Question 1

Was ist eine E-Rechnung?

Accepted Answer

Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten XML-Format nach der europäischen Norm EN 16931, die von Buchhaltungssystemen automatisch ausgelesen und verbucht werden kann. Eine reine PDF-Rechnung gilt seit 2025 nicht mehr als E-Rechnung im gesetzlichen Sinne. Zulässige Formate sind XRechnung (reine XML) und ZUGFeRD (hybrid: PDF + eingebettetes XML) in den Profilen EN 16931 oder EXTENDED.

Question 2

Was ist XRechnung?

Accepted Answer

XRechnung ist der deutsche Standard für strukturierte elektronische Rechnungen im XML-Format. Sie ist die deutsche CIUS (Core Invoice Usage Specification) der EN 16931 und seit 27.11.2020 Pflicht für Rechnungen an Bundesbehörden. Es gibt zwei gleichwertige Syntaxen: UBL und CII. Entwickelt wird der Standard von der Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT).

Question 3

Was ist ZUGFeRD?

Accepted Answer

ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) ist ein hybrides E-Rechnungs-Format: eine PDF/A-3-Datei mit eingebetteten XML-Daten nach EN 16931. Menschen sehen die gewohnte PDF-Ansicht, Maschinen lesen die strukturierten Daten. Für die E-Rechnungspflicht 2025 relevant sind nur die Profile EN 16931 und EXTENDED.

Question 4

Was ist der Unterschied zwischen XRechnung und ZUGFeRD?

Accepted Answer

XRechnung ist ein reines XML-Format ohne visuelle Darstellung — optimal für Systeme, für Menschen braucht es einen Viewer. ZUGFeRD kombiniert ein lesbares PDF mit eingebettetem XML — Mensch und Maschine sind gleich glücklich. Behörden verlangen XRechnung, im B2B können Sie beide nutzen. Inhaltlich teilen beide die EN-16931-Semantik.

Question 5

Was ist EN 16931?

Accepted Answer

EN 16931 ist die europäische Norm für das semantische Datenmodell einer elektronischen Rechnung. Sie definiert rund 160 Pflicht- und Kann-Felder (BT-Codes) sowie über 50 Geschäftsregeln (BR-Codes). XRechnung und ZUGFeRD basieren beide auf dieser Norm, mit länderspezifischen CIUS-Ergänzungen für Deutschland.

Question 6

Was bedeutet CIUS?

Accepted Answer

CIUS steht für Core Invoice Usage Specification und beschreibt länderspezifische Einschränkungen oder Erweiterungen der EN 16931. Die XRechnung ist die deutsche CIUS: Sie nutzt den EN-16931-Kern, präzisiert Pflichtfelder (z.B. Leitweg-ID) und schärft Geschäftsregeln. Validatoren prüfen sowohl EN-16931- als auch CIUS-Regeln.

Question 7

Was ist Factur-X?

Accepted Answer

Factur-X ist das französische Pendant zu ZUGFeRD und strukturell identisch mit dem ZUGFeRD-Profil EN 16931. Beide Formate entstanden aus einer deutsch-französischen Kooperation (FeRD + FNFE-MPE) und teilen PDF/A-3-Container und EN-16931-Datenkern. Eine Factur-X-Rechnung ist automatisch eine gültige ZUGFeRD-Rechnung und umgekehrt.

Question 8

Ab wann gilt die E-Rechnungspflicht?

Accepted Answer

Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes in Deutschland ansässige Unternehmen E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können. Der Versand wird schrittweise verpflichtend: ab 1. Januar 2027 für Unternehmen mit über 800.000 € Jahresumsatz, ab 1. Januar 2028 für alle Unternehmen unabhängig der Umsatzhöhe. Rechtsgrundlage ist das Wachstumschancengesetz.

Question 9

Wer ist von der E-Rechnungspflicht betroffen?

Accepted Answer

Alle in Deutschland ansässigen Unternehmen, Selbständigen und Freiberufler, die B2B-Umsätze generieren. Das betrifft rund 3,5 Millionen Steuerpflichtige. Ausgenommen sind Rechnungen an Privatkunden (B2C) und Kleinbetragsrechnungen bis 250 € (§ 33 UStDV). Für Kleinunternehmer nach § 19 UStG gibt es Erleichterungen beim aktiven Versand.

