E-RechnungsformatZUGFeRD Guide
ZUGFeRD – das hybride E-Rechnungsformat
ZUGFeRD kombiniert eine menschenlesbare PDF-Rechnung mit strukturierten XML-Daten nach EN 16931. Ideal für den B2B-Alltag: Ihr Kunde öffnet die Rechnung wie gewohnt, Ihre Buchhaltung liest die Daten automatisch. Hier erfahren Sie alles über Profile, Anwendungsfälle und die Erstellung.
GrundlagenDefinition
Was ist ZUGFeRD?
ZUGFeRD steht für Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland und ist ein hybrides E-Rechnungs-Format. Eine ZUGFeRD-Datei ist eine PDF-Rechnung nach dem Standard PDF/A-3, in die strukturierte XML-Daten nach der europäischen Norm EN 16931 eingebettet sind.
Das Besondere: Menschen öffnen die Datei wie ein normales PDF und sehen die gewohnte Rechnungsansicht. Buchhaltungssoftware, ERP-Systeme oder Behörden-Portale extrahieren gleichzeitig die eingebetteten XML-Daten und verarbeiten sie automatisch. So wird die Rechnung gleichzeitig lesbar und maschinell verarbeitbar.
Entwickelt wurde ZUGFeRD vom Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) in Zusammenarbeit mit Wirtschaft, Verwaltung und Verbänden. Seit der Version 2.0 (2019) ist ZUGFeRD voll EN-16931-konform und damit europaweit kompatibel.
Warum „hybrid“?
Weil ZUGFeRD zwei Formate in einer Datei vereint: die klassische PDF-Ansicht (Darstellung) und strukturierte XML-Daten (Verarbeitung). Das unterscheidet ZUGFeRD von der XRechnung, die reine XML-Daten ohne visuelle Darstellung liefert.
Varianten5 ZUGFeRD-Profile
ZUGFeRD Profile: Von MINIMUM bis EXTENDED
ZUGFeRD 2.x kennt fünf Profile mit unterschiedlichem Datenumfang. Seit der E-Rechnungspflicht 2025 sind nur noch die Profile EN 16931 und EXTENDED rechtssicher als echte E-Rechnung.
| Profil | Umfang | Anwendungsfall | E-Rechnung 2025? |
|---|---|---|---|
| MINIMUM | Nur buchungsrelevante Felder | Interne Buchung, keine Rechnungspositionen | Nein |
| BASIC WL | Without Lines (ohne Positionen) | Kopfdaten + Summen, keine Einzelpositionen | Nein |
| BASIC | Pflichtfelder + reduzierte Positionen | Einfacher B2B-Standard | Nein |
| EN 16931 | Voller EN-16931-Kern, XRechnung-kompatibel | B2G-Pflicht seit 11/2024, B2B-Standard seit 2025 | Ja |
| EXTENDED | EN 16931 + branchenspezifische Erweiterungen | Komplexe Szenarien (Logistik, Versorger, Bau) | Ja |
AbgrenzungFormat-Vergleich
ZUGFeRD oder XRechnung – was ist der Unterschied?
ZUGFeRD
- Hybrid: PDF + eingebettetes XML (PDF/A-3)
- Menschen- und maschinenlesbar in einer Datei
- 5 Profile (MINIMUM bis EXTENDED)
- Ideal für B2B, auch für kleine Partner
- International kompatibel mit Factur-X
XRechnung
- Reines XML (UBL oder CII), keine PDF
- Maschinenlesbar, für Menschen Viewer nötig
- Pflichtformat für Bundesbehörden (seit 27.11.2020)
- Deutsche CIUS der EN 16931
- Optimal für automatisierte Verarbeitung
GesetzWachstumschancengesetz
ZUGFeRD und die E-Rechnungspflicht ab 2025
Seit dem 01.01.2025 gilt in Deutschland die schrittweise E-Rechnungspflicht im B2B. Was bedeutet das für ZUGFeRD?
Zulässig als E-Rechnung
- • ZUGFeRD Profil EN 16931
- • ZUGFeRD Profil EXTENDED
- • Factur-X (= ZUGFeRD EN 16931)
Nicht mehr zulässig (B2B-Pflicht)
- • ZUGFeRD MINIMUM
- • ZUGFeRD BASIC WL
- • ZUGFeRD BASIC
Zeitplan der Pflicht
Seit 01.01.2025: Empfang verpflichtend
Jedes in Deutschland ansässige Unternehmen muss E-Rechnungen (XRechnung, ZUGFeRD EN 16931/EXTENDED) empfangen und verarbeiten können.
