Was ist eine XRechnung?
Eine XRechnung ist eine elektronische Rechnung im XML-Format, die den deutschen Standard für E-Rechnungen an öffentliche Auftraggeber darstellt. Sie basiert auf der europäischen Norm EN 16931 und wird von der KoSIT (Koordinierungsstelle für IT-Standards) spezifiziert. Im Gegensatz zu einer PDF-Rechnung enthält eine XRechnung ausschließlich maschinenlesbare Daten ohne visuelle Darstellung.
Die Grundstruktur einer XRechnung
Eine XRechnung kann in zwei XML-Dialekten erstellt werden: UBL (Universal Business Language) und CII (Cross Industry Invoice). In Deutschland ist UBL der gängigere Dialekt. Die Grundstruktur einer UBL-basierten XRechnung sieht wie folgt aus:
Kopfbereich (Header)
Der Kopfbereich enthält die grundlegenden Rechnungsinformationen:
- Rechnungsnummer (ID): Eindeutige Kennung der Rechnung
- Rechnungsdatum (IssueDate): Ausstellungsdatum im Format YYYY-MM-DD
- Rechnungstyp (InvoiceTypeCode): 380 für eine normale Rechnung, 381 für eine Gutschrift
- Währung (DocumentCurrencyCode): EUR für Euro
- Leitweg-ID (BuyerReference): Pflichtfeld bei Rechnungen an öffentliche Auftraggeber
Verkäufer (AccountingSupplierParty)
Die Angaben zum Rechnungssteller umfassen:
- Firmenname und Rechtsform
- Postanschrift (Straße, PLZ, Ort, Ländercode)
- Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
- Kontaktdaten (optional)
- Bankverbindung (optional, aber empfohlen)
Käufer (AccountingCustomerParty)
Die Angaben zum Rechnungsempfänger enthalten:
- Firmenname
- Postanschrift
- Leitweg-ID (bei öffentlichen Auftraggebern)
- Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (falls vorhanden)
Zahlungsinformationen (PaymentMeans)
Hier werden die Zahlungsmodalitäten definiert:
- Zahlungsart (PaymentMeansCode): z.B. 58 für SEPA-Überweisung, 59 für SEPA-Lastschrift
- IBAN und BIC des Zahlungsempfängers
- Zahlungsziel (PaymentDueDate)
- Skontobedingungen (PaymentTerms): z.B. "2% Skonto bei Zahlung innerhalb 14 Tagen"
Steuerinformationen (TaxTotal)
Die Steuerberechnung auf Rechnungsebene:
- Steuerbetrag gesamt
- Aufschlüsselung nach Steuersätzen (TaxSubtotal)
- Steuerkategorie (S für Standard, Z für Nullsatz, E für steuerbefreit)
Rechnungspositionen (InvoiceLine)
Jede Position enthält:
- Positionsnummer (ID)
- Menge und Einheit (InvoicedQuantity): z.B. "10" Stück (C62) oder Stunden (HUR)
- Einzelpreis (Price/PriceAmount)
- Positionsbetrag (LineExtensionAmount)
- Artikelbeschreibung (Item/Name)
- Steuerkategorie pro Position
Pflichtfelder einer XRechnung
Die KoSIT definiert eine Reihe von Pflichtfeldern, ohne die eine XRechnung die Validierung nicht besteht:
| Feld | XPath (UBL) | Pflicht |
|---|---|---|
| Rechnungsnummer | cbc:ID | Ja |
| Rechnungsdatum | cbc:IssueDate | Ja |
| Rechnungstyp | cbc:InvoiceTypeCode | Ja |
| Währungscode | cbc:DocumentCurrencyCode | Ja |
| Käufer-Referenz | cbc:BuyerReference | Ja |
| Verkäufer-Name | cac:AccountingSupplierParty/.../cbc:Name | Ja |
| Verkäufer-Adresse | cac:AccountingSupplierParty/.../cac:PostalAddress | Ja |
| Verkäufer-Land | cac:AccountingSupplierParty/.../cbc:IdentificationCode | Ja |
| Käufer-Name | cac:AccountingCustomerParty/.../cbc:Name | Ja |
| Steuerbetrag | cac:TaxTotal/cbc:TaxAmount | Ja |
| Gesamtbetrag | cac:LegalMonetaryTotal/cbc:PayableAmount | Ja |
| Mindestens 1 Position | cac:InvoiceLine | Ja |
Häufige Validierungsfehler
Bei der Erstellung von XRechnungen treten bestimmte Fehler besonders häufig auf:
BR-DE-1: Leitweg-ID fehlt
Die Leitweg-ID (BuyerReference) ist bei Rechnungen an öffentliche Auftraggeber in Deutschland zwingend erforderlich. Ohne dieses Feld schlägt die Validierung mit der deutschen Geschäftsregel BR-DE-1 fehl.
BR-CO-10: Steuersumme stimmt nicht
Die Summe aller TaxSubtotal-Beträge muss exakt mit dem TaxTotal übereinstimmen. Rundungsdifferenzen führen zu diesem Validierungsfehler.
BR-S-08: Steuersatz fehlt
Jede Rechnungsposition muss eine Steuerkategorie mit Prozentsatz enthalten. Ein fehlender oder falscher Steuersatz löst diesen Fehler aus.
XRechnung selbst erstellen oder konvertieren?
Die manuelle Erstellung einer XRechnung in XML erfordert technisches Fachwissen und ist fehleranfällig. Für die meisten Unternehmen ist es deutlich einfacher, eine PDF-Rechnung zu erstellen und diese automatisch konvertieren zu lassen.
Mit eRechnung Tool laden Sie Ihre PDF-Rechnung hoch, und die KI erkennt automatisch alle relevanten Datenfelder. Die erzeugte XRechnung wird gegen das offizielle KoSIT-Prüftool validiert, sodass Sie sicher sein können, dass alle Pflichtfelder korrekt befüllt sind.
Quellen
- KoSIT: XRechnung Standard 3.0.2 Spezifikation
- EN 16931-1:2017: Europäische Norm für das semantische Datenmodell
- UBL 2.1: OASIS Universal Business Language (docs.oasis-open.org)
- BMF-Schreiben vom 15.10.2024: Einführungsschreiben zur E-Rechnungspflicht