Question 10

Reicht eine PDF-Rechnung ab 2025 noch aus?

Accepted Answer

Nein. Ab 1. Januar 2025 gelten reine PDF-Rechnungen nicht mehr als E-Rechnung im Sinne des Gesetzes — sie sind rechtlich „sonstige Rechnungen". Für B2B-Umsätze müssen Sie strukturierte Formate nutzen: XRechnung oder ZUGFeRD (Profil EN 16931 oder EXTENDED). In Übergangsphasen bis Ende 2026 sind PDF-Rechnungen noch zulässig, wenn der Empfänger zustimmt.

Question 11

Was passiert, wenn ich die Pflicht nicht erfülle?

Accepted Answer

Wer als Empfänger keine E-Rechnungen annehmen kann, riskiert ab 2025 Vorsteuer-Ausfälle und Konflikte mit Geschäftspartnern. Im Versand (ab 2027/2028) drohen: unwirksame Vorsteuerabzug-Rechnung beim Empfänger, Bußgelder bis 5.000 € pro Rechnung (§ 379 AO), sowie bei wiederholten Verstößen die Ablehnung der gesamten Buchführung durch das Finanzamt.

Question 12

Gibt es Ausnahmen von der E-Rechnungspflicht?

Accepted Answer

Ja, folgende Fälle sind ausgenommen: Kleinbetragsrechnungen bis 250 € (§ 33 UStDV), Fahrausweise (§ 34 UStDV), Rechnungen an Privatpersonen (B2C), bestimmte steuerfreie Umsätze nach § 4 Nr. 8–29 UStG. Für Kleinunternehmer gelten Erleichterungen beim Versand, der Empfang bleibt aber Pflicht.

Question 13

Gilt die Pflicht auch für Kleinunternehmer?

Accepted Answer

Kleinunternehmer nach § 19 UStG müssen seit 2025 E-Rechnungen empfangen können. Der aktive Versand als E-Rechnung ist für sie zunächst nicht verpflichtend — sie können weiterhin PDF-Rechnungen versenden, sofern der Empfänger zustimmt. Spätestens ab 2028 greift aber auch für sie die Versandpflicht bei B2B-Umsätzen.

Question 14

Wann gilt XRechnung Pflicht für Behörden?

Accepted Answer

Seit 27.11.2020 müssen Lieferanten des Bundes (Bundesbehörden, deren nachgeordnete Behörden und andere Einrichtungen) Rechnungen als XRechnung einreichen. Seit 2020 haben auch alle Bundesländer und viele Kommunen XRechnung als Pflichtformat eingeführt — oft mit eigenem Landesportal (z.B. eRechnung.Bayern).

Question 15

Was gilt für grenzüberschreitende Rechnungen in der EU?

Accepted Answer

Innerhalb der EU gelten je nach Zielland unterschiedliche Regeln. Die EU-Initiative ViDA (VAT in the Digital Age) plant ab voraussichtlich 2028-2030 EU-weite strukturierte E-Rechnungen für grenzüberschreitende B2B-Umsätze über das Peppol-Netzwerk. Bis dahin: Rechnungen ins EU-Ausland richten sich nach den lokalen Empfänger-Regeln.

Question 16

Was ist der Unterschied zwischen XRechnung UBL und CII?

Accepted Answer

UBL (Universal Business Language) und CII (Cross Industry Invoice) sind zwei XML-Syntaxen für denselben EN-16931-Datenkern. UBL ist der Peppol-BIS-Standard und international stärker verbreitet, CII hat in Deutschland eine längere Tradition (auch Basis von ZUGFeRD). Beide sind inhaltlich gleichwertig und werden von Behörden akzeptiert.

Question 17

Welche XRechnung-Versionen gibt es?

Accepted Answer

Aktuell relevant: XRechnung 2.0, 2.1, 2.2, 2.3 und 3.0 / 3.0.1. Die aktuelle Hauptversion ist 3.0.1 (Wartungsrelease 2024). Ältere Versionen werden meist 1-2 Jahre nach Erscheinen einer neuen Version noch akzeptiert. Für Neuerstellungen empfehlen wir immer die aktuelle Version.

