Was erwartet das Finanzamt bei E-Rechnungen?
Mit der E-Rechnungspflicht aendern sich auch die Anforderungen an die Aufbewahrung und Bereitstellung von Rechnungen gegenueber dem Finanzamt. E-Rechnungen muessen GoBD-konform archiviert und bei einer Betriebspruefung maschinell auswertbar bereitgestellt werden koennen. Dieser Artikel erklaert, was Unternehmen beachten muessen.
GoBD-konforme Archivierung
Die Grundsaetze ordnungsgemaesser Buchfuehrung und Dokumentation (GoBD) gelten fuer alle steuerlich relevanten Unterlagen, einschliesslich E-Rechnungen. Das BMF-Schreiben vom 28.11.2019 definiert die konkreten Anforderungen.
Die sechs Grundsaetze
- Nachvollziehbarkeit und Nachpruefbarkeit: Jede Buchung muss von der E-Rechnung bis zum Jahresabschluss nachvollziehbar sein
- Vollstaendigkeit: Alle E-Rechnungen muessen lueckenlos archiviert werden
- Richtigkeit: Die archivierten Daten muessen mit den Originaldaten uebereinstimmen
- Zeitgerechte Buchung: E-Rechnungen muessen zeitnah erfasst und gebucht werden
- Ordnung: Eine systematische Ablage mit eindeutiger Zuordnung ist erforderlich
- Unveraenderbarkeit: Archivierte E-Rechnungen duerfen nachtraeglich nicht veraendert werden
Aufbewahrungsfrist
E-Rechnungen muessen zehn Jahre aufbewahrt werden (§ 147 Abs. 1 Nr. 1 AO, § 14b Abs. 1 UStG). Die Frist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde. Eine E-Rechnung vom 15. Maerz 2025 muss also bis zum 31. Dezember 2035 aufbewahrt werden.
Originalformat beibehalten
Ein zentraler Grundsatz der GoBD: E-Rechnungen muessen im Originalformat archiviert werden. Das bedeutet:
- Eine XRechnung (XML-Datei) muss als XML-Datei archiviert werden
- Eine ZUGFeRD-Rechnung (PDF mit eingebettetem XML) muss als PDF archiviert werden
- Ein Ausdruck oder eine Konvertierung in ein anderes Format ersetzt nicht das Original
- Die XML-Daten muessen maschinell auswertbar bleiben
Was nicht ausreicht
- Ausdruck der E-Rechnung: Ein Papierausdruck einer XRechnung ist kein Ersatz fuer die digitale Archivierung
- Screenshot: Bildschirmfotos sind keine ordnungsgemaesse Archivierung
- E-Mail-Postfach: Die Aufbewahrung ausschliesslich im E-Mail-Postfach genuegt den GoBD-Anforderungen in der Regel nicht, da die Unveraenderbarkeit nicht gewaehrleistet ist
Anforderungen bei Betriebspruefungen
Datenzugriff nach GDPdU/GoBD
Bei einer Betriebspruefung hat das Finanzamt drei Moeglichkeiten des Datenzugriffs:
- Unmittelbarer Zugriff (Z1): Der Pruefer kann direkt auf Ihr Buchfuehrungssystem zugreifen und Daten einsehen
- Mittelbarer Zugriff (Z2): Sie werten Daten nach Vorgaben des Pruefers aus und stellen die Ergebnisse bereit
- Datentraegerueberlassung (Z3): Sie ueberlassen dem Pruefer die steuerlich relevanten Daten auf einem Datentraeger
Maschinelle Auswertbarkeit
E-Rechnungen muessen maschinell auswertbar bereitgestellt werden koennen. Das ist einer der grossen Vorteile gegenueber Papierrechnungen: Die strukturierten XML-Daten koennen automatisiert analysiert werden. Konkret bedeutet das:
- Die XML-Daten der XRechnung oder des ZUGFeRD-Anteils muessen extrahierbar sein
- Die Daten muessen in gaengigen Formaten (z.B. CSV, XML) exportierbar sein
- Filterung und Sortierung nach Zeitraum, Betrag, Geschaeftspartner etc. muss moeglich sein
Verfahrensdokumentation
Das Finanzamt kann die Verfahrensdokumentation anfordern. Diese beschreibt:
- Wie E-Rechnungen empfangen werden (E-Mail, Portal, API)
- Wie die Verarbeitung und Buchung erfolgt
- Wie die Archivierung technisch umgesetzt ist
- Welche Software eingesetzt wird
- Wer fuer welche Schritte verantwortlich ist
Praktische Umsetzung der Archivierung
Option 1: DATEV Unternehmen online
Wenn Sie mit einem Steuerberater zusammenarbeiten, bietet DATEV Unternehmen online eine GoBD-konforme Archivierung. E-Rechnungen werden im Originalformat gespeichert und sind maschinell auswertbar.
Option 2: Dokumentenmanagement-System (DMS)
Spezialisierte DMS-Loesungen wie DocuWare, d.velop oder ELO bieten:
- Revisionssichere Archivierung mit Zeitstempel
- Automatische Klassifizierung und Indexierung
- Zugriffsrechte und Protokollierung
- Export fuer Betriebspruefungen
Option 3: Cloud-Buchhaltungssoftware
Moderne Buchhaltungssoftware wie Lexoffice, sevDesk oder DATEV Unternehmen online archiviert E-Rechnungen automatisch GoBD-konform. Pruefen Sie, ob der Anbieter eine GoBD-Zertifizierung oder -Bescheinigung vorweisen kann.
Option 4: Eigenes Dateisystem (mit Einschraenkungen)
Die Ablage auf einem lokalen Dateisystem oder Netzlaufwerk ist grundsaetzlich moeglich, wenn:
- Die Unveraenderbarkeit durch Zugriffsrechte sichergestellt ist
- Eine Protokollierung von Aenderungen erfolgt
- Ein Backup-Konzept existiert
- Die Daten durchsuchbar und exportierbar sind
In der Praxis ist diese Variante aufwaendig und fehleranfaellig. Fuer die meisten Unternehmen ist eine dedizierte Softwareloesung empfehlenswert.
Haeufige Fehler bei der E-Rechnungs-Archivierung
Nur das PDF aufbewahren
Bei ZUGFeRD-Rechnungen ist es wichtig, die gesamte PDF-Datei mit eingebettetem XML zu archivieren. Manche Programme extrahieren nur die visuelle PDF-Ebene und verwerfen die XML-Daten. Das ist nicht GoBD-konform.
E-Rechnungen ausdrucken und abheften
Ein Ausdruck einer E-Rechnung ist kein Ersatz fuer die digitale Archivierung. Das Originalformat muss erhalten bleiben. Zusaetzlich einen Ausdruck aufzubewahren ist erlaubt, aber nicht ausreichend.
Keine Verfahrensdokumentation
Viele kleine Unternehmen vernachlaessigen die Verfahrensdokumentation. Auch wenn das Finanzamt sie nicht bei jeder Pruefung anfordert, ist sie bei E-Rechnungen besonders wichtig, da der Empfangs- und Verarbeitungsprozess dokumentiert sein muss.
Quellen
- GoBD: BMF-Schreiben vom 28.11.2019 (IV A 4 - S 0316/19/10003 :001)
- § 147 AO: Ordnungsvorschriften fuer die Aufbewahrung von Unterlagen
- § 14b UStG: Aufbewahrung von Rechnungen
- BMF-Schreiben vom 15.10.2024: Einfuehrungsschreiben zur E-Rechnungspflicht
- § 146 AO: Ordnungsvorschriften fuer die Buchfuehrung