GuideEmpfangspflicht 2025
E-Rechnung empfangen und lesen
Ab 2025 müssen alle B2B-Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Hier erfahren Sie, wie Sie XRechnung und ZUGFeRD öffnen, lesen und verarbeiten.
Empfangspflicht für alle B2B
Aufbewahrungspflicht
Formate: XRechnung & ZUGFeRD
Kostenloser Viewer
PflichtWas Sie wissen müssen
E-Rechnung Empfangspflicht ab 2025
Seit dem 1. Januar 2025 sind alle Unternehmen in Deutschland verpflichtet, E-Rechnungen von Geschäftspartnern zu empfangen. Das bedeutet: Sie dürfen eine E-Rechnung nicht mehr ablehnen und müssen in der Lage sein, diese zu verarbeiten.
Was heißt das konkret?
Sie benötigen mindestens eine Möglichkeit, E-Rechnungen zu empfangen (z.B. per E-Mail) und einen Viewer zum Anzeigen. Für die Archivierung sollten Sie zudem eine GoBD-konforme Lösung haben.
Was Sie empfangen müssen
- XRechnung (XML-Format)
- ZUGFeRD (PDF mit XML)
- Factur-X (EU-Standard)
Nicht betroffen (B2C)
- Rechnungen von Privatpersonen
- Kleinbetragsrechnungen ≤ 250€
- Fahrausweise
FormateWas Sie erhalten können
XRechnung vs. ZUGFeRD – So erkennen Sie das Format
XRechnung
Dateiendung: .xml
- Reines XML-Format ohne visuelle Darstellung
- Benötigt Viewer zum Lesen
- Typisch von Behörden und Großunternehmen
ZUGFeRD
Dateiendung: .pdf
- PDF mit eingebettetem XML
- Als normales PDF lesbar
- Typisch im B2B-Bereich
AnleitungSchritt für Schritt
So verarbeiten Sie E-Rechnungen
1. E-Rechnung empfangen
E-Rechnungen werden typischerweise per E-Mail als Anhang zugestellt. Der Anhang ist entweder eine .xml Datei (XRechnung) oder eine .pdf Datei (ZUGFeRD).
Tipp: Richten Sie ein separates Postfach für E-Rechnungen ein, z.B. rechnung@ihrefirma.de
2. E-Rechnung öffnen und lesen
ZUGFeRD-Rechnungen können Sie direkt als PDF öffnen. Für XRechnungen (XML) benötigen Sie einen Viewer, der die Daten in lesbarer Form anzeigt.
Kostenloser XRechnung Viewer3. Rechnung prüfen und validieren
Überprüfen Sie die Rechnungsdaten auf Korrektheit: Rechnungsnummer, Beträge, Steuersätze. Optional können Sie die E-Rechnung gegen die Standards validieren.
E-Rechnung validieren4. In Buchhaltung übernehmen
Moderne Buchhaltungssoftware kann E-Rechnungen automatisch importieren. Alternativ übernehmen Sie die Daten manuell in Ihr System.
5. GoBD-konform archivieren
E-Rechnungen müssen 10 Jahre aufbewahrt werden – im Originalformat. Die XML-Daten dürfen nicht verändert werden. Nutzen Sie eine revisionssichere Archivierung.
Mehr zur GoBD-ArchivierungToolsViewer-Optionen
Tools zum Lesen von E-Rechnungen
Verschiedene Möglichkeiten, E-Rechnungen anzuzeigen und zu verarbeiten.
Online-Viewer
Unser kostenloser Online-Viewer zeigt XRechnung und ZUGFeRD direkt im Browser an. Keine Installation nötig.
- Kostenlos
- Keine Installation
- XRechnung & ZUGFeRD
Buchhaltungssoftware
Moderne Buchhaltungsprogramme wie DATEV, Lexware oder sevDesk können E-Rechnungen direkt importieren.
- Automatischer Import
- Direkte Verbuchung
- Integrierte Archivierung
PDF-Reader (ZUGFeRD)
ZUGFeRD-Rechnungen können mit jedem PDF-Reader geöffnet werden. Die XML-Daten sind eingebettet, aber nicht sichtbar.
- Bereits vorhanden
- Visuell lesbar
- !XML-Daten nicht sichtbar
XRechnung Viewer – kostenlos & online
Öffnen Sie XRechnung und ZUGFeRD direkt im Browser. Keine Installation, keine Registrierung erforderlich.