Ratgeber 2025Kleinunternehmer
E-Rechnung für Kleinunternehmer
Ab 2025 gilt die E-Rechnungspflicht auch für Kleinunternehmer nach §19 UStG. Hier erfahren Sie, was Pflicht ist, welche Ausnahmen gelten und wie Sie E-Rechnungen einfach erstellen.
Empfangspflicht für alle
Versandpflicht für alle
Nur Geschäftskunden betroffen
Kleinbeträge ausgenommen
PflichtenDas müssen Sie wissen
E-Rechnungspflicht für Kleinunternehmer
Ja – die E-Rechnungspflicht gilt auch für Kleinunternehmer
Das Wachstumschancengesetz macht keine Ausnahme für Kleinunternehmer nach §19 UStG. Bei B2B-Rechnungen (Rechnungen an andere Unternehmen) gelten dieselben Pflichten wie für alle anderen Unternehmen.
Ab 1. Januar 2025: Empfangspflicht
Sie müssen E-Rechnungen von anderen Unternehmen empfangen und verarbeiten können. Das bedeutet: ein E-Mail-Postfach reicht aus, aber Sie brauchen eine Möglichkeit, XRechnung- oder ZUGFeRD-Dateien zu öffnen und zu lesen.
Übergangszeit 2025–2027
Während der Übergangszeit dürfen Sie weiterhin PDF-Rechnungen oder Papierrechnungen an Geschäftskunden versenden – wenn der Empfänger zustimmt.
Ab 1. Januar 2028: Versandpflicht
Spätestens ab 2028 müssen auch Kleinunternehmer E-Rechnungen im Format XRechnung oder ZUGFeRD an Geschäftskunden versenden. Für Unternehmen mit über 800.000 € Umsatz gilt die Versandpflicht bereits ab 2027.
AusnahmenWann keine E-Rechnung nötig ist
Diese Rechnungen sind ausgenommen
Rechnungen an Privatpersonen (B2C)
Verkaufen Sie nur an Privatpersonen? Dann besteht keine E-Rechnungspflicht. Normale PDF-Rechnungen reichen weiterhin.
Kleinbetragsrechnungen unter 250 €
Rechnungen unter 250 € brutto sind von der E-Rechnungspflicht ausgenommen – unabhängig ob B2B oder B2C.
Steuerfreie Leistungen (§4 Nr. 8–29 UStG)
Bestimmte steuerbefreite Umsätze wie Versicherungen, Vermietung und Finanzdienstleistungen sind ausgenommen.
Fahrausweise
Fahrausweise, die als Rechnungen gelten, sind ebenfalls von der E-Rechnungspflicht ausgenommen.
Praxis-Tipp
Auch wenn Sie aktuell nur an Privatpersonen verkaufen: Sobald ein einzelner Geschäftskunde hinzukommt, greift die E-Rechnungspflicht. Bereiten Sie sich frühzeitig vor – mit unserem kostenlosen Plan ist das ohne Risiko möglich.
FormateXRechnung oder ZUGFeRD?
Welches E-Rechnungsformat für Kleinunternehmer?
XRechnung
Reines XML-Format – Pflicht bei Rechnungen an Behörden und öffentliche Auftraggeber.
- Pflicht bei öffentlichen Auftraggebern
- Reine XML-Datei (maschinenlesbar)
- Leitweg-ID erforderlich
ZUGFeRD
Hybrid-Format: PDF mit eingebettetem XML – ideal für B2B-Kunden, die auch ein lesbares PDF wollen.
- Ideal für B2B-Geschäftskunden
- PDF + XML in einer Datei
- Empfänger kann PDF normal öffnen
Nicht sicher? Ausführlicher Vergleich XRechnung vs. ZUGFeRD
AnleitungIn 3 Schritten
E-Rechnung als Kleinunternehmer erstellen
PDF-Rechnung erstellen
Schreiben Sie Ihre Rechnung wie gewohnt – in Word, Excel oder Ihrem Rechnungstool. Wichtig: Keine Umsatzsteuer ausweisen und den Hinweis auf §19 UStG ergänzen.
PDF hochladen
Laden Sie die PDF-Rechnung in unser Tool hoch. Alle Rechnungsdaten und der Kleinunternehmer-Status werden automatisch erkannt.
E-Rechnung herunterladen
Wählen Sie XRechnung oder ZUGFeRD und laden Sie die fertige, KoSIT-validierte E-Rechnung herunter. Fertig!
5 Konvertierungen/Monat kostenlos – perfekt für Kleinunternehmer
FAQHäufige Fragen
E-Rechnung für Kleinunternehmer: FAQ
E-Rechnung erstellen – einfach und kostenlos
5 kostenlose Konvertierungen pro Monat. Kein Abo, keine Kreditkarte. Perfekt für Kleinunternehmer mit wenigen Geschäftskunden.
Kostenlos starten