ArchivierungGoBD-konform
GoBD-konforme Archivierung von E-Rechnungen
E-Rechnungen müssen revisionssicher archiviert werden. Hier erfahren Sie alles über Aufbewahrungsfristen, technische Anforderungen und wie Sie die GoBD-Vorgaben erfüllen.
Jahre Aufbewahrungspflicht
Unveränderbar speichern
Format beibehalten
Rechtliche Grundlage
GrundlagenWas ist die GoBD?
GoBD: Die Grundlage für digitale Buchführung
Die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) regelt, wie Unternehmen ihre digitalen Geschäftsunterlagen führen und aufbewahren müssen.
Für E-Rechnungen bedeutet das: Sie müssen so archiviert werden, dass sie jederzeit lesbar, unveränderbar und vollständig abrufbar sind – und das 10 Jahre lang.
Wichtig zu wissen
Ein Ausdruck der E-Rechnung ist keine GoBD-konforme Archivierung. Die Rechnung muss im Originalformat (XML/PDF) elektronisch aufbewahrt werden.
Frist10 Jahre Aufbewahrung
Aufbewahrungsfrist: 10 Jahre
10 Jahre ab Jahresende
Die Aufbewahrungsfrist beginnt am Ende des Kalenderjahres, in dem die Rechnung erstellt wurde.
Beispiel:
Eine E-Rechnung vom 15. März 2025 muss bis zum 31. Dezember 2035 aufbewahrt werden (Fristbeginn: 31.12.2025 + 10 Jahre).
Während der gesamten Zeit muss gewährleistet sein:
- Jederzeitige Lesbarkeit der Rechnung
- Unveränderbarkeit des Dokuments
- Maschinelle Auswertbarkeit (bei E-Rechnungen)
- Vollständigkeit aller Rechnungsdaten
TechnikTechnische Anforderungen
Was bedeutet revisionssichere Archivierung?
Unveränderbarkeit
Nach dem Speichern dürfen Dokumente nicht mehr verändert werden. Jede Änderung muss als neue Version protokolliert werden.
Vollständigkeit
Alle Rechnungen müssen vollständig und lückenlos archiviert werden. Keine Rechnung darf fehlen.
Ordnung
Dokumente müssen systematisch geordnet und schnell auffindbar sein. Eine klare Struktur ist Pflicht.
Zeitgerechtheit
Rechnungen müssen zeitnah archiviert werden. Lange Verzögerungen sind nicht GoBD-konform.
Nachvollziehbarkeit
Alle Vorgänge müssen dokumentiert sein. Wer hat wann was geändert oder zugegriffen?
Maschinelle Auswertbarkeit
E-Rechnungen müssen in einem Format vorliegen, das maschinelle Auswertung ermöglicht (XML-Daten).
FormateArchivierung nach Format
XRechnung vs. ZUGFeRD archivieren
XRechnung archivieren
- Format: XML-Datei im Originalformat speichern
- Lesbarkeit: Viewer zur Darstellung bereithalten
- Tipp: Zusätzlich PDF-Visualisierung speichern (aber XML ist führend)
ZUGFeRD archivieren
- Format: PDF/A-3 Datei komplett speichern
- Vorteil: PDF und XML in einer Datei
- Hinweis: PDF/A-3 ist für Langzeitarchivierung konzipiert
ChecklistePrüfen Sie sich
GoBD-Checkliste für E-Rechnungen
E-Rechnungen im Originalformat speichern
XRechnung als XML, ZUGFeRD als PDF/A-3 – keine Formatkonvertierung bei der Archivierung.
Revisionssicheres System nutzen
Ein Archivierungssystem, das Unveränderbarkeit gewährleistet und Zugriffe protokolliert.
Verfahrensdokumentation erstellen
Dokumentieren Sie, wie E-Rechnungen verarbeitet und archiviert werden.
Backup-Strategie implementieren
Regelmäßige Backups, idealerweise an verschiedenen Standorten oder in der Cloud.
Zugriffsrechte verwalten
Nur berechtigte Personen sollten Zugriff auf archivierte Rechnungen haben.
Regelmäßige Prüfung
Überprüfen Sie regelmäßig, ob archivierte Rechnungen noch lesbar und vollständig sind.
LösungenPraktische Umsetzung
Archivierungslösungen für Unternehmen
DMS-Systeme
Dokumentenmanagement-Systeme wie DocuWare, ELO oder d.velop bieten revisionssichere Archivierung als Kernfunktion.
- Professionelle Lösung
- GoBD-Zertifizierung möglich
Cloud-Archivierung
Cloud-basierte Archivierungsdienste mit DSGVO-konformen Rechenzentren in Deutschland/EU.
- Keine eigene Infrastruktur
- Automatische Backups
Unser Tipp: Viele Buchhaltungsprogramme bieten integrierte Archivierungsfunktionen. Prüfen Sie, ob Ihre aktuelle Software bereits GoBD-konform archivieren kann.
E-Rechnungen rechtssicher verwalten
Erstellen Sie GoBD-konforme E-Rechnungen und behalten Sie die Kontrolle über Ihre digitale Archivierung.