Die zwei Formate im Überblick
Deutschland kennt zwei anerkannte E-Rechnungsformate, die beide die europäische Norm EN 16931 erfüllen: XRechnung und ZUGFeRD. Obwohl beide Formate denselben Standard umsetzen, unterscheiden sie sich in ihrer technischen Architektur grundlegend.
Dateistruktur und Format
XRechnung
XRechnung ist ein reines XML-Format. Eine XRechnung besteht aus genau einer XML-Datei, die alle Rechnungsdaten in maschinenlesbarer Form enthält. Es gibt keine visuelle Darstellung als Teil des Formats. Die Datei folgt dem UBL 2.1 (Universal Business Language) oder dem UN/CEFACT Cross Industry Invoice Schema.
Typische Dateigröße: 5-50 KB pro Rechnung.
ZUGFeRD
ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) ist ein hybrides Format. Es kombiniert ein menschenlesbares PDF/A-3 Dokument mit einer eingebetteten XML-Datei. Die XML-Datei wird als Anhang (Attachment) in die PDF-Datei eingebettet und folgt dem UN/CEFACT Cross Industry Invoice Schema.
Typische Dateigröße: 100 KB - 5 MB pro Rechnung (abhängig vom PDF-Inhalt).
XML-Schemata im Detail
| Eigenschaft | XRechnung | ZUGFeRD |
|---|---|---|
| XML-Schema | UBL 2.1 oder CII | CII (Cross Industry Invoice) |
| Namespace | urn:oasis:names:specification:ubl | urn:un:unece:uncefact:data |
| Einbettung | Eigenständige XML-Datei | XML eingebettet in PDF/A-3 |
| Menschenlesbar | Nein (reines XML) | Ja (PDF-Ebene) |
| Maschinenlesbar | Ja | Ja (XML-Ebene) |
| EN 16931 konform | Ja | Ja (ab Profil EN16931) |
ZUGFeRD Profile
ZUGFeRD bietet verschiedene Profile mit unterschiedlichem Datenumfang. Jedes Profil baut auf dem vorherigen auf:
- MINIMUM: Nur grundlegende Rechnungsdaten (Betrag, Währung, Käufer/Verkäufer). Nicht EN 16931 konform.
- BASIC WL: Erweiterte Basisdaten ohne einzelne Rechnungspositionen.
- BASIC: Vollständige Basisdaten mit Rechnungspositionen.
- EN16931 (empfohlen): Erfüllt die europäische Norm vollständig. Pflichtprofil für E-Rechnungen im Sinne des Wachstumschancengesetzes.
- EXTENDED: Maximaler Datenumfang für komplexe Geschäftsprozesse.
- XRECHNUNG: Spezialprofil für öffentliche Auftraggeber in Deutschland. Technisch identisch mit der eigenständigen XRechnung.
Für die E-Rechnungspflicht ab 2025 müssen ZUGFeRD-Rechnungen mindestens das Profil EN16931 verwenden.
Validierung
XRechnung
XRechnung-Rechnungen werden gegen das offizielle Prüftool der KoSIT (Koordinierungsstelle für IT-Standards) validiert. Die Validierung prüft:
- XML-Schema-Konformität
- Schematron-Geschäftsregeln (BR-DE Regeln für Deutschland)
- EN 16931 Konformität
ZUGFeRD
Die Validierung von ZUGFeRD-Rechnungen umfasst zwei Ebenen:
- PDF/A-3 Konformität: Das PDF muss dem ISO 19005-3 Standard entsprechen
- XML-Validierung: Die eingebettete XML-Datei wird gegen das CII-Schema und die EN 16931 Regeln geprüft
Wann welches Format?
XRechnung wählen, wenn:
- Sie Rechnungen an öffentliche Auftraggeber (Bund, Länder, Kommunen) senden
- Ihr Empfänger ausschließlich maschinenlesbare Daten benötigt
- Sie ein Rechnungsportal wie ZRE oder OZG-RE nutzen
- Minimale Dateigröße wichtig ist
ZUGFeRD wählen, wenn:
- Sie Rechnungen an andere Unternehmen (B2B) senden
- Der Empfänger die Rechnung auch visuell prüfen können soll
- Sie bestehende PDF-Workflows beibehalten möchten
- Sie ein Format benötigen, das auch ohne spezielle Software lesbar ist
Konvertierung zwischen den Formaten
Mit eRechnung Tool können Sie PDF-Rechnungen in beide Formate konvertieren. Der Prozess ist identisch: PDF hochladen, Format wählen, konvertierte Rechnung herunterladen. Die automatische KoSIT-Validierung stellt sicher, dass die erzeugte E-Rechnung allen gesetzlichen Anforderungen entspricht.
Quellen
- EN 16931-1:2017: Europäische Norm für elektronische Rechnungsstellung (CEN)
- XRechnung Standard 3.0: Spezifikation der KoSIT
- ZUGFeRD 2.2 Spezifikation: Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD)
- BMF-Schreiben vom 15.10.2024: Einführungsschreiben zur E-Rechnungspflicht