ServiceExcel → XRechnung
Excel → XRechnung für Ingenieur- & Planungsbüros
Wir machen Ihre bestehende Excel-Rechnungsvorlage XRechnung-fähig (EN 16931) – inkl. Mapping, Pflichtfeldern, Summenlogik und optionaler KoSIT-Validierung. Lokal, ohne Workflow-Wechsel.
ProblemDas kennen Sie sicher
Excel stimmt – aber der Validator nicht?
Excel-Rechnungen funktionieren im Alltag zuverlässig. Sobald jedoch XRechnung (XML) gefordert wird, scheitert es oft an Pflichtfeldern, Summenlogik, Rundung oder Leitweg-ID.
- ✗Pflichtfelder fehlen (z. B. Buyer Reference, Leitweg-ID, Zahlungsbedingungen)
- ✗Rundung/Summen passen nicht – KoSIT-Validator schlägt fehl
- ✗Manuelle Portale/Generatoren sind langsam und fehleranfällig
- ✗Neue Software + Schulung kosten Zeit (und Nerven)
LösungUnsere Antwort
Behalten Sie Excel – wir liefern die Struktur.
Wir definieren ein sauberes Mapping Ihrer Excel-Daten auf ein EN16931-konformes Modell und implementieren den Export. Sie arbeiten weiter wie gewohnt – plus Export/Validierung.
- Kein Softwarewechsel – Excel bleibt Ihr Werkzeug
- Pflichtfelder & Summenlogik – sauber und nachvollziehbar
- Lokal – Daten bleiben in Ihrer Umgebung (je nach Setup)
- Optional validiert – KoSIT-Check vor Versand
Festpreis nach kostenlosem Analyse-Gespräch – individuell kalkuliert
VorteileIhre Benefits
Warum unsere Excel → XRechnung Umsetzung?
Die pragmatische Alternative zu ERP-Umstellung – für Büros, die Excel behalten wollen.
Ihre Vorlage bleibt erhalten
Sie arbeiten weiter mit Ihrer gewohnten Excel-Vorlage. Wir ergänzen nur den Export.
Export per Knopfdruck
Aus der Excel-Struktur wird eine XRechnung erzeugt – ohne manuelles Copy/Paste in Portale.
EN 16931 konform
Wir richten die Daten so aus, dass sie dem europäischen Standard (EN 16931) entsprechen.
Optional: KoSIT Validierung
Auf Wunsch prüfen wir die Ausgabe gegen den KoSIT-Validator, um Fehler früh zu vermeiden.
Lokal – ohne Cloud
Daten bleiben in Ihrer Umgebung. Keine Übertragung zu Drittanbietern nötig (je nach Setup).
Persönlicher Support
Wir begleiten Sie beim Go-Live und erklären die Nutzung – schnell & pragmatisch.
FestpreisProjektbasiert
Festpreis nach kostenlosem Analyse-Gespräch
Jedes Excel-Projekt wird individuell kalkuliert – kein Projekt von der Stange, kein Preis von der Stange. Den Umfang bestimmen vor allem die Komplexität Ihrer Excel-Vorlage (Positionslogik, Steuerfälle, Rundungen, Zusatzfelder), Ihr Rechnungsvolumen, die gewünschte Anbindung an bestehende Systeme und Schnittstellen sowie die Frage, ob auch Empfang und Archivierung eingehender E-Rechnungen mit aufgesetzt werden sollen.
Der Ablauf ist einfach: Sie stellen eine unverbindliche Anfrage, wir klären im kostenlosen Analyse-Gespräch Ihre Vorlage und Anforderungen – und Sie erhalten ein Festpreis-Angebot mit klarem Umfang und Zeitplan. Ohne laufende Lizenzkosten, ohne Überraschungen.
Unverbindliche Anfrage stellenAblauf4 einfache Schritte
So wird Ihre Excel XRechnung-fähig
Von der Anfrage bis zur fertigen Lösung – transparent, schnell, pragmatisch.
Vorlage prüfen lassen
Sie schicken uns Ihre Excel-Vorlage oder Screenshots/Beispielrechnung. Wir schauen uns Struktur & Felder an.
Mapping & Festpreis
Wir definieren das Mapping (Zellen/Felder → EN16931) und nennen Ihnen einen Festpreis.
Implementierung
Wir implementieren den Export inkl. Summenlogik, Rundung, Pflichtfeldern, Leitweg-ID etc.
Test & Übergabe
Gemeinsamer Test (optional mit KoSIT-Validator) + kurze Einweisung. Danach können Sie sofort loslegen.
Kostenfreies Erstgespräch (15 Minuten) – danach Festpreis.
ZielgruppenFür wen geeignet?
Fokus: Planungsbüros & Beratung
Besonders sinnvoll, wenn Excel gesetzt ist – aber XRechnung verbindlich wird.
Ingenieur- & Planungsbüros
Ideal, wenn Ihre HOAI-/Projektabrechnung in Excel entsteht, aber XRechnung gefordert wird.
Architekten & Berater
Für alle, die regelmäßig an öffentliche Auftraggeber (mit Leitweg-ID) abrechnen.
Dienstleister mit Behördenkunden
Wenn Sie viele Rechnungen haben und Portale/Online-Generatoren zu langsam oder fehleranfällig sind.
