Was heißt GoBD-konforme Archivierung?

GoBD-konforme Archivierung bedeutet, dass digitale Belege (Rechnungen, Verträge, E-Mails) revisionssicher gespeichert werden: unveränderbar, jederzeit lesbar, vollständig, ordnungsgemäß, zeitgerecht und nachvollziehbar. Das Archivsystem muss Änderungen protokollieren, Löschungen verhindern und einen strukturierten Zugriff für Prüfer ermöglichen.

Wie lange müssen Rechnungen aufbewahrt werden?

Rechnungen unterliegen nach § 147 AO einer Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren – unabhängig ob Papier oder elektronisch. Seit dem Bürokratieentlastungsgesetz IV (gültig ab 2025) wurde die Frist für Buchungsbelege auf 8 Jahre verkürzt. Für E-Rechnungen gelten dieselben Fristen wie für Papier-Rechnungen. Die Frist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Rechnung erstellt wurde.

Was sind die Grundsätze der GoBD?

Die GoBD definieren sechs Kern-Grundsätze: (1) Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit, (2) Vollständigkeit, (3) Richtigkeit, (4) Zeitgerechte Buchungen und Aufzeichnungen, (5) Ordnung, (6) Unveränderbarkeit. Jeder Grundsatz muss sowohl bei der Buchung als auch bei der Archivierung erfüllt sein.

Reicht das einfache Speichern auf der Festplatte?

Nein. Das einfache Ablegen auf einer Festplatte oder in einem Cloud-Ordner ist nicht GoBD-konform. Sie brauchen ein System, das (1) Unveränderbarkeit garantiert (z.B. WORM-Speicher oder kryptografische Signatur), (2) Änderungen protokolliert (Audit-Log), (3) jederzeitigen maschinellen Zugriff ermöglicht und (4) eine Verfahrensdokumentation bietet.

Was ist eine Verfahrensdokumentation?

Die Verfahrensdokumentation ist eine schriftliche Beschreibung des gesamten Ablaufs: Wie gelangen Belege in Ihr System? Wie werden sie verarbeitet, archiviert, gelöscht? Welche Software wird genutzt? Wer hat welche Berechtigungen? Ohne Verfahrensdokumentation kann ein Prüfer die gesamte Buchhaltung als nicht ordnungsgemäß einstufen – mit der Folge von Steuerschätzungen.

Wie archiviere ich E-Rechnungen (XRechnung / ZUGFeRD) GoBD-konform?

Bei ZUGFeRD speichern Sie die komplette PDF/A-3-Datei inklusive eingebettetem XML – beide Bestandteile sind revisionssicher aufzubewahren. Bei XRechnung (reine XML) sollten Sie zusätzlich eine menschenlesbare Darstellung (z.B. Visualisierung) archivieren, damit ein Prüfer die Rechnung einsehen kann, ohne Spezialsoftware zu benötigen. Das Originalformat bleibt die XML-Datei.

Darf ich Papier-Rechnungen einscannen und das Papier vernichten?

Ja, das ist ersetzendes Scannen nach GoBD erlaubt – unter Bedingungen: Die Digitalisate müssen bildlich und inhaltlich mit dem Original übereinstimmen, der Scan-Prozess muss in der Verfahrensdokumentation beschrieben sein, und die Digitalisate müssen revisionssicher archiviert werden. Bestimmte Originale (notarielle Urkunden, Zollpapiere) müssen weiterhin im Original aufbewahrt werden.

Was passiert bei GoBD-Verstößen?

Bei Verstößen gegen die GoBD kann das Finanzamt die Buchführung als formell nicht ordnungsgemäß einstufen. Folgen: Schätzung der Besteuerungsgrundlagen (meist zu Ungunsten des Unternehmens), Verlust des Vorsteuerabzugs für nicht nachweisbare Rechnungen, Bußgelder bis zu 250.000 € und in Extremfällen strafrechtliche Konsequenzen wegen Steuerhinterziehung.