Question 18

Welche ZUGFeRD-Profile gibt es?

Accepted Answer

ZUGFeRD 2.x kennt fünf Profile: MINIMUM, BASIC WL, BASIC, EN 16931 und EXTENDED. Seit der E-Rechnungspflicht 2025 sind nur EN 16931 und EXTENDED rechtssicher als echte E-Rechnung. MINIMUM, BASIC WL und BASIC gelten als „sonstige Rechnung" und reichen für die B2B-Pflicht nicht aus.

Question 19

Was ist das ZUGFeRD-Profil EXTENDED?

Accepted Answer

EXTENDED ist das umfangreichste ZUGFeRD-Profil und erweitert EN 16931 um zusätzliche branchenspezifische Felder (z.B. für Logistik, Versorgungswirtschaft, Bauwesen). Es enthält alle Felder von EN 16931 plus spezielle Konstrukte wie detaillierte Lieferdaten, mehrere Kostenstellen und erweiterte Referenzen. Rechtlich gilt es als vollwertige E-Rechnung.

Question 20

ZUGFeRD oder XRechnung — welches Format wählen?

Accepted Answer

Für Rechnungen an Bundes-/Landesbehörden: XRechnung ist Pflicht. Im B2B haben Sie die Wahl: ZUGFeRD ist sinnvoll, wenn Empfänger unterschiedlich digitalisiert sind (PDF-Ansicht hilft), XRechnung ist ideal für vollautomatisierte Workflows und Peppol-Versand. Inhaltlich sind XRechnung-CII und ZUGFeRD EN 16931 sehr ähnlich.

Question 21

Was ist Peppol?

Accepted Answer

Peppol (Pan-European Public Procurement On-Line) ist ein standardisiertes europaweites Netzwerk zum sicheren Versand elektronischer Rechnungen. Es nutzt ein 4-Corner-Modell mit zertifizierten Access Points und eigene Dokumentformate (Peppol BIS Billing 3.0, basierend auf UBL). Für die deutsche B2B-Pflicht nicht verpflichtend, aber zunehmend im EU-Handel üblich.

Question 22

Was ist eine Peppol-ID?

Accepted Answer

Eine Peppol-ID (offiziell Peppol Participant Identifier) ist die eindeutige Adresse eines Unternehmens im Peppol-Netzwerk. Format: Scheme-Code + Bezeichner (z.B. 9930:DE123456789 für eine deutsche USt-IdNr.). In Deutschland sind die Schemes 9930 (USt-IdNr.), 9956 (Leitweg-ID) und 9999 (Handelsregister) am häufigsten.

Question 23

Ist XRechnung Peppol-kompatibel?

Accepted Answer

Ja. XRechnung im UBL-Syntax entspricht dem Peppol-BIS-Billing-3.0-Format und kann direkt über Peppol versendet werden. XRechnung-CII ist im Peppol-Netzwerk ungewöhnlich — hier ist UBL der dominierende Syntax. Unser Konverter bietet UBL-Export, damit Peppol-Versand möglich ist.

Question 24

Welche Pflichtfelder muss eine XRechnung enthalten?

Accepted Answer

Die wichtigsten Pflichtfelder nach EN 16931: Rechnungsnummer (BT-1), Rechnungsdatum (BT-2), Rechnungstyp (BT-3), Währung (BT-5), Käufer-Referenz bei B2G (BT-10, Leitweg-ID), Verkäufer-Name (BT-27), USt-IdNr. (BT-31), Käufer-Name (BT-44), Nettosumme (BT-106), Steuerbetrag (BT-109), Bruttosumme (BT-112). Insgesamt kennt EN 16931 etwa 160 BT-Codes.

Question 25

Was sind BT-Codes?

Accepted Answer

BT steht für „Business Term" und bezeichnet die standardisierten Feld-Codes der EN 16931. Jedes Rechnungsfeld hat einen eindeutigen BT-Code (z.B. BT-1 für Rechnungsnummer). Geschäftsregeln heißen BR-Codes (z.B. BR-01: „Eine Rechnung muss ein Rechnungsdatum haben"). Diese Codes sind sprach- und syntax-unabhängig.

Question 26

Was ist die Leitweg-ID?

