Kann man E-Rechnungen wirklich kostenlos erstellen?
Ja, es gibt mehrere Wege, E-Rechnungen kostenlos zu erstellen. Allerdings unterscheiden sich die Optionen erheblich in Funktionsumfang, Benutzerfreundlichkeit und Zuverlässigkeit. Dieser Artikel vergleicht die gängigsten Möglichkeiten und hilft Ihnen, die richtige Lösung für Ihr Unternehmen zu finden.
Option 1: Online-Konvertierungstools
Die einfachste Methode ist die Konvertierung bestehender PDF-Rechnungen in E-Rechnungen. Sie erstellen Ihre Rechnung wie gewohnt als PDF und laden sie in ein Konvertierungstool hoch, das daraus eine XRechnung oder ZUGFeRD-Datei erzeugt.
Vorteile
- Keine Änderung Ihres bestehenden Rechnungsprozesses nötig
- Automatische Erkennung aller Rechnungsdaten per KI
- Validierung gegen offizielle Standards (KoSIT-Prüftool)
- Sofort nutzbar ohne Installation
Kostenlose Kontingente
Mit eRechnung Tool können Sie bis zu 5 Rechnungen pro Monat kostenlos konvertieren. Das reicht für viele Kleinunternehmer und Freiberufler völlig aus. Die kostenlose Version umfasst sowohl XRechnung als auch ZUGFeRD und beinhaltet die vollständige KoSIT-Validierung.
Option 2: Buchhaltungssoftware mit E-Rechnungsfunktion
Viele Buchhaltungsprogramme bieten inzwischen die Erstellung von E-Rechnungen als Teil ihres Funktionsumfangs an. Einige davon haben kostenlose Tarife oder Testphasen.
Gängige Anbieter
- Lexoffice: E-Rechnungsversand ab dem S-Tarif (nicht im kostenlosen Tarif)
- sevDesk: XRechnung-Export ab dem Rechnungstarif
- FastBill: ZUGFeRD-Export in höheren Tarifen
- Debitoor/SumUp Invoices: Eingeschränkte E-Rechnungsfunktion
Einschränkungen
Die meisten Buchhaltungsprogramme bieten E-Rechnungen nicht in ihren kostenlosen Tarifen an. Zudem müssen Sie Ihre Rechnungen direkt in der Software erstellen, was einen Wechsel Ihres bestehenden Workflows bedeuten kann.
Option 3: Open-Source-Tools
Es gibt Open-Source-Bibliotheken und Tools, mit denen technisch versierte Nutzer E-Rechnungen selbst generieren können.
Beispiele
- Mustangproject (Java): Open-Source-Bibliothek zur Erstellung von ZUGFeRD-Rechnungen
- KoSIT Validator: Offizielles Prüftool der KoSIT zur Validierung von XRechnung-Dateien
- e-invoice-eu (Python): Community-Projekt für die Erstellung von EN 16931-konformen Rechnungen
Einschränkungen
Open-Source-Tools erfordern Programmierkenntnisse und eigene Infrastruktur. Sie sind für Entwickler geeignet, aber nicht für den durchschnittlichen Büromitarbeiter.
Option 4: Rechnungsportale öffentlicher Auftraggeber
Wenn Sie Rechnungen an Bundesbehörden senden, können Sie die offiziellen Portale nutzen:
- ZRE (Zentrale Rechnungseingangsplattform des Bundes): Kostenlose Erstellung und Übermittlung von XRechnungen an Bundesbehörden
- OZG-RE: Rechnungseingangsplattform für Länder und Kommunen
Diese Portale sind vollständig kostenlos, aber nur für Rechnungen an die jeweiligen öffentlichen Auftraggeber nutzbar.
Vergleichstabelle
| Kriterium | Konvertierungstool | Buchhaltungssoftware | Open Source | Behördenportal |
|---|---|---|---|---|
| Kosten | 0-5 Rechnungen/Monat kostenlos | Meist kostenpflichtig | Kostenlos | Kostenlos |
| XRechnung | Ja | Teilweise | Ja | Ja |
| ZUGFeRD | Ja | Teilweise | Ja | Nein |
| Technische Kenntnisse | Keine | Keine | Hoch | Keine |
| Validierung | Automatisch | Automatisch | Manuell | Automatisch |
| Eigener Rechnungsprozess beibehalten | Ja | Nein | Ja | Nein |
Worauf Sie bei kostenlosen Tools achten sollten
Standardkonformität
Achten Sie darauf, dass das Tool Rechnungen erzeugt, die den aktuellen Standards entsprechen: XRechnung 3.0.2 oder ZUGFeRD 2.2 (Profil EN16931 oder höher). Ältere Versionen werden von vielen Empfängern nicht mehr akzeptiert.
Validierung
Eine E-Rechnung ist nur dann rechtskonform, wenn sie die Validierung gegen die offiziellen Prüfregeln besteht. Tools ohne integrierte Validierung erzeugen möglicherweise fehlerhafte Rechnungen, die vom Empfänger abgelehnt werden.
Datenschutz
Prüfen Sie, wo Ihre Rechnungsdaten verarbeitet werden. Bei eRechnung Tool werden alle Daten ausschließlich auf deutschen Servern (Frankfurt) verarbeitet und nach der Konvertierung gelöscht. Achten Sie bei anderen Tools auf DSGVO-Konformität.
Fazit
Für die meisten Unternehmen ist die Kombination aus bestehendem Rechnungsprozess und einem Konvertierungstool der einfachste Weg zur kostenlosen E-Rechnung. Sie müssen weder Ihre Software wechseln noch technische Kenntnisse mitbringen. Ab dem Zeitpunkt, an dem Ihr Rechnungsvolumen die kostenlosen Kontingente übersteigt, lohnt sich ein günstiges Abonnement oder der Umstieg auf eine Buchhaltungssoftware mit integrierter E-Rechnungsfunktion.
Quellen
- KoSIT: Koordinierungsstelle für IT-Standards, Prüftool für XRechnung
- ZRE: Zentrale Rechnungseingangsplattform des Bundes (xrechnung.bund.de)
- EN 16931-1:2017: Europäische Norm für elektronische Rechnungsstellung