Was ist eine XRechnung?
Eine XRechnung ist eine elektronische Rechnung im XML-Format, die den deutschen Standard fuer E-Rechnungen an oeffentliche Auftraggeber darstellt. Sie basiert auf der europaeischen Norm EN 16931 und wird von der KoSIT (Koordinierungsstelle fuer IT-Standards) spezifiziert. Im Gegensatz zu einer PDF-Rechnung enthaelt eine XRechnung ausschliesslich maschinenlesbare Daten ohne visuelle Darstellung.
Die Grundstruktur einer XRechnung
Eine XRechnung kann in zwei XML-Dialekten erstellt werden: UBL (Universal Business Language) und CII (Cross Industry Invoice). In Deutschland ist UBL der gaengigere Dialekt. Die Grundstruktur einer UBL-basierten XRechnung sieht wie folgt aus:
Kopfbereich (Header)
Der Kopfbereich enthaelt die grundlegenden Rechnungsinformationen:
- Rechnungsnummer (ID): Eindeutige Kennung der Rechnung
- Rechnungsdatum (IssueDate): Ausstellungsdatum im Format YYYY-MM-DD
- Rechnungstyp (InvoiceTypeCode): 380 fuer eine normale Rechnung, 381 fuer eine Gutschrift
- Waehrung (DocumentCurrencyCode): EUR fuer Euro
- Leitweg-ID (BuyerReference): Pflichtfeld bei Rechnungen an oeffentliche Auftraggeber
Verkaeufer (AccountingSupplierParty)
Die Angaben zum Rechnungssteller umfassen:
- Firmenname und Rechtsform
- Postanschrift (Strasse, PLZ, Ort, Laendercode)
- Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
- Kontaktdaten (optional)
- Bankverbindung (optional, aber empfohlen)
Kaeufer (AccountingCustomerParty)
Die Angaben zum Rechnungsempfaenger enthalten:
- Firmenname
- Postanschrift
- Leitweg-ID (bei oeffentlichen Auftraggebern)
- Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (falls vorhanden)
Zahlungsinformationen (PaymentMeans)
Hier werden die Zahlungsmodalitaeten definiert:
- Zahlungsart (PaymentMeansCode): z.B. 58 fuer SEPA-Ueberweisung, 59 fuer SEPA-Lastschrift
- IBAN und BIC des Zahlungsempfaengers
- Zahlungsziel (PaymentDueDate)
- Skontobedingungen (PaymentTerms): z.B. "2% Skonto bei Zahlung innerhalb 14 Tagen"
Steuerinformationen (TaxTotal)
Die Steuerberechnung auf Rechnungsebene:
- Steuerbetrag gesamt
- Aufschluesselung nach Steuersaetzen (TaxSubtotal)
- Steuerkategorie (S fuer Standard, Z fuer Nullsatz, E fuer steuerbefreit)
Rechnungspositionen (InvoiceLine)
Jede Position enthaelt:
- Positionsnummer (ID)
- Menge und Einheit (InvoicedQuantity): z.B. "10" Stueck (C62) oder Stunden (HUR)
- Einzelpreis (Price/PriceAmount)
- Positionsbetrag (LineExtensionAmount)
- Artikelbeschreibung (Item/Name)
- Steuerkategorie pro Position
Pflichtfelder einer XRechnung
Die KoSIT definiert eine Reihe von Pflichtfeldern, ohne die eine XRechnung die Validierung nicht besteht:
| Feld | XPath (UBL) | Pflicht |
|---|---|---|
| Rechnungsnummer | cbc:ID | Ja |
| Rechnungsdatum | cbc:IssueDate | Ja |
| Rechnungstyp | cbc:InvoiceTypeCode | Ja |
| Waehrungscode | cbc:DocumentCurrencyCode | Ja |
| Kaeufer-Referenz | cbc:BuyerReference | Ja |
| Verkaeufer-Name | cac:AccountingSupplierParty/.../cbc:Name | Ja |
| Verkaeufer-Adresse | cac:AccountingSupplierParty/.../cac:PostalAddress | Ja |
| Verkaeufer-Land | cac:AccountingSupplierParty/.../cbc:IdentificationCode | Ja |
| Kaeufer-Name | cac:AccountingCustomerParty/.../cbc:Name | Ja |
| Steuerbetrag | cac:TaxTotal/cbc:TaxAmount | Ja |
| Gesamtbetrag | cac:LegalMonetaryTotal/cbc:PayableAmount | Ja |
| Mindestens 1 Position | cac:InvoiceLine | Ja |
Haeufige Validierungsfehler
Bei der Erstellung von XRechnungen treten bestimmte Fehler besonders haeufig auf:
BR-DE-1: Leitweg-ID fehlt
Die Leitweg-ID (BuyerReference) ist bei Rechnungen an oeffentliche Auftraggeber in Deutschland zwingend erforderlich. Ohne dieses Feld schlaegt die Validierung mit der deutschen Geschaeftsregel BR-DE-1 fehl.
BR-CO-10: Steuersumme stimmt nicht
Die Summe aller TaxSubtotal-Betraege muss exakt mit dem TaxTotal uebereinstimmen. Rundungsdifferenzen fuehren zu diesem Validierungsfehler.
BR-S-08: Steuersatz fehlt
Jede Rechnungsposition muss eine Steuerkategorie mit Prozentsatz enthalten. Ein fehlender oder falscher Steuersatz loest diesen Fehler aus.
XRechnung selbst erstellen oder konvertieren?
Die manuelle Erstellung einer XRechnung in XML erfordert technisches Fachwissen und ist fehleranfaellig. Fuer die meisten Unternehmen ist es deutlich einfacher, eine PDF-Rechnung zu erstellen und diese automatisch konvertieren zu lassen.
Mit eRechnung Tool laden Sie Ihre PDF-Rechnung hoch, und die KI erkennt automatisch alle relevanten Datenfelder. Die erzeugte XRechnung wird gegen das offizielle KoSIT-Prueftool validiert, sodass Sie sicher sein koennen, dass alle Pflichtfelder korrekt befuellt sind.
Quellen
- KoSIT: XRechnung Standard 3.0.2 Spezifikation (www.xoev.de)
- EN 16931-1:2017: Europaeische Norm fuer das semantische Datenmodell
- UBL 2.1: OASIS Universal Business Language (docs.oasis-open.org)
- BMF-Schreiben vom 15.10.2024: Einfuehrungsschreiben zur E-Rechnungspflicht