Muss ich E-Mails archivieren?

Ja, sofern sie steuerrelevant sind – also Handelsbriefe im Sinne des § 147 AO. Dazu zählen: Rechnungen, Auftragsbestätigungen, Verträge, Angebote, Korrespondenz zu Geschäftsvorfällen. Reine Werbung oder persönliche Mails müssen nicht archiviert werden. Archivierung muss im Original-Format erfolgen (meist EML oder MSG), nicht als Screenshot.

Speichert eRechnung-Tool meine Rechnungen für die Archivierung?

Nein. Unser Konverter verarbeitet Ihre Rechnungen ausschließlich im Arbeitsspeicher und speichert keine Rechnungsdaten dauerhaft – das ist unser Privacy-First-Prinzip. Die GoBD-konforme Archivierung bleibt in Ihrer Verantwortung. Wir empfehlen eine spezialisierte DMS-Lösung (z.B. d.velop, DocuWare, ecoDMS) oder ein GoBD-zertifiziertes Archiv-System Ihrer Buchhaltungssoftware.

Steuer & RechtGoBD 2019 / 2025

GoBD-konforme Archivierung

Q: Was bedeutet GoBD?

GoBD steht für die "Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff". Sie wurden vom Bundesfinanzministerium (BMF) erlassen und regeln, wie Unternehmen steuerrelevante Daten und Belege elektronisch führen und archivieren müssen. Aktuelle Fassung ist die GoBD 2019 mit Ergänzungen 2025.

Die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern (GoBD) regeln, wie Unternehmen steuerrelevante Daten revisionssicher archivieren müssen. Hier erfahren Sie alle Pflichten, Fristen und wie Sie E-Rechnungen, Papier-Rechnungen und E-Mails korrekt aufbewahren.

10 Jahre Aufbewahrung

Revisionssicher

E-Rechnung kompatibel

Checkliste inklusive

DefinitionWas ist GoBD?

GoBD – die Grundlage der digitalen Buchhaltung

GoBD steht für die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff. Sie wurden vom Bundesfinanzministerium (BMF) erlassen und konkretisieren, was bisherige Paragrafen wie § 147 AO (Abgabenordnung) und § 257 HGB (Handelsgesetzbuch) für die digitale Welt bedeuten.

Die aktuelle Fassung stammt aus dem BMF-Schreiben vom 28.11.2019 mit Ergänzungen aus dem Bürokratieentlastungsgesetz IV (2025), das die Aufbewahrungsfrist für Buchungsbelege von 10 auf 8 Jahre verkürzt hat. Für Rechnungen gilt weiterhin die 10-Jahres-Frist.

Die GoBD gelten für alle Unternehmen, die steuerrelevante Daten elektronisch verarbeiten – vom Freiberufler mit einer Cloud-Buchhaltung bis zum Konzern mit SAP-ERP. Auch wer seine Belege nur einscannt oder per E-Mail erhält, muss GoBD beachten.

Kern-Regeln6 Grundsätze

Die 6 Grundsätze der GoBD

Alle Pflichten der GoBD lassen sich auf sechs Kern-Grundsätze zurückführen. Jeder muss sowohl bei Buchung als auch bei Archivierung erfüllt sein.

Nachvollziehbarkeit

Jeder Beleg, jede Buchung muss nachvollzogen werden können. Herkunft, Bearbeitung, Änderungen – alles muss protokolliert sein.

Vollständigkeit

Alle Geschäftsvorfälle müssen erfasst werden. Keine Lücken, keine selektive Ablage.

Richtigkeit

Die Aufzeichnungen müssen den tatsächlichen Geschäftsvorgang korrekt wiedergeben.

Zeitgerechtheit

Buchungen und Ablagen zeitnah vornehmen – nicht Wochen später nachträglich erfassen.

Ordnung

Systematische Ablage mit eindeutiger Zuordnung. Belege zu Buchungen verlinkt, Journale strukturiert.

