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E-Rechnung Pflichtangaben: Was muss draufstehen?

Vollständige Checkliste aller Pflichtangaben nach UStG und EN 16931: Welche Felder in XRechnung und ZUGFeRD zwingend erforderlich sind.

Welche Pflichtangaben muss eine E-Rechnung enthalten?

Eine E-Rechnung muss dieselben Pflichtangaben enthalten wie eine herkömmliche Rechnung nach § 14 Abs. 4 UStG. Zusätzlich gelten die Anforderungen der europäischen Norm EN 16931 und, bei XRechnungen, die deutschen Geschäftsregeln der KoSIT. Dieser Artikel listet alle Pflichtangaben auf und erklärt, worauf Sie bei der Erstellung achten müssen.

Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG

Das Umsatzsteuergesetz schreibt für jede Rechnung folgende Angaben vor:

1. Vollständiger Name und Anschrift des Leistenden

Der Rechnungssteller muss mit vollständigem Namen (bei Unternehmen: Firmenname und Rechtsform) und vollständiger Anschrift angegeben werden. Eine Postfachadresse reicht seit 2023 ebenfalls aus (BFH-Urteil V R 25/15).

2. Vollständiger Name und Anschrift des Leistungsempfängers

Auch der Rechnungsempfänger muss eindeutig identifizierbar sein. Bei E-Rechnungen wird dies über die strukturierten Felder AccountingCustomerParty (UBL) bzw. Buyer (CII) abgebildet.

3. Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer

Der Rechnungssteller muss entweder seine Steuernummer oder seine USt-IdNr. angeben. Bei innergemeinschaftlichen Lieferungen ist die USt-IdNr. zwingend erforderlich.

4. Rechnungsdatum

Das Ausstellungsdatum der Rechnung im Format YYYY-MM-DD (bei E-Rechnungen immer im ISO-8601-Format).

5. Fortlaufende Rechnungsnummer

Eine eindeutige, fortlaufende Nummer zur Identifizierung der Rechnung. Die Nummernfolge muss nicht lückenlos sein, aber jede Nummer darf nur einmal vergeben werden.

6. Beschreibung der Leistung

Art und Umfang der gelieferten Gegenstände oder erbrachten Dienstleistungen müssen so genau beschrieben werden, dass eine eindeutige Zuordnung möglich ist.

7. Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung

Das Datum, an dem die Lieferung oder Leistung erbracht wurde. Dies kann vom Rechnungsdatum abweichen. Fehlt diese Angabe, gilt das Rechnungsdatum als Leistungsdatum.

8. Entgelt (Nettobetrag)

Der Nettobetrag aufgeschlüsselt nach Steuersätzen und einzelnen Steuerbefreiungen.

9. Steuersatz und Steuerbetrag

Der anzuwendende Steuersatz (19% oder 7%) und der sich daraus ergebende Steuerbetrag. Bei Steuerbefreiungen muss ein Hinweis auf die Befreiung enthalten sein.

10. Im Voraus vereinbarte Entgeltsminderungen

Skontovereinbarungen oder Rabatte, die zum Zeitpunkt der Rechnungsstellung bereits vereinbart sind.

Zusätzliche Pflichtangaben bei E-Rechnungen

Über die UStG-Anforderungen hinaus verlangt die EN 16931 weitere Pflichtfelder:

Rechnungstyp-Code

Jede E-Rechnung muss einen Typ-Code enthalten. Die gängigsten sind:

  • 380: Handelsrechnung (Standard)
  • 381: Gutschrift
  • 384: Korrigierte Rechnung
  • 389: Selbst ausgestellte Rechnung (Gutschriftverfahren)

Währungscode

Der ISO-4217-Währungscode (z.B. EUR für Euro, CHF für Schweizer Franken).

Käufer-Referenz (Buyer Reference)

Bei Rechnungen an öffentliche Auftraggeber in Deutschland die Leitweg-ID. Im B2B-Bereich kann hier eine Bestellnummer oder interne Referenz stehen. Dieses Feld ist in der XRechnung immer Pflicht.

Zahlungsinformationen

Mindestens die Zahlungsart (PaymentMeansCode) sollte angegeben werden. Empfohlen sind zusätzlich IBAN und BIC des Zahlungsempfängers.

Sonderfälle

Kleinunternehmer (§ 19 UStG)

Kleinunternehmer weisen keine Umsatzsteuer aus. Stattdessen muss die E-Rechnung einen Hinweis auf die Kleinunternehmerregelung enthalten. In der XML-Struktur wird dies über die Steuerkategorie "E" (exempt) mit einem entsprechenden Freitexthinweis abgebildet.

Innergemeinschaftliche Lieferungen

Bei steuerfreien innergemeinschaftlichen Lieferungen (§ 4 Nr. 1b UStG) müssen die USt-IdNr. beider Parteien angegeben werden. Die Steuerkategorie ist "K" (Intra-Community supply).

Reverse Charge (§ 13b UStG)

Bei Umkehr der Steuerschuldnerschaft muss die E-Rechnung die Steuerkategorie "AE" (Reverse Charge) verwenden und den Hinweis "Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers" enthalten.

Kleinbetragsrechnungen (§ 33 UStDV)

Für Rechnungen unter 250 Euro gelten vereinfachte Anforderungen. Es genügen: Name und Anschrift des Leistenden, Menge und Art der Lieferung, Bruttobetrag und Steuersatz. Allerdings müssen auch Kleinbetragsrechnungen ab 2028 im B2B-Bereich als E-Rechnung übermittelt werden.

Checkliste: E-Rechnung Pflichtangaben

  • [ ] Rechnungsnummer (eindeutig, fortlaufend)
  • [ ] Rechnungsdatum (ISO 8601)
  • [ ] Rechnungstyp-Code (z.B. 380)
  • [ ] Währungscode (EUR)
  • [ ] Käufer-Referenz / Leitweg-ID
  • [ ] Name und Anschrift Rechnungssteller
  • [ ] Steuernummer oder USt-IdNr. Rechnungssteller
  • [ ] Name und Anschrift Rechnungsempfänger
  • [ ] Leistungsbeschreibung je Position
  • [ ] Leistungsdatum oder -zeitraum
  • [ ] Menge und Einheit je Position
  • [ ] Einzelpreis je Position
  • [ ] Nettobetrag je Position
  • [ ] Steuersatz und -betrag je Position
  • [ ] Gesamtnettobetrag
  • [ ] Gesamtsteuerbetrag
  • [ ] Bruttobetrag (zahlbar)
  • [ ] Zahlungsinformationen (IBAN, BIC)
  • [ ] Ggf. Hinweis auf Steuerbefreiung

Automatische Prüfung der Pflichtangaben

Wenn Sie Ihre PDF-Rechnung mit eRechnung Tool in eine E-Rechnung konvertieren, werden alle Pflichtangaben automatisch geprüft. Die integrierte KoSIT-Validierung stellt sicher, dass kein Pflichtfeld fehlt und alle Werte den Formatvorgaben entsprechen. Falls Angaben fehlen oder fehlerhaft sind, erhalten Sie eine detaillierte Fehlermeldung mit Hinweisen zur Korrektur.

Quellen