Welche Pflichtangaben muss eine E-Rechnung enthalten?
Eine E-Rechnung muss dieselben Pflichtangaben enthalten wie eine herkoemmliche Rechnung nach § 14 Abs. 4 UStG. Zusaetzlich gelten die Anforderungen der europaeischen Norm EN 16931 und, bei XRechnungen, die deutschen Geschaeftsregeln der KoSIT. Dieser Artikel listet alle Pflichtangaben auf und erklaert, worauf Sie bei der Erstellung achten muessen.
Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG
Das Umsatzsteuergesetz schreibt fuer jede Rechnung folgende Angaben vor:
1. Vollstaendiger Name und Anschrift des Leistenden
Der Rechnungssteller muss mit vollstaendigem Namen (bei Unternehmen: Firmenname und Rechtsform) und vollstaendiger Anschrift angegeben werden. Eine Postfachadresse reicht seit 2023 ebenfalls aus (BFH-Urteil V R 25/15).
2. Vollstaendiger Name und Anschrift des Leistungsempfaengers
Auch der Rechnungsempfaenger muss eindeutig identifizierbar sein. Bei E-Rechnungen wird dies ueber die strukturierten Felder AccountingCustomerParty (UBL) bzw. Buyer (CII) abgebildet.
3. Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
Der Rechnungssteller muss entweder seine Steuernummer oder seine USt-IdNr. angeben. Bei innergemeinschaftlichen Lieferungen ist die USt-IdNr. zwingend erforderlich.
4. Rechnungsdatum
Das Ausstellungsdatum der Rechnung im Format YYYY-MM-DD (bei E-Rechnungen immer im ISO-8601-Format).
5. Fortlaufende Rechnungsnummer
Eine eindeutige, fortlaufende Nummer zur Identifizierung der Rechnung. Die Nummernfolge muss nicht lueckenlos sein, aber jede Nummer darf nur einmal vergeben werden.
6. Beschreibung der Leistung
Art und Umfang der gelieferten Gegenstaende oder erbrachten Dienstleistungen muessen so genau beschrieben werden, dass eine eindeutige Zuordnung moeglich ist.
7. Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung
Das Datum, an dem die Lieferung oder Leistung erbracht wurde. Dies kann vom Rechnungsdatum abweichen. Fehlt diese Angabe, gilt das Rechnungsdatum als Leistungsdatum.
8. Entgelt (Nettobetrag)
Der Nettobetrag aufgeschluesselt nach Steuersaetzen und einzelnen Steuerbefreiungen.
9. Steuersatz und Steuerbetrag
Der anzuwendende Steuersatz (19% oder 7%) und der sich daraus ergebende Steuerbetrag. Bei Steuerbefreiungen muss ein Hinweis auf die Befreiung enthalten sein.
10. Im Voraus vereinbarte Entgeltsminderungen
Skontovereinbarungen oder Rabatte, die zum Zeitpunkt der Rechnungsstellung bereits vereinbart sind.
Zusaetzliche Pflichtangaben bei E-Rechnungen
Ueber die UStG-Anforderungen hinaus verlangt die EN 16931 weitere Pflichtfelder:
Rechnungstyp-Code
Jede E-Rechnung muss einen Typ-Code enthalten. Die gaengigsten sind:
- 380: Handelsrechnung (Standard)
- 381: Gutschrift
- 384: Korrigierte Rechnung
- 389: Selbst ausgestellte Rechnung (Gutschriftverfahren)
Waehrungscode
Der ISO-4217-Waehrungscode (z.B. EUR fuer Euro, CHF fuer Schweizer Franken).
Kaeufer-Referenz (Buyer Reference)
Bei Rechnungen an oeffentliche Auftraggeber in Deutschland die Leitweg-ID. Im B2B-Bereich kann hier eine Bestellnummer oder interne Referenz stehen. Dieses Feld ist in der XRechnung immer Pflicht.
Zahlungsinformationen
Mindestens die Zahlungsart (PaymentMeansCode) sollte angegeben werden. Empfohlen sind zusaetzlich IBAN und BIC des Zahlungsempfaengers.
Sonderfaelle
Kleinunternehmer (§ 19 UStG)
Kleinunternehmer weisen keine Umsatzsteuer aus. Stattdessen muss die E-Rechnung einen Hinweis auf die Kleinunternehmerregelung enthalten. In der XML-Struktur wird dies ueber die Steuerkategorie "E" (exempt) mit einem entsprechenden Freitexthinweis abgebildet.
Innergemeinschaftliche Lieferungen
Bei steuerfreien innergemeinschaftlichen Lieferungen (§ 4 Nr. 1b UStG) muessen die USt-IdNr. beider Parteien angegeben werden. Die Steuerkategorie ist "K" (Intra-Community supply).
Reverse Charge (§ 13b UStG)
Bei Umkehr der Steuerschuldnerschaft muss die E-Rechnung die Steuerkategorie "AE" (Reverse Charge) verwenden und den Hinweis "Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfaengers" enthalten.
Kleinbetragsrechnungen (§ 33 UStDV)
Fuer Rechnungen unter 250 Euro gelten vereinfachte Anforderungen. Es genuegen: Name und Anschrift des Leistenden, Menge und Art der Lieferung, Bruttobetrag und Steuersatz. Allerdings muessen auch Kleinbetragsrechnungen ab 2028 im B2B-Bereich als E-Rechnung uebermittelt werden.
Checkliste: E-Rechnung Pflichtangaben
- [ ] Rechnungsnummer (eindeutig, fortlaufend)
- [ ] Rechnungsdatum (ISO 8601)
- [ ] Rechnungstyp-Code (z.B. 380)
- [ ] Waehrungscode (EUR)
- [ ] Kaeufer-Referenz / Leitweg-ID
- [ ] Name und Anschrift Rechnungssteller
- [ ] Steuernummer oder USt-IdNr. Rechnungssteller
- [ ] Name und Anschrift Rechnungsempfaenger
- [ ] Leistungsbeschreibung je Position
- [ ] Leistungsdatum oder -zeitraum
- [ ] Menge und Einheit je Position
- [ ] Einzelpreis je Position
- [ ] Nettobetrag je Position
- [ ] Steuersatz und -betrag je Position
- [ ] Gesamtnettobetrag
- [ ] Gesamtsteuerbetrag
- [ ] Bruttobetrag (zahlbar)
- [ ] Zahlungsinformationen (IBAN, BIC)
- [ ] Ggf. Hinweis auf Steuerbefreiung
Automatische Pruefung der Pflichtangaben
Wenn Sie Ihre PDF-Rechnung mit eRechnung Tool in eine E-Rechnung konvertieren, werden alle Pflichtangaben automatisch geprueft. Die integrierte KoSIT-Validierung stellt sicher, dass kein Pflichtfeld fehlt und alle Werte den Formatvorgaben entsprechen. Falls Angaben fehlen oder fehlerhaft sind, erhalten Sie eine detaillierte Fehlermeldung mit Hinweisen zur Korrektur.
Quellen
- § 14 Abs. 4 UStG: Pflichtangaben in Rechnungen
- § 33 UStDV: Vereinfachte Anforderungen an Kleinbetragsrechnungen
- EN 16931-1:2017: Europaeische Norm fuer das semantische Datenmodell
- KoSIT: Deutsche Geschaeftsregeln fuer XRechnung (BR-DE-Regeln)
- BMF-Schreiben vom 15.10.2024: Einfuehrungsschreiben zur E-Rechnungspflicht