD, geprüft nach EN 16931. Auf Wunsch geht sie gleich per E‑Mail an Ihren Kunden – und landet GoBD-konform im Archiv.
In jedem Abo enthalten · ohne Aufpreis
Speichern oder drucken – beides wird zur E‑Rechnung
Als PDF speichern
Word, Excel und die meisten Rechnungsprogramme speichern PDF. Sie wählen einmal den Ordner – etwa „Dokumente\Rechnungen“ – und speichern ab dann dorthin. Mehr ist es nicht.
Auf „E-Rechnung“ drucken
Kann Ihr Programm nur drucken, erscheint „E-Rechnung“ als Drucker in jedem Druckdialog. Der Ausdruck wird genauso zur E-Rechnung und landet im Ordner „E-Rechnungen“ in Ihren Dokumenten.
Neun kurze Videos – je eine Frage, eine Antwort
Vom Einrichten über Drucker, Versand und Archiv bis zu Eingang, Steuerberater und Tresor – jedes unter einer Minute, mit echten Bildern aus dem Programm.
Was danach automatisch passiert
Umwandeln
Sobald eine neue Rechnung im Ordner liegt, wird sie umgewandelt. Rechnungsnummer, Datum, Empfänger, Positionen und Beträge werden Ihrer Rechnung entnommen.
Prüfen
Jede E-Rechnung wird vor der Ablage gegen EN 16931 geprüft. Ist etwas unklar, steht die Rechnung unter „Bitte ansehen“ – mit dem, was zu tun ist.
Ablegen
Die fertige E-Rechnung liegt neben Ihrer Datei – mit demselben Namen und dem Zusatz „E-Rechnung“. Fremde PDFs im Ordner, etwa Lieferantenrechnungen, werden übersprungen und nicht berechnet. Sie können sie trotzdem umwandeln.
Alles, was der E‑Rechnungsordner kann
Vom Erstellen über Versand und Archiv bis zu den E‑Rechnungen, die Sie selbst bekommen. Eingang, Steuerberater und Tresor sind ab Professional enthalten.
Rechnungsordner
Rechnung als PDF in den Ordner speichern – Sekunden später liegt die E‑Rechnung daneben.
- Aus Word, Excel oder Ihrem Rechnungsprogramm
- Dateien, die schon vorher im Ordner lagen, bleiben unberührt
- Fremde PDFs wie Lieferantenrechnungen werden übersprungen
Drucker „E‑Rechnung“
Für Programme, die kein PDF speichern können: einfach auf „E‑Rechnung“ drucken.
- Steht im Druckdialog jedes Programms
- Es kommt kein Papier heraus, sondern die E‑Rechnung
- Lässt sich jederzeit ein- und ausschalten
XRechnung oder ZUGFeRD
Das passende Format wird automatisch gewählt – oder Sie legen es fest.
- Rechnungen an Behörden (mit Leitweg‑ID) als XRechnung
- Alle anderen als ZUGFeRD – lesbares PDF mit Rechnungsdaten
- Wahlweise nur die E‑Rechnungsdatei (XML) ablegen
Geprüft vor der Ablage
Jede E‑Rechnung wird nach EN 16931 geprüft, bevor sie in Ihrem Ordner landet.
- Fehlt eine Pflichtangabe, steht die Rechnung unter „Bitte ansehen“
- Angabe ergänzen, bestätigen – fertig
- Abgelegt wird nur, was stimmt
Automatisch per E‑Mail an Ihre Kunden
Auf Wunsch geht die fertige E‑Rechnung gleich an den Kunden – über Ihr eigenes Mailkonto.
- Strato, IONOS, T‑Online, GMX, WEB.DE, Gmail, Microsoft 365 oder eigener Server
- Kunden einzeln anhaken, die Adresse kommt aus der Rechnung
- Kurze Wartezeit: im Postausgang noch anhalten
- Eigener Betreff und Text, auf Wunsch Kopie an die Buchhaltung
- Ihr Passwort bleibt verschlüsselt auf Ihrem Rechner
Archiv – GoBD-konform archiviertNeu
Jede fertige E‑Rechnung kommt von selbst ins Archiv – unveränderbar, acht Jahre lang. In jedem Tarif enthalten.
