Kann man E-Rechnungen wirklich kostenlos erstellen?
Ja, es gibt mehrere Wege, E-Rechnungen kostenlos zu erstellen. Allerdings unterscheiden sich die Optionen erheblich in Funktionsumfang, Benutzerfreundlichkeit und Zuverlaessigkeit. Dieser Artikel vergleicht die gaengigsten Moeglichkeiten und hilft Ihnen, die richtige Loesung fuer Ihr Unternehmen zu finden.
Option 1: Online-Konvertierungstools
Die einfachste Methode ist die Konvertierung bestehender PDF-Rechnungen in E-Rechnungen. Sie erstellen Ihre Rechnung wie gewohnt als PDF und laden sie in ein Konvertierungstool hoch, das daraus eine XRechnung oder ZUGFeRD-Datei erzeugt.
Vorteile
- Keine Aenderung Ihres bestehenden Rechnungsprozesses noetig
- Automatische Erkennung aller Rechnungsdaten per KI
- Validierung gegen offizielle Standards (KoSIT-Prueftool)
- Sofort nutzbar ohne Installation
Kostenlose Kontingente
Mit eRechnung Tool koennen Sie bis zu 5 Rechnungen pro Monat kostenlos konvertieren. Das reicht fuer viele Kleinunternehmer und Freiberufler voellig aus. Die kostenlose Version umfasst sowohl XRechnung als auch ZUGFeRD und beinhaltet die vollstaendige KoSIT-Validierung.
Option 2: Buchhaltungssoftware mit E-Rechnungsfunktion
Viele Buchhaltungsprogramme bieten inzwischen die Erstellung von E-Rechnungen als Teil ihres Funktionsumfangs an. Einige davon haben kostenlose Tarife oder Testphasen.
Gaengige Anbieter
- Lexoffice: E-Rechnungsversand ab dem S-Tarif (nicht im kostenlosen Tarif)
- sevDesk: XRechnung-Export ab dem Rechnungstarif
- FastBill: ZUGFeRD-Export in hoeheren Tarifen
- Debitoor/SumUp Invoices: Eingeschraenkte E-Rechnungsfunktion
Einschraenkungen
Die meisten Buchhaltungsprogramme bieten E-Rechnungen nicht in ihren kostenlosen Tarifen an. Zudem muessen Sie Ihre Rechnungen direkt in der Software erstellen, was einen Wechsel Ihres bestehenden Workflows bedeuten kann.
Option 3: Open-Source-Tools
Es gibt Open-Source-Bibliotheken und Tools, mit denen technisch versierte Nutzer E-Rechnungen selbst generieren koennen.
Beispiele
- Mustangproject (Java): Open-Source-Bibliothek zur Erstellung von ZUGFeRD-Rechnungen
- KoSIT Validator: Offizielles Prueftool der KoSIT zur Validierung von XRechnung-Dateien
- e-invoice-eu (Python): Community-Projekt fuer die Erstellung von EN 16931-konformen Rechnungen
Einschraenkungen
Open-Source-Tools erfordern Programmierkenntnisse und eigene Infrastruktur. Sie sind fuer Entwickler geeignet, aber nicht fuer den durchschnittlichen Bueromitarbeiter.
Option 4: Rechnungsportale oeffentlicher Auftraggeber
Wenn Sie Rechnungen an Bundesbehoerden senden, koennen Sie die offiziellen Portale nutzen:
- ZRE (Zentrale Rechnungseingangsplattform des Bundes): Kostenlose Erstellung und Uebermittlung von XRechnungen an Bundesbehoerden
- OZG-RE: Rechnungseingangsplattform fuer Laender und Kommunen
Diese Portale sind vollstaendig kostenlos, aber nur fuer Rechnungen an die jeweiligen oeffentlichen Auftraggeber nutzbar.
Vergleichstabelle
| Kriterium | Konvertierungstool | Buchhaltungssoftware | Open Source | Behoerdenportal |
|---|---|---|---|---|
| Kosten | 0-5 Rechnungen/Monat kostenlos | Meist kostenpflichtig | Kostenlos | Kostenlos |
| XRechnung | Ja | Teilweise | Ja | Ja |
| ZUGFeRD | Ja | Teilweise | Ja | Nein |
| Technische Kenntnisse | Keine | Keine | Hoch | Keine |
| Validierung | Automatisch | Automatisch | Manuell | Automatisch |
| Eigener Rechnungsprozess beibehalten | Ja | Nein | Ja | Nein |
Worauf Sie bei kostenlosen Tools achten sollten
Standardkonformitaet
Achten Sie darauf, dass das Tool Rechnungen erzeugt, die den aktuellen Standards entsprechen: XRechnung 3.0.2 oder ZUGFeRD 2.2 (Profil EN16931 oder hoeher). Aeltere Versionen werden von vielen Empfaengern nicht mehr akzeptiert.
Validierung
Eine E-Rechnung ist nur dann rechtskonform, wenn sie die Validierung gegen die offiziellen Pruefregeln besteht. Tools ohne integrierte Validierung erzeugen moeglicherweise fehlerhafte Rechnungen, die vom Empfaenger abgelehnt werden.
Datenschutz
Pruefen Sie, wo Ihre Rechnungsdaten verarbeitet werden. Bei eRechnung Tool werden alle Daten ausschliesslich auf deutschen Servern (Frankfurt) verarbeitet und nach der Konvertierung geloescht. Achten Sie bei anderen Tools auf DSGVO-Konformitaet.
Fazit
Fuer die meisten Unternehmen ist die Kombination aus bestehendem Rechnungsprozess und einem Konvertierungstool der einfachste Weg zur kostenlosen E-Rechnung. Sie muessen weder Ihre Software wechseln noch technische Kenntnisse mitbringen. Ab dem Zeitpunkt, an dem Ihr Rechnungsvolumen die kostenlosen Kontingente uebersteigt, lohnt sich ein guenstiges Abonnement oder der Umstieg auf eine Buchhaltungssoftware mit integrierter E-Rechnungsfunktion.
Quellen
- KoSIT: Koordinierungsstelle fuer IT-Standards, Prueftool fuer XRechnung (www.xoev.de)
- ZRE: Zentrale Rechnungseingangsplattform des Bundes (xrechnung.bund.de)
- EN 16931-1:2017: Europaeische Norm fuer elektronische Rechnungsstellung