GuideFür Kleinunternehmer
XRechnung als Kleinunternehmer
Sie sind Kleinunternehmer nach §19 UStG und fragen sich, ob die E-Rechnungspflicht Sie betrifft? Empfangen müssen Sie E-Rechnungen, ausstellen nicht – und wenn Sie doch eine XRechnung brauchen, gibt es wichtige Besonderheiten.
E-Rechnungen empfangen (Pflicht)
Versenden als PDF bleibt erlaubt
Nur für Geschäftskunden relevant
GrundlageDie wichtigste Frage
Gilt die E-Rechnungspflicht für Kleinunternehmer?
Empfangen: ja – ausstellen: nein
Seit 2025 müssen auch Kleinunternehmer nach §19 UStG E-Rechnungen empfangen können. Eigene Rechnungen dürfen sie nach § 34a UStDV (Jahressteuergesetz 2024) aber dauerhaft auf Papier oder – mit Zustimmung des Empfängers – als PDF versenden, auch nach 2027.
Eine XRechnung brauchen Sie als Kleinunternehmer trotzdem, wenn Sie an Behörden liefern: Öffentliche Auftraggeber verlangen sie häufig nach eigenen Vorschriften, unabhängig von § 34a UStDV. Auch Geschäftskunden fragen zunehmend nach E-Rechnungen, weil sie diese automatisch verarbeiten. Und sobald Sie zur Regelbesteuerung wechseln, gilt ab dann die normale E-Rechnungspflicht.
Die gute Nachricht: Als Kleinunternehmer mit wenigen Geschäftskunden sind Sie oft mit dem kostenlosen Plan (3 Konvertierungen/Monat) schon vollständig abgedeckt.
WichtigBesonderheiten
Was Kleinunternehmer bei XRechnung beachten müssen
Keine Umsatzsteuer – aber richtiger Code nötig
In der XRechnung müssen Sie den Umsatzsteuer-Code korrekt setzen. Als Kleinunternehmer verwenden Sie den Code "vatExempt" (steuerbefreit) mit 0% Steuersatz. Unser Tool setzt diesen Code automatisch korrekt.
§19-Hinweis in der XRechnung
Ihre XRechnung muss den gesetzlich vorgeschriebenen Hinweis enthalten: "Kein Ausweis von Umsatzsteuer, da Kleinunternehmer gemäß § 19 UStG". Dieser Hinweis wird automatisch in das Notizen-Feld der XRechnung eingefügt.
Steuernummer statt USt-IdNr.
Kleinunternehmer haben oft keine Umsatzsteuer-ID (USt-IdNr.). In der XRechnung können Sie stattdessen Ihre Steuernummer (beim Finanzamt) eintragen. Das ist gesetzlich korrekt und wird von unserem Tool unterstützt.
Privatkunden: keine E-Rechnungspflicht
Wenn Sie ausschließlich an Privatpersonen verkaufen (B2C), sind Sie von der E-Rechnungspflicht komplett ausgenommen. Rechnungen an Privatpersonen können weiterhin als normale PDF ausgestellt werden.
DefinitionWer ist Kleinunternehmer?
Kleinunternehmerregelung §19 UStG
Voraussetzungen
- Umsatz im Vorjahr: max. 22.000 € (ab 2025: 25.000 €)
- Umsatz im laufenden Jahr: voraussichtlich max. 50.000 €
- Kein Ausweis von Umsatzsteuer in Rechnungen
- Kein Vorsteuerabzug möglich
Betroffene Gruppen
- Freiberufler (Texter, Designer, Berater)
- Nebenberuflich Selbstständige
- Kleinst-Gewerbetreibende
- Gründer im ersten Geschäftsjahr
Hinweis ab 2025
Die Umsatzgrenze für die Kleinunternehmerregelung wurde ab 2025 auf 25.000 € (Vorjahr) angehoben. Überprüfen Sie, ob Sie weiterhin als Kleinunternehmer gelten.
AnleitungSo geht es
XRechnung als Kleinunternehmer erstellen
PDF-Rechnung vorbereiten
Erstellen Sie Ihre Rechnung wie gewohnt – ohne Umsatzsteuer-Ausweis und mit dem §19-Hinweis. Speichern Sie sie als PDF.
PDF hochladen & Kleinunternehmer wählen
Laden Sie die PDF hoch. Unser Tool erkennt fehlende Umsatzsteuer automatisch und setzt den korrekten vatExempt-Code.
Konforme XRechnung herunterladen
Die fertige XRechnung enthält alle §19-konformen Felder und besteht die KoSIT-Validierung.
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