E-Rechnungen müssen revisionssicher archiviert werden. Hier erfahren Sie alles über Aufbewahrungsfristen, technische Anforderungen und wie Sie die GoBD-Vorgaben erfüllen.
Jahre Aufbewahrungspflicht
Unveränderbar speichern
Format beibehalten
Rechtliche Grundlage
Die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) regelt, wie Unternehmen ihre digitalen Geschäftsunterlagen führen und aufbewahren müssen.
Für E-Rechnungen bedeutet das: Sie müssen so archiviert werden, dass sie jederzeit lesbar, unveränderbar und vollständig abrufbar sind – und das 10 Jahre lang.
Ein Ausdruck der E-Rechnung ist keine GoBD-konforme Archivierung. Die Rechnung muss im Originalformat (XML/PDF) elektronisch aufbewahrt werden.
Die Aufbewahrungsfrist beginnt am Ende des Kalenderjahres, in dem die Rechnung erstellt wurde.
Eine E-Rechnung vom 15. März 2025 muss bis zum 31. Dezember 2035 aufbewahrt werden (Fristbeginn: 31.12.2025 + 10 Jahre).
Nach dem Speichern dürfen Dokumente nicht mehr verändert werden. Jede Änderung muss als neue Version protokolliert werden.
Alle Rechnungen müssen vollständig und lückenlos archiviert werden. Keine Rechnung darf fehlen.
Dokumente müssen systematisch geordnet und schnell auffindbar sein. Eine klare Struktur ist Pflicht.
Rechnungen müssen zeitnah archiviert werden. Lange Verzögerungen sind nicht GoBD-konform.
Alle Vorgänge müssen dokumentiert sein. Wer hat wann was geändert oder zugegriffen?
E-Rechnungen müssen in einem Format vorliegen, das maschinelle Auswertung ermöglicht (XML-Daten).
XRechnung als XML, ZUGFeRD als PDF/A-3 – keine Formatkonvertierung bei der Archivierung.
Ein Archivierungssystem, das Unveränderbarkeit gewährleistet und Zugriffe protokolliert.
Dokumentieren Sie, wie E-Rechnungen verarbeitet und archiviert werden.
Regelmäßige Backups, idealerweise an verschiedenen Standorten oder in der Cloud.
Nur berechtigte Personen sollten Zugriff auf archivierte Rechnungen haben.
Überprüfen Sie regelmäßig, ob archivierte Rechnungen noch lesbar und vollständig sind.
Dokumentenmanagement-Systeme wie DocuWare, ELO oder d.velop bieten revisionssichere Archivierung als Kernfunktion.
Cloud-basierte Archivierungsdienste mit DSGVO-konformen Rechenzentren in Deutschland/EU.
Unser Tipp: Viele Buchhaltungsprogramme bieten integrierte Archivierungsfunktionen. Prüfen Sie, ob Ihre aktuelle Software bereits GoBD-konform archivieren kann.
Erstellen Sie GoBD-konforme E-Rechnungen und behalten Sie die Kontrolle über Ihre digitale Archivierung.