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E-Rechnungspflicht: Was passiert bei Nichteinhaltung?

Was droht Unternehmen bei Nichteinhaltung der E-Rechnungspflicht? Bußgelder, Vorsteuerabzug-Risiken und praktische Schritte zur rechtzeitigen Umstellung.

Das Wichtigste in Kürze

Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle B2B-Unternehmen in Deutschland elektronische Rechnungen empfangen können. Ab 2027 gilt die Versandpflicht für Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Jahresumsatz, ab 2028 für alle. Wer diese Fristen versäumt, riskiert steuerliche und geschäftliche Konsequenzen.

Welche Konsequenzen drohen?

Steuerliche Risiken

Die E-Rechnungspflicht basiert auf dem Wachstumschancengesetz und ändert die Anforderungen an ordnungsgemäße Rechnungen im Sinne des Umsatzsteuergesetzes (UStG). Konkret bedeutet das:

  • Vorsteuerabzug gefährdet: Rechnungen, die nicht den gesetzlichen Anforderungen entsprechen, können den Vorsteuerabzug des Empfängers gefährden. Wenn ein Unternehmen ab 2027 bzw. 2028 weiterhin nur PDF-Rechnungen versendet, könnten diese als formal fehlerhaft gelten.
  • Beanstandungen bei Betriebsprüfungen: Finanzämter werden im Rahmen von Betriebsprüfungen zunehmend auf die Einhaltung der E-Rechnungspflicht achten. Fehlende oder fehlerhafte E-Rechnungen können zu Nachforderungen führen.
  • GoBD-Verstöße: Die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung und Dokumentation (GoBD) verlangen eine revisionssichere Archivierung. E-Rechnungen, die nicht korrekt empfangen und archiviert werden, verstoßen gegen diese Grundsätze.

Geschäftliche Konsequenzen

Neben den steuerlichen Risiken gibt es auch praktische geschäftliche Folgen:

  • Zahlungsverzug: Geschäftspartner, die E-Rechnungen erwarten, können Papier- oder PDF-Rechnungen ablehnen. Das führt zu Verzögerungen bei der Zahlung.
  • Wettbewerbsnachteil: Unternehmen, die nicht E-Rechnungs-fähig sind, wirken bei öffentlichen Ausschreibungen und im B2B-Bereich weniger professionell.
  • Vertragsrisiken: Größere Unternehmen und öffentliche Auftraggeber können die E-Rechnungsfähigkeit als Vertragsbedingung voraussetzen.

Gibt es direkte Bußgelder?

Das Wachstumschancengesetz sieht aktuell keine spezifischen Bußgelder für die Nichtverwendung von E-Rechnungen vor. Die steuerlichen Konsequenzen sind jedoch erheblich: Ein gefährdeter Vorsteuerabzug kann Unternehmen deutlich mehr kosten als ein Bußgeld.

Zudem gilt: Die Ablehnung einer ordnungsgemäßen E-Rechnung ist seit dem 1. Januar 2025 nicht mehr zulässig. Unternehmen müssen technisch in der Lage sein, E-Rechnungen im Format XRechnung oder ZUGFeRD zu empfangen und zu verarbeiten.

Was müssen Sie jetzt tun?

Schritt 1: Empfangsfähigkeit sicherstellen (seit 2025 Pflicht)

Stellen Sie sicher, dass Ihr Unternehmen E-Rechnungen im XRechnung- und ZUGFeRD-Format empfangen kann. Dazu gehört:

  • Ein E-Mail-Postfach oder Rechnungsportal, das XML-Dateien verarbeiten kann
  • Software oder ein Tool zur Anzeige und Prüfung von E-Rechnungen
  • Ein System zur revisionssicheren Archivierung gemäß GoBD (10 Jahre Aufbewahrungspflicht)

Schritt 2: Versand vorbereiten (bis 2027/2028)

Bereiten Sie sich auf die Versandpflicht vor:

  • Prüfen Sie, ob Ihre Buchhaltungssoftware E-Rechnungen erstellen kann
  • Falls nicht: Nutzen Sie Konvertierungstools wie eRechnung Tool, um bestehende PDF-Rechnungen in XRechnung oder ZUGFeRD umzuwandeln
  • Testen Sie den Versand mit Geschäftspartnern frühzeitig

Schritt 3: Mitarbeiter schulen

Informieren Sie Ihr Team über die neuen Anforderungen. Insbesondere Mitarbeiter in der Buchhaltung und im Rechnungswesen müssen die Unterschiede zwischen PDF-Rechnungen und E-Rechnungen verstehen.

Quellen und rechtliche Grundlagen

Fazit

Die E-Rechnungspflicht ist keine Option, sondern gesetzliche Realität. Auch wenn aktuell keine direkten Bußgelder drohen, sind die steuerlichen Risiken erheblich. Unternehmen, die jetzt handeln, vermeiden Probleme bei Betriebsprüfungen und sichern sich Wettbewerbsvorteile. Mit Tools wie eRechnung Tool können Sie bestehende PDF-Rechnungen einfach in gesetzeskonforme E-Rechnungen umwandeln und sind für alle Fristen gerüstet.