Accepted Answer

Die Leitweg-ID (BT-10 „Buyer Reference") ist eine deutsche Pflicht-ID für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber. Sie identifiziert die genaue Empfangsstelle innerhalb einer Behörde — ähnlich einer Kostenstelle. Format: grobAdress-feinAdress-prüfziffer (z.B. 04011000-12345-37). Ohne gültige Leitweg-ID wird eine B2G-XRechnung automatisch abgewiesen.

Question 27

Wo finde ich die Leitweg-ID?

Accepted Answer

Die Leitweg-ID wird Ihnen vom Auftraggeber mit der Auftragsbestätigung mitgeteilt oder ist im Vergabe-Dokument zu finden. Sie können auch in unserer Leitweg-ID-Datenbank nach Bundesland und Behörde suchen. Wenn Sie die ID nicht erhalten haben, fragen Sie gezielt bei Ihrem Ansprechpartner in der Behörde nach.

Question 28

Was ist die USt-IdNr. und wo trage ich sie ein?

Accepted Answer

Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr., z.B. DE123456789) ist eine eindeutige Kennung des Verkäufers für innergemeinschaftliche Geschäfte. In der XRechnung wird sie als BT-31 eingetragen (Verkäufer-Party > TaxScheme). Sie ist in Deutschland Pflichtfeld, wenn der Rechnungsbetrag über 250 € liegt und innergemeinschaftliche Umsätze betrifft.

Question 29

Müssen IBAN und BIC in der E-Rechnung stehen?

Accepted Answer

IBAN ist Pflichtangabe, wenn eine Überweisung der Zahlungsweg ist (BT-84 Payment Account Identifier). BIC ist nur innerhalb der EU seit 2016 nicht mehr zwingend erforderlich, sollte aber für internationale Überweisungen angegeben werden (BT-86). Bei SEPA-Lastschrift wird stattdessen die Mandatsreferenz (BT-89) benötigt.

Question 30

Wie funktioniert die PDF-zu-XRechnung-Konvertierung?

Accepted Answer

Sie laden Ihre PDF-Rechnung hoch, unsere Engine extrahiert automatisch alle relevanten Felder (Nummer, Datum, Beträge, Positionen, USt-IdNr.). Sie prüfen die erkannten Daten und ergänzen ggf. Pflichtfelder wie die Leitweg-ID. Anschließend wird die XRechnung als XML erzeugt, gegen EN 16931 validiert und zum Download bereitgestellt. Der gesamte Vorgang dauert meist unter 30 Sekunden.

Question 31

Welche PDF-Formate werden unterstützt?

Accepted Answer

Alle gängigen PDF-Formate und -Versionen (PDF 1.4 bis 2.0, PDF/A-1 bis PDF/A-3, passwortfreie geschützte PDFs). Sowohl digital erstellte Rechnungen aus Buchhaltungssoftware als auch eingescannte Papierrechnungen. Für eingescannte Dokumente empfehlen wir mindestens 300 DPI, guten Kontrast und ein sauberes Schriftbild ohne Stempel oder handschriftliche Überlagerungen.

Question 32

Wie genau ist die automatische Datenerkennung?

Accepted Answer

Bei strukturierten PDF-Rechnungen aus gängigen Buchhaltungsprogrammen (DATEV, Lexoffice, sevDesk, SAP) erreicht die Erkennung meist über 95 % Genauigkeit. Bei eingescannten Dokumenten hängt es von Scan-Qualität ab (ab 300 DPI: ~90 %). Erkannte Felder werden Ihnen zur Prüfung angezeigt, damit Sie vor dem Export korrigieren können.

Question 33

Kann ich Excel-Rechnungen in XRechnung umwandeln?

Accepted Answer

Ja. Unsere /excel-zu-xrechnung-Seite beschreibt den Ablauf: Excel-Vorlage hochladen, Spalten werden automatisch auf EN-16931-Felder gemappt, Pflichtfelder ergänzen, XRechnung als XML erzeugen. Unterstützt werden .xlsx und .xls mit strukturierten Rechnungen (Kopfdaten, Positionen, Summen).

Question 34

Unterstützt das Tool Sammelrechnungen?