Kleine Unternehmen ohne ERP
Wenn Excel bleibt, aber E-Rechnung/XRechnung verbindlich wird – ohne Softwareumstellung.
Technische Details
Der Schlüssel ist nicht „irgendein XML“, sondern ein sauberes Mapping Ihrer Excel-Daten auf ein EN16931-konformes Rechnungsmodell – inkl. Summenlogik, Rundung und Pflichtfeldern. Die Umsetzung erfolgt lokal (ohne Cloud), je nach Vorlage über eine Excel-Integration.
Sie brauchen mehr als den Excel-Export – etwa Empfang, Prüfung und GoBD-konforme Archivierung eingehender E-Rechnungen oder eine Anbindung an Ihre Buchhaltung? Das setzen wir im Rahmen unserer E-Rechnung-Individuallösung um.
XRechnung / EN16931
Wir richten die Ausgabe auf die XRechnung-Spezifikation aus und berücksichtigen EN 16931 inkl. Pflichtfeldern und korrekter Summenbildung.
Excel-Versionen
Microsoft Excel 2016, 2019, 2021 und Microsoft 365 (Windows). macOS je nach Setup möglich.
Leitweg-ID & Behörden-Felder
Leitweg-ID/Buyer Reference und weitere Felder können sauber übernommen werden – inkl. typischer Behörden-Anforderungen.
Optional: Validierung
Auf Wunsch prüfen wir die XRechnung vor Übergabe/Go-Live gegen den KoSIT-Validator, um Fehler früh zu erkennen.
Festpreis nach kostenlosem Analyse-Gespräch – individuell kalkuliert
FAQHäufige Fragen
Fragen zu Excel und XRechnung
Kann ich aus Excel direkt XRechnungen erstellen?
Ja – sofern die Rechnungsdaten in Excel strukturiert vorliegen. Wir erweitern Ihre bestehende Vorlage so, dass eine EN 16931-konforme XRechnung (XML) erzeugt werden kann. Dabei achten wir auf Pflichtfelder, Summenlogik, Rundungen und Leitweg-ID.
Wie funktioniert die Excel → XRechnung Umsetzung?
Wir prüfen Ihre Excel-Vorlage (kostenfrei in einem kurzen Erstgespräch), definieren ein klares Mapping (welche Felder/Zellen wohin) und implementieren anschließend den Export. Je nach Vorlage kann die Umsetzung über eine lokale Excel-Integration erfolgen – ohne Cloud und ohne Workflow-Wechsel.
Muss ich meinen Workflow ändern?
In der Regel nicht. Ziel ist, dass Sie weiterhin in Excel arbeiten – und zusätzlich einen Export/Validierungs-Schritt nutzen.
Ist die erzeugte XRechnung normkonform?
Ziel ist eine EN 16931-konforme XRechnung gemäß XRechnung-Spezifikation. Optional validieren wir die Ausgabe gegen den KoSIT-Validator, damit typische Fehler (Pflichtfelder, Summen, Rundung) früh erkannt werden.
Kann ich auch ZUGFeRD aus Excel erzeugen?
Ja, optional. ZUGFeRD kombiniert PDF und XML in einer Datei und ist besonders im B2B-Bereich verbreitet. Wir klären im Erstgespräch, ob das für Ihren Anwendungsfall sinnvoll ist.
Welche Excel-Versionen werden unterstützt?
Microsoft Excel 2016, 2019, 2021 und Microsoft 365 (Windows). macOS ist je nach Integration möglich – wir klären das im Erstgespräch.
Wie lange dauert die Umsetzung?
Das hängt von der Vorlage ab. Nach der Analyse nennen wir Ihnen einen realistischen Zeitrahmen. Für strukturierte Vorlagen ist die Umsetzung oft zügig möglich.
Was kostet die Umsetzung?
Wir arbeiten projektbasiert: Jedes Projekt wird individuell kalkuliert. Nach einer unverbindlichen Anfrage und einem kostenlosen Analyse-Gespräch erhalten Sie ein Festpreis-Angebot mit klarem Umfang und Zeitplan – abhängig u. a. von der Komplexität der Excel-Vorlage, dem Rechnungsvolumen und gewünschten Anbindungen.
VergleichAlternativen abwägen
Excel-Implementierung vs. Alternativen
Neue Software
- −Hohe Anschaffungskosten
- −Monatliche Lizenzgebühren
- −Lange Einarbeitungszeit
- −Workflow-Umstellung nötig
Für viele Büros überdimensioniert
Online-Portale
- −Manuelle Dateneingabe
- −Zeitaufwändig bei vielen Rechnungen
- −Daten bei Dritten gespeichert
- ○Kosten pro Rechnung
Für seltene Nutzung ok
Excel-Implementierung
Empfohlen- Einmalige Projektkosten (Festpreis)
- Kein neuer Workflow
- Daten bleiben lokal
- Unbegrenzte Nutzung
Ideal für regelmäßige Nutzung
Machen Sie Ihre Excel-Vorlage XRechnung-fähig
Wir prüfen Ihre Vorlage kurz, klären die Anforderungen (Leitweg-ID, Pflichtfelder, Steuerfälle) und nennen Ihnen danach einen Festpreis.