Ab 01.01.2027: Versand für Unternehmen >800.000 € Umsatz
Unternehmen mit Jahresumsatz über 800.000 € müssen E-Rechnungen im B2B versenden.
Ab 01.01.2028: Alle Unternehmen müssen versenden
Die B2B-Versandpflicht gilt für alle Unternehmen, unabhängig von der Umsatzhöhe.
InternationalFactur-X
ZUGFeRD und Factur-X: identische Zwillinge
Factur-X ist das französische Pendant zu ZUGFeRD – und strukturell identisch mit dem ZUGFeRD-Profil EN 16931. Beide Formate entstanden aus einer deutsch-französischen Kooperation zwischen FeRD (Deutschland) und FNFE-MPE (Frankreich) und teilen dieselbe PDF/A-3-Struktur, denselben XML-Datenkern und dieselben EN-16931-Geschäftsregeln.
Für Sie heißt das: Eine ZUGFeRD-Rechnung im Profil EN 16931 ist automatisch eine gültige Factur-X-Rechnung – und umgekehrt. Unser Validator und Konverter erkennen beide Formate gleichwertig. Auch im internationalen Rechnungsverkehr zwischen deutschen und französischen Unternehmen sind Sie mit ZUGFeRD EN 16931 bestens gerüstet.
Fun Fact: Der offizielle Name im ZUGFeRD-XML-Schema nennt das EN-16931-Profil explizit auch „urn:cen.eu:en16931:2017#compliant#urn:factur-x.eu“ – Factur-X und ZUGFeRD sind hier sogar auf Spezifikations-Ebene dasselbe.
PraxisWeiterführende Themen
ZUGFeRD in der Praxis
Vom Erstellen über das Validieren bis zum Format-Vergleich – hier finden Sie alles für den Umgang mit ZUGFeRD.
ZUGFeRD-Rechnung erstellen
PDF-Rechnungen automatisch in gültige ZUGFeRD-Dateien umwandeln.
Zum KonverterZUGFeRD Profile im Detail
Alle fünf Profile im direkten Vergleich mit Empfehlungen je Anwendungsfall.
Profile vergleichenPDF in ZUGFeRD umwandeln
Bestehende PDF-Rechnungen mit einem Klick zu ZUGFeRD konvertieren.
PDF konvertierenZUGFeRD vs. XRechnung
Unterschiede, Anwendungsfälle und wann welches Format Pflicht ist.
Vergleich ansehenZielgruppenFür wen?
Wann ist ZUGFeRD die richtige Wahl?
B2B mit gemischter Partner-Landschaft
Wenn Ihre Kunden und Lieferanten unterschiedlich digitalisiert sind – manche mit ERP-Systemen, andere mit einfachen Tools – glänzt ZUGFeRD: Die PDF-Ansicht funktioniert bei allen, die XML-Daten werden automatisch genutzt, wo möglich.
Sanfter Übergang zur E-Rechnungspflicht
Die Pflicht zum E-Rechnungs-Empfang besteht seit 2025. ZUGFeRD erlaubt Ihnen, weiterhin gewohnte PDF-Workflows zu nutzen, ohne Rechtssicherheit zu opfern (Profil EN 16931 / EXTENDED).
Deutsch-französischer Rechnungsverkehr
Durch die Kompatibilität mit Factur-X ist ZUGFeRD die ideale Basis für Rechnungen zwischen Deutschland und Frankreich – ein Format, zwei Märkte.
Archivierung nach GoBD
ZUGFeRD-Dateien sind PDF/A-3 und damit für die Langzeit-Archivierung optimiert. Nach GoBD sind beide Bestandteile (PDF + XML) revisionssicher zu archivieren.
FAQHäufige Fragen
Häufige Fragen zu ZUGFeRD
ZUGFeRD-Rechnung selbst erstellen?
Mit unserem Online-Konverter wandeln Sie bestehende PDF-Rechnungen automatisch in gültige ZUGFeRD-Dateien um – Profil EN 16931 oder EXTENDED, sofort rechtssicher.