Accepted Answer

Ja, Sammelrechnungen mit mehreren Leistungsperioden und Positionen werden unterstützt. Jede Position kann eine eigene Leistungsperiode (BT-134/135) erhalten. Für Rechnungen mit sehr vielen Positionen (>100) empfehlen wir eine Aufteilung oder den EXTENDED-Profil-Export.

Question 35

Werden Fremdwährungen (USD, CHF) unterstützt?

Accepted Answer

Ja. Unser Konverter unterstützt alle ISO-4217-Währungen als Rechnungswährung (BT-5 Document Currency Code). Für Rechnungen an deutsche Behörden ist allerdings meist EUR zwingend. Bei Fremdwährung werden Steuerbeträge zusätzlich in EUR ausgewiesen (BT-111 Tax Currency Code).

Question 36

Was passiert mit Anhängen der PDF-Rechnung?

Accepted Answer

Eingebettete Anhänge (Lieferscheine, Leistungsnachweise, Verträge) können in der XRechnung als Base64-kodierte Additional Documents (BG-24) mitgeliefert werden. Der Konverter erkennt eingebettete PDF-Dokumente und bietet Ihnen die Option, sie in die E-Rechnung zu übernehmen oder wegzulassen.

Question 37

Kann ich Rechnungen auch ohne PDF-Vorlage erstellen?

Accepted Answer

Ja. Unter /erechnung-erstellen können Sie eine XRechnung oder ZUGFeRD auch von Grund auf neu erstellen — mit geführtem Formular für alle Pflichtfelder. Das ist sinnvoll, wenn Sie keine bestehende Rechnung haben oder vollständig digital arbeiten möchten.

Question 38

Wie validiere ich eine XRechnung?

Accepted Answer

Über unseren kostenlosen Online-Validator auf /erechnung-validieren. Datei (XML für XRechnung oder PDF für ZUGFeRD) hochladen, Format wird automatisch erkannt, Prüfung gegen KoSIT-Standard und EN 16931 läuft in Sekunden. Sie erhalten einen detaillierten Bericht mit allen Fehlern, Warnungen und Hinweisen inklusive Lösungsvorschlägen.

Question 39

Was ist der KoSIT Validator?

Accepted Answer

Der KoSIT Validator ist das offizielle Prüfwerkzeug der Koordinierungsstelle für IT-Standards. Er wird vom IT-Planungsrat der Bundesregierung bereitgestellt und ist der Referenz-Validator für XRechnung in Deutschland. Unser Online-Validator nutzt dieselben Regelwerke und liefert identische Ergebnisse.

Question 40

Welche Fehlerarten gibt es bei der Validierung?

Accepted Answer

Drei Schweregrade: Fehler (kritisch, Rechnung wird abgelehnt), Warnung (sollte geprüft werden, Rechnung meist noch akzeptiert) und Hinweis (Optimierungspotenzial, rein informativ). Häufige Fehler: fehlende Leitweg-ID, ungültige USt-IdNr., nicht übereinstimmende Summen, fehlende Zahlungsbedingungen.

Question 41

Was bedeutet "Schematron-Fehler"?

Accepted Answer

Schematron ist eine regel-basierte Prüftechnik, die komplexe Geschäftsregeln (BR-Codes) prüft. Ein Schematron-Fehler bedeutet, dass eine Geschäftsregel der EN 16931 verletzt wurde (z.B. „Summe der Positionen stimmt nicht mit Nettosumme überein" = BR-CO-10). Die Fehlermeldung nennt immer den BR-Code, mit dem Sie online nach Details suchen können.

Question 42

Was passiert, wenn die XRechnung abgelehnt wird?

Accepted Answer

Bei Behörden-Portalen (ZRE, OZG-RE) erhalten Sie eine automatische Ablehnungs-Nachricht mit Fehlercode. Die Rechnung muss korrigiert und erneut eingereicht werden — das kostet typischerweise 1-3 Tage Bearbeitungsverzögerung. Mit vorheriger Validierung über unseren Validator vermeiden Sie solche Ablehnungen vollständig.

Question 43

Wie kann ich E-Rechnungen empfangen?

