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Kleinunternehmer und E-Rechnungspflicht 2025: Was gilt wirklich?

E-Rechnungspflicht für Kleinunternehmer nach § 19 UStG: Sonderregeln, Ausnahmen und ab wann Kleinunternehmer E-Rechnungen empfangen und senden müssen.

Sind Kleinunternehmer von der E-Rechnungspflicht betroffen?

Ja. Die E-Rechnungspflicht gilt grundsätzlich für alle Unternehmer im B2B-Bereich, einschließlich Kleinunternehmer nach § 19 UStG. Es gibt jedoch wichtige Unterschiede zwischen der Empfangs- und der Versandpflicht.

Empfangspflicht: Seit 1. Januar 2025

Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können. Das gilt auch für Kleinunternehmer. Konkret bedeutet das:

  • Sie dürfen eingehende E-Rechnungen im XRechnung- oder ZUGFeRD-Format nicht ablehnen
  • Sie benötigen eine technische Möglichkeit, diese Rechnungen zu öffnen und zu lesen
  • Die Rechnungen müssen revisionssicher archiviert werden (10 Jahre gemäß GoBD)

Ein einfaches E-Mail-Postfach reicht als Empfangskanal aus. Zur Anzeige von XRechnung-Dateien benötigen Sie allerdings einen XRechnung-Viewer oder ein entsprechendes Tool.

Versandpflicht: Die Übergangsfristen

Bei der Versandpflicht gibt es Übergangsregelungen, die auch für Kleinunternehmer relevant sind:

Bis Ende 2026

Alle Unternehmen, einschließlich Kleinunternehmer, dürfen weiterhin Papier-Rechnungen oder PDF-Rechnungen versenden. Es besteht keine Pflicht, E-Rechnungen zu erstellen.

Ab 1. Januar 2027

Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von mehr als 800.000 Euro müssen E-Rechnungen versenden. Die meisten Kleinunternehmer sind hiervon noch nicht betroffen, da die Kleinunternehmergrenze bei 25.000 Euro Jahresumsatz liegt (seit 2025 angehoben von zuvor 22.000 Euro).

Ab 1. Januar 2028

Alle B2B-Unternehmen müssen E-Rechnungen versenden, unabhängig von der Unternehmensgröße. Ab diesem Datum gilt die Versandpflicht auch für Kleinunternehmer.

Besonderheiten für Kleinunternehmer

Umsatzsteuer auf der Rechnung

Kleinunternehmer weisen keine Umsatzsteuer auf ihren Rechnungen aus (§ 19 Abs. 1 UStG). Das ändert sich auch bei E-Rechnungen nicht. Eine E-Rechnung im XRechnung- oder ZUGFeRD-Format muss den Hinweis auf die Kleinunternehmerregelung enthalten, genau wie eine herkömmliche Rechnung.

B2C-Rechnungen sind ausgenommen

Die E-Rechnungspflicht gilt nur für Rechnungen an andere Unternehmen (B2B). Rechnungen an Privatpersonen (B2C) sind nicht betroffen. Wenn Sie als Kleinunternehmer ausschließlich an Privatpersonen verkaufen, müssen Sie keine E-Rechnungen versenden.

Rechnungen unter 250 Euro

Für Kleinbetragsrechnungen unter 250 Euro (§ 33 UStDV) gelten vereinfachte Anforderungen. Allerdings müssen auch diese Rechnungen ab 2028 im B2B-Bereich als E-Rechnung übermittelt werden, wenn der Empfänger ein Unternehmen ist.

Praktische Umsetzung für Kleinunternehmer

Option 1: Buchhaltungssoftware nutzen

Viele gängige Buchhaltungsprogramme für Kleinunternehmer (z.B. sevDesk, Lexoffice, FastBill) bieten bereits die Erstellung von E-Rechnungen an. Prüfen Sie, ob Ihre Software XRechnung oder ZUGFeRD unterstützt.

Option 2: PDF-Rechnungen konvertieren

Wenn Sie weiterhin Ihre gewohnte Rechnungsvorlage nutzen möchten, können Sie die fertige PDF-Rechnung mit einem Konvertierungstool wie eRechnung Tool in eine E-Rechnung umwandeln. Das Tool erkennt automatisch alle Rechnungsdaten und erstellt eine gesetzeskonforme XRechnung oder ZUGFeRD-Datei.

Option 3: Steuerberater einbinden

Sprechen Sie mit Ihrem Steuerberater über die Umstellung. Viele Steuerberater können E-Rechnungen über ihre DATEV-Software verarbeiten und Sie bei der Einrichtung unterstützen.

Häufige Fragen von Kleinunternehmern

Brauche ich eine spezielle Software?

Nicht unbedingt. Zum Empfang reicht ein E-Mail-Postfach. Zum Versand ab 2028 benötigen Sie entweder eine Buchhaltungssoftware mit E-Rechnungsfunktion oder ein Konvertierungstool.

Was kostet die Umstellung?

Die Kosten variieren. Mit eRechnung Tool können Sie bis zu 5 Rechnungen pro Monat kostenlos konvertieren. Für höhere Volumina gibt es Abonnements ab 9,90 Euro pro Monat.

Kann ich weiterhin Papierrechnungen versenden?

Im B2B-Bereich nur noch bis Ende 2027. Ab 2028 müssen alle B2B-Rechnungen als E-Rechnung übermittelt werden. Im B2C-Bereich können Sie weiterhin Papier- oder PDF-Rechnungen verwenden.

Quellen