Unveränderbarkeit

Einmal gebucht oder archiviert, dürfen Daten nicht mehr nachträglich veränderbar sein. Korrekturen nur nachvollziehbar.

FristenWie lange aufbewahren?

Aufbewahrungsfristen nach § 147 AO

Belegart	Frist	Grundlage
Rechnungen (Eingang & Ausgang)	10 Jahre	§ 147 AO, § 14b UStG
Buchungsbelege	8 Jahre (ab 2025)	Bürokratieentlastungsgesetz IV
Geschäftsbriefe / E-Mails	6 Jahre	§ 147 AO
Handelsbücher, Bilanzen	10 Jahre	§ 147 AO
Lohnsteuerunterlagen	6 Jahre	§ 41 EStG

Achtung Fristbeginn: Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Aufzeichnung erstellt wurde. Eine Rechnung vom März 2026 muss also bis Ende 2036 aufbewahrt werden – nicht bis März 2036.

SpezialfallE-Rechnungen

E-Rechnungen GoBD-konform archivieren

Für XRechnung und ZUGFeRD gelten die gleichen Aufbewahrungs- und Revisionspflichten wie für Papier-Rechnungen – aber mit einigen Besonderheiten.

XRechnung (XML)

Original-XML aufbewahren (Pflicht)
Menschenlesbare Darstellung (z.B. PDF-Visualisierung) zusätzlich empfohlen
XML-Struktur unveränderbar halten

ZUGFeRD (PDF/A-3)

Komplette PDF/A-3-Datei aufbewahren
PDF-Ansicht und eingebettetes XML müssen erhalten bleiben
PDF/A-3 ist für Langzeit-Archivierung optimiert

Detail: E-Rechnungs-Archivierung

PraxisCheckliste

GoBD-Checkliste: Ist Ihr Archiv konform?

Gehen Sie diese 8 Punkte durch. Wenn Sie alle erfüllen, sind Sie GoBD-konform aufgestellt.

Revisionssicheres Archivsystem

WORM-Speicher, zertifiziertes DMS oder kryptografisch abgesicherter Cloud-Speicher

Verfahrensdokumentation

Schriftliche Beschreibung aller Buchungs- und Archivierungsprozesse

Eingangsbeleg-Prozess dokumentiert

Wie gelangen E-Rechnungen, Papier-Rechnungen und E-Mails ins Archiv?

Maschinell auswertbare Daten

Strukturierte Formate (XML, CSV), keine reinen Bilder bei Pflichtfeldern

Audit-Log / Änderungsprotokoll

Jede Änderung, Löschung, jeder Zugriff wird protokolliert

Benutzerrechte-Management

Klare Rollen: Wer darf was sehen, ändern, archivieren, löschen?

Regelmäßige Datensicherung

Backup-Strategie mit Test-Restore, mindestens 3-2-1-Regel

Export-Funktion für Prüfer

Digitale Betriebsprüfung (Z1/Z2/Z3-Zugriff) auf Anfrage möglich

RisikoFolgen bei Verstößen

Was passiert, wenn Sie nicht GoBD-konform sind?

Schätzung durch Finanzamt

Das Finanzamt kann die gesamte Buchführung als nicht ordnungsgemäß verwerfen und die Besteuerungsgrundlagen schätzen – meist zum Nachteil des Unternehmens.

Vorsteuerabzug gefährdet

Rechnungen, die nicht revisionssicher archiviert sind, können den Vorsteuerabzug unwirksam machen. Ergebnis: Nachzahlung der gezahlten Vorsteuer.

Bußgelder bis 250.000 €

Bei groben Verstößen können Ordnungswidrigkeitsverfahren mit Geldbußen bis 250.000 € drohen (§ 379 AO).

Strafverfahren wegen Steuerhinterziehung

In schweren Fällen (bewusste Manipulation, fehlende Dokumentation > 50.000 €) drohen strafrechtliche Konsequenzen.

FAQHäufige Fragen

Häufige Fragen zur GoBD-Archivierung

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