Accepted Answer

Drei gängige Wege: (1) Per E-Mail als Anhang — XRechnung als .xml-Datei oder ZUGFeRD als PDF. (2) Über ein Portal des Empfängers (z.B. bei Ketten, Konzernen). (3) Über das Peppol-Netzwerk mit eigenem Access Point. Seit 2025 müssen alle B2B-Unternehmen mindestens per E-Mail E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können.

Question 44

Wie sende ich eine XRechnung an eine Bundesbehörde?

Accepted Answer

Über das Zentrale Rechnungseingangsportal (ZRE) des Bundes oder das OZG-konforme Rechnungseingangsportal (OZG-RE). Welches Portal zuständig ist, erkennen Sie an der Leitweg-ID. Upload der XRechnung-XML, automatische Validierung, Weiterleitung an die Empfangsstelle. Alternativ: Einreichung via Peppol.

Question 45

Wo kann ich XRechnung an Landesbehörden senden?

Accepted Answer

Jedes Bundesland betreibt ein eigenes Portal: z.B. eRechnung.Bayern für Bayern, service-bw.de für Baden-Württemberg, OZG-RE für Bund/Länder, SHeerV für Schleswig-Holstein. Die Leitweg-ID bestimmt das richtige Portal. Alternativ werden viele Portale über Peppol angesprochen.

Question 46

Was ist der Unterschied zwischen ZRE und OZG-RE?

Accepted Answer

ZRE ist das klassische Portal des Bundes für Rechnungen an Bundesbehörden (seit 2018). OZG-RE ist die modernere Variante, die auch für Länder und Kommunen nutzbar ist (seit 2020). Beide akzeptieren XRechnung und ZUGFeRD. Welches zuständig ist, hängt von der Behörde und der Leitweg-ID ab.

Question 47

Kann ich XRechnung per E-Mail verschicken?

Accepted Answer

Ja, im B2B ist E-Mail der häufigste Übertragungsweg. Die XRechnung wird als .xml-Datei im Anhang versendet, idealerweise zusammen mit einer lesbaren PDF-Ansicht zur Information. Bei B2G-Rechnungen ist der offizielle Portal-Upload (ZRE, OZG-RE) meist Pflicht, E-Mail-Versand ist die Ausnahme.

Question 48

Wie lange muss ich E-Rechnungen aufbewahren?

Accepted Answer

Nach § 147 AO und § 14b UStG gilt für Rechnungen eine Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren — unabhängig ob Papier oder elektronisch. Für Buchungsbelege wurde die Frist durch das Bürokratieentlastungsgesetz IV seit 2025 auf 8 Jahre verkürzt. Rechnungen selbst bleiben aber bei 10 Jahren. Der Fristbeginn ist das Ende des Kalenderjahres der Rechnungserstellung.

Question 49

Was bedeutet GoBD?

Accepted Answer

GoBD steht für „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff". Sie wurden vom BMF erlassen und regeln Anforderungen an die elektronische Buchführung: Nachvollziehbarkeit, Vollständigkeit, Richtigkeit, Unveränderbarkeit, Zeitgerechtheit und Ordnung.

Question 50

Wie archiviere ich E-Rechnungen GoBD-konform?

Accepted Answer

Revisionssicher speichern (WORM-Speicher oder zertifiziertes DMS), Änderungen protokollieren (Audit-Log), Original-Format beibehalten (XML bei XRechnung, PDF/A-3 bei ZUGFeRD), Verfahrensdokumentation pflegen, maschinell auswertbar halten. Das einfache Speichern in einem Cloud-Ordner reicht nicht aus.

Question 51

Reicht das Speichern als PDF aus?

Accepted Answer

Nein. Bei XRechnung ist die XML-Datei das Original und muss als solche archiviert werden — ein PDF-Ausdruck allein reicht nicht. Bei ZUGFeRD muss die komplette PDF/A-3-Datei inklusive eingebettetem XML aufbewahrt werden. Eine konvertierte oder bearbeitete Version verletzt den Grundsatz der Unveränderbarkeit.

Question 52

Was ist eine Verfahrensdokumentation?

Accepted Answer

Die Verfahrensdokumentation beschreibt schriftlich alle Prozesse rund um Ihre elektronischen Belege: Wie gelangen Rechnungen ins System? Wie werden sie verarbeitet, gebucht, archiviert, gelöscht? Welche Software wird genutzt? Wer hat welche Berechtigungen? Ohne Verfahrensdokumentation kann das Finanzamt die gesamte Buchführung als nicht ordnungsgemäß einstufen.