- Mit Prüfsumme und täglichem Zeitstempel
- „Jetzt prüfen“ zeigt: seit der Ablage nichts verändert
- Empfangene Rechnungen einfach dazulegen
- Export für die Betriebsprüfung mit Belegliste
- Zweiter Speicherort, etwa NAS oder USB-Stick
- Vorlage für Ihre Verfahrensdokumentation
Eingang: Rechnungen aus dem PostfachNeuab Professional
Die App holt E‑Rechnungen von Lieferanten direkt aus Ihrem Postfach, prüft sie und legt sie im Archiv ab.
- Strato, IONOS, T‑Online, GMX, WEB.DE, Gmail, Microsoft 365 oder eigener Server
- Bei Microsoft Anmeldung im Browser – Ihr Passwort sieht die App nie
- Alle fünf Minuten, beim ersten Mal die letzten 30 Tage
- Nur lesen: nichts gelöscht, verschoben oder als gelesen markiert
Belege an den SteuerberaterNeuab Professional
Ihr Steuerberater bekommt alle Belege von selbst – über DATEV oder einmal im Monat als Paket.
- DATEV Unternehmen online: jeder Beleg einzeln an die Upload-Mail-Adresse der Kanzlei
- Ohne DATEV: Monatspaket am Ersten mit Belegliste
- Über Ihr eigenes Mailkonto, wie beim Versand
- „Zuletzt übertragen“ zeigt, was angekommen ist
Tresor: Ihr Archiv außer HausNeuab Professional
Eine verschlüsselte Kopie Ihres Archivs in Rechenzentren in Deutschland – für den Fall, dass Ihr Rechner ausfällt.
- Verschlüsselt auf Ihrem Rechner, den Schlüssel haben nur Sie
- Bis zum Ende der Aufbewahrungsfrist gegen Löschen und Ändern gesperrt – auch für uns
- Archiv mit dem Schlüssel auf jeden neuen Rechner zurückholen
- 5 GB in Professional, 25 GB in Business – ohne Aufpreis
Empfangene E‑Rechnungen prüfen
Eine XRechnung oder ZUGFeRD bekommen? Mit dem E‑Rechnungsordner öffnen und sofort sehen, was drinsteht.
- Rechtsklick › „Öffnen mit“ oder ins Fenster ziehen
- Gültig – oder was fehlt
- Gut lesbar: Absender, Positionen und Beträge
- Ihr PDF-Programm bleibt, wie es ist
Ablage nach Ihren Wünschen
Die E‑Rechnung liegt dort, wo Sie sie suchen.
- Neben der ursprünglichen PDF oder im Ausgabeordner
- Unterordner nach Jahr oder nach Jahr und Monat
- Gedruckte Rechnungen benannt nach Rechnungsnummer, auf Wunsch mit Kunde
Läuft im Hintergrund
Einmal eingerichtet, müssen Sie sich um nichts kümmern.
- Startet mit Windows, Symbol unten rechts in der Taskleiste
- Kurzer Hinweis, wenn eine Rechnung fertig ist – oder nur bei Problemen
- Aktualisiert sich selbst
GoBD-konform archiviert heißt: Das Archiv legt jeden Beleg unveränderbar, nachprüfbar und für die Dauer der Aufbewahrungsfrist ab. Ob Ihre Buchführung insgesamt ordnungsgemäß ist, hängt auch von Ihren Abläufen ab – die Vorlage für die Verfahrensdokumentation aus der App hilft dabei.
Was Sie wissen sollten
Nur Windows
Windows 10 und 11. Für macOS und Linux gibt es das Programm nicht.
Nur mit Abo
Der E-Rechnungsordner ist in jedem Abo enthalten. Sie laden ihn nach der Anmeldung in Ihrem Kundenbereich herunter, und er arbeitet mit Ihrem Konto bei erechnung-tool.de.
Internetverbindung nötig
Zum Umwandeln und Prüfen wird die Rechnung an unseren Server in der EU übertragen. Ohne Internetverbindung entsteht keine E-Rechnung.
Keine fehlenden Angaben
Angaben, die auf Ihrer Rechnung fehlen, können nicht ergänzt werden. Übernommen wird, was auf der Rechnung steht.
In allen Tarifen enthalten
- Ordner, Drucker, Versand, Archiv im Monat
- dazu Eingang, Steuerberater, Tresor 5 GB im Monat
- dazu Eingang, Steuerberater, Tresor 25 GB im Monat