Sind Kleinunternehmer von der E-Rechnungspflicht betroffen?
Ja. Die E-Rechnungspflicht gilt grundsaetzlich fuer alle Unternehmer im B2B-Bereich, einschliesslich Kleinunternehmer nach § 19 UStG. Es gibt jedoch wichtige Unterschiede zwischen der Empfangs- und der Versandpflicht.
Empfangspflicht: Seit 1. Januar 2025
Seit dem 1. Januar 2025 muessen alle Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen koennen. Das gilt auch fuer Kleinunternehmer. Konkret bedeutet das:
- Sie duerfen eingehende E-Rechnungen im XRechnung- oder ZUGFeRD-Format nicht ablehnen
- Sie benoetigen eine technische Moeglichkeit, diese Rechnungen zu oeffnen und zu lesen
- Die Rechnungen muessen revisionssicher archiviert werden (10 Jahre gemaess GoBD)
Ein einfaches E-Mail-Postfach reicht als Empfangskanal aus. Zur Anzeige von XRechnung-Dateien benoetigen Sie allerdings einen XRechnung-Viewer oder ein entsprechendes Tool.
Versandpflicht: Die Uebergangsfristen
Bei der Versandpflicht gibt es Uebergangsregelungen, die auch fuer Kleinunternehmer relevant sind:
Bis Ende 2026
Alle Unternehmen, einschliesslich Kleinunternehmer, duerfen weiterhin Papier-Rechnungen oder PDF-Rechnungen versenden. Es besteht keine Pflicht, E-Rechnungen zu erstellen.
Ab 1. Januar 2027
Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von mehr als 800.000 Euro muessen E-Rechnungen versenden. Die meisten Kleinunternehmer sind hiervon noch nicht betroffen, da die Kleinunternehmergrenze bei 25.000 Euro Jahresumsatz liegt (seit 2025 angehoben von zuvor 22.000 Euro).
Ab 1. Januar 2028
Alle B2B-Unternehmen muessen E-Rechnungen versenden, unabhaengig von der Unternehmensgroesse. Ab diesem Datum gilt die Versandpflicht auch fuer Kleinunternehmer.
Besonderheiten fuer Kleinunternehmer
Umsatzsteuer auf der Rechnung
Kleinunternehmer weisen keine Umsatzsteuer auf ihren Rechnungen aus (§ 19 Abs. 1 UStG). Das aendert sich auch bei E-Rechnungen nicht. Eine E-Rechnung im XRechnung- oder ZUGFeRD-Format muss den Hinweis auf die Kleinunternehmerregelung enthalten, genau wie eine herkoemmliche Rechnung.
B2C-Rechnungen sind ausgenommen
Die E-Rechnungspflicht gilt nur fuer Rechnungen an andere Unternehmen (B2B). Rechnungen an Privatpersonen (B2C) sind nicht betroffen. Wenn Sie als Kleinunternehmer ausschliesslich an Privatpersonen verkaufen, muessen Sie keine E-Rechnungen versenden.
Rechnungen unter 250 Euro
Fuer Kleinbetragsrechnungen unter 250 Euro (§ 33 UStDV) gelten vereinfachte Anforderungen. Allerdings muessen auch diese Rechnungen ab 2028 im B2B-Bereich als E-Rechnung uebermittelt werden, wenn der Empfaenger ein Unternehmen ist.
Praktische Umsetzung fuer Kleinunternehmer
Option 1: Buchhaltungssoftware nutzen
Viele gaengige Buchhaltungsprogramme fuer Kleinunternehmer (z.B. sevDesk, Lexoffice, FastBill) bieten bereits die Erstellung von E-Rechnungen an. Pruefen Sie, ob Ihre Software XRechnung oder ZUGFeRD unterstuetzt.
Option 2: PDF-Rechnungen konvertieren
Wenn Sie weiterhin Ihre gewohnte Rechnungsvorlage nutzen moechten, koennen Sie die fertige PDF-Rechnung mit einem Konvertierungstool wie eRechnung Tool in eine E-Rechnung umwandeln. Das Tool erkennt automatisch alle Rechnungsdaten und erstellt eine gesetzeskonforme XRechnung oder ZUGFeRD-Datei.
Option 3: Steuerberater einbinden
Sprechen Sie mit Ihrem Steuerberater ueber die Umstellung. Viele Steuerberater koennen E-Rechnungen ueber ihre DATEV-Software verarbeiten und Sie bei der Einrichtung unterstuetzen.
Haeufige Fragen von Kleinunternehmern
Brauche ich eine spezielle Software?
Nicht unbedingt. Zum Empfang reicht ein E-Mail-Postfach. Zum Versand ab 2028 benoetigen Sie entweder eine Buchhaltungssoftware mit E-Rechnungsfunktion oder ein Konvertierungstool.
Was kostet die Umstellung?
Die Kosten variieren. Mit eRechnung Tool koennen Sie bis zu 5 Rechnungen pro Monat kostenlos konvertieren. Fuer hoehere Volumina gibt es Abonnements ab 9,90 Euro pro Monat.
Kann ich weiterhin Papierrechnungen versenden?
Im B2B-Bereich nur noch bis Ende 2027. Ab 2028 muessen alle B2B-Rechnungen als E-Rechnung uebermittelt werden. Im B2C-Bereich koennen Sie weiterhin Papier- oder PDF-Rechnungen verwenden.
Quellen
- Wachstumschancengesetz (BGBl. I 2024 Nr. 108): § 14 UStG Neufassung
- BMF-Schreiben vom 15.10.2024: Einfuehrungsschreiben zur E-Rechnungspflicht
- § 19 UStG: Kleinunternehmerregelung
- Jahressteuergesetz 2024: Anhebung der Kleinunternehmergrenze auf 25.000 Euro