Question 53

Sind meine Rechnungsdaten bei Ihnen sicher?

Accepted Answer

Ja. Alle Daten werden ausschließlich auf Servern in Deutschland verarbeitet und unterliegen der DSGVO. Die Übertragung erfolgt mit 256-Bit-SSL/TLS-Verschlüsselung. Nach Abschluss der Konvertierung werden sämtliche hochgeladenen Dateien und generierten E-Rechnungen unmittelbar und unwiderruflich von unseren Servern gelöscht. Eine dauerhafte Speicherung findet nicht statt.

Question 54

Werden meine Rechnungen gespeichert?

Accepted Answer

Nein. Unser Privacy-First-Prinzip: Ihre Rechnung existiert auf unseren Servern nur für die Dauer der Konvertierung — danach wird sie sofort und vollständig gelöscht. Wir speichern keine Rechnungsinhalte, keine Empfängerdaten, keine Beträge. Das unterscheidet uns von vielen Wettbewerbern, die Daten für Analytics oder KI-Training aufbewahren.

Question 55

Ist das Tool DSGVO-konform?

Accepted Answer

Ja. Vollständige DSGVO-Konformität: Datenverarbeitung nur in Deutschland, transparente Datenschutzerklärung, keine Weitergabe an Dritte, keine dauerhafte Speicherung von Rechnungsinhalten, klare Betroffenenrechte. Unsere Datenschutzerklärung finden Sie unter /datenschutzerklaerung.

Question 56

Wer hat Zugriff auf meine Rechnungsdaten?

Accepted Answer

Ausschließlich automatisierte Systeme. Eine manuelle Einsichtnahme durch Mitarbeiter ist technisch ausgeschlossen und organisatorisch verboten. Support-Mitarbeiter sehen nie Rechnungsinhalte, nur Metadaten (Timestamps, Dateigrößen, Fehlercodes), die zur Fehleranalyse nötig sind.

Question 57

Was kostet die Nutzung?

Accepted Answer

Wir bieten ein transparentes Pay-per-Use-Modell ohne versteckte Kosten oder Abonnement-Zwang. Konvertierungs-Pakete (10, 30 oder 100 Konvertierungen) als Einmalzahlung, mit sinkendem Einzelpreis bei größeren Paketen. Guthaben verfällt nicht. Für Vielnutzer gibt es zusätzlich ein Pro-Abo mit unbegrenzten Konvertierungen. Details auf /preise.

Question 58

Kann ich das Tool kostenlos testen?

Accepted Answer

Ja. Nach kostenloser Registrierung erhalten Sie ein Startguthaben für erste Konvertierungen — ohne vorherigen Paketkauf. Der vollständige Funktionsumfang inklusive KoSIT-Validierung steht zur Verfügung. Keine Kreditkarte, keine Kündigung, keine Verpflichtung.

Question 59

Muss ich Software installieren?

Accepted Answer

Nein. Unser Tool ist vollständig webbasiert und funktioniert in jedem modernen Browser (Chrome, Firefox, Safari, Edge). Keine Installation, keine Konfiguration, keine eigene Server. Auch vom Smartphone oder Tablet nutzbar. Alle Updates erfolgen automatisch im Hintergrund.

Question 60

Was passiert bei fehlgeschlagener Konvertierung?

Accepted Answer

Sie zahlen nur für tatsächlich erfolgreiche Konvertierungen — fehlgeschlagene werden nicht vom Guthaben abgezogen. Im Fehlerfall erhalten Sie eine detaillierte Fehlermeldung (z.B. fehlende Rechnungsnummer, nicht erkennbare Steuersätze). Nach Korrektur können Sie die Rechnung beliebig oft neu hochladen.

Question 61

Wie erreiche ich den Support?

Accepted Answer

Über /kontakt oder per E-Mail an support@erechnung-tool.de. Wir antworten werktags in der Regel innerhalb von 4 Stunden. Für Pro-Abo-Kunden gibt es priorisierten Support. Häufige Fragen werden hier im FAQ beantwortet, technische Details in der Dokumentation unter /docs.

Support61 Antworten

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