Was erwartet das Finanzamt bei E-Rechnungen?
Mit der E-Rechnungspflicht ändern sich auch die Anforderungen an die Aufbewahrung und Bereitstellung von Rechnungen gegenüber dem Finanzamt. E-Rechnungen müssen GoBD-konform archiviert und bei einer Betriebsprüfung maschinell auswertbar bereitgestellt werden können. Dieser Artikel erklärt, was Unternehmen beachten müssen.
GoBD-konforme Archivierung
Die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung und Dokumentation (GoBD) gelten für alle steuerlich relevanten Unterlagen, einschließlich E-Rechnungen. Das BMF-Schreiben vom 28.11.2019 definiert die konkreten Anforderungen.
Die sechs Grundsätze
- Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit: Jede Buchung muss von der E-Rechnung bis zum Jahresabschluss nachvollziehbar sein
- Vollständigkeit: Alle E-Rechnungen müssen lückenlos archiviert werden
- Richtigkeit: Die archivierten Daten müssen mit den Originaldaten übereinstimmen
- Zeitgerechte Buchung: E-Rechnungen müssen zeitnah erfasst und gebucht werden
- Ordnung: Eine systematische Ablage mit eindeutiger Zuordnung ist erforderlich
- Unveränderbarkeit: Archivierte E-Rechnungen dürfen nachträglich nicht verändert werden
Aufbewahrungsfrist
E-Rechnungen müssen zehn Jahre aufbewahrt werden (§ 147 Abs. 1 Nr. 1 AO, § 14b Abs. 1 UStG). Die Frist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde. Eine E-Rechnung vom 15. März 2025 muss also bis zum 31. Dezember 2035 aufbewahrt werden.
Originalformat beibehalten
Ein zentraler Grundsatz der GoBD: E-Rechnungen müssen im Originalformat archiviert werden. Das bedeutet:
- Eine XRechnung (XML-Datei) muss als XML-Datei archiviert werden
- Eine ZUGFeRD-Rechnung (PDF mit eingebettetem XML) muss als PDF archiviert werden
- Ein Ausdruck oder eine Konvertierung in ein anderes Format ersetzt nicht das Original
- Die XML-Daten müssen maschinell auswertbar bleiben
Was nicht ausreicht
- Ausdruck der E-Rechnung: Ein Papierausdruck einer XRechnung ist kein Ersatz für die digitale Archivierung
- Screenshot: Bildschirmfotos sind keine ordnungsgemäße Archivierung
- E-Mail-Postfach: Die Aufbewahrung ausschließlich im E-Mail-Postfach genügt den GoBD-Anforderungen in der Regel nicht, da die Unveränderbarkeit nicht gewährleistet ist
Anforderungen bei Betriebsprüfungen
Datenzugriff nach GDPdU/GoBD
Bei einer Betriebsprüfung hat das Finanzamt drei Möglichkeiten des Datenzugriffs:
- Unmittelbarer Zugriff (Z1): Der Prüfer kann direkt auf Ihr Buchführungssystem zugreifen und Daten einsehen
- Mittelbarer Zugriff (Z2): Sie werten Daten nach Vorgaben des Prüfers aus und stellen die Ergebnisse bereit
- Datenträgerüberlassung (Z3): Sie überlassen dem Prüfer die steuerlich relevanten Daten auf einem Datenträger
Maschinelle Auswertbarkeit
E-Rechnungen müssen maschinell auswertbar bereitgestellt werden können. Das ist einer der großen Vorteile gegenüber Papierrechnungen: Die strukturierten XML-Daten können automatisiert analysiert werden. Konkret bedeutet das:
- Die XML-Daten der XRechnung oder des ZUGFeRD-Anteils müssen extrahierbar sein
- Die Daten müssen in gängigen Formaten (z.B. CSV, XML) exportierbar sein
- Filterung und Sortierung nach Zeitraum, Betrag, Geschäftspartner etc. muss möglich sein
Verfahrensdokumentation
Das Finanzamt kann die Verfahrensdokumentation anfordern. Diese beschreibt:
- Wie E-Rechnungen empfangen werden (E-Mail, Portal, API)
- Wie die Verarbeitung und Buchung erfolgt
- Wie die Archivierung technisch umgesetzt ist
- Welche Software eingesetzt wird
- Wer für welche Schritte verantwortlich ist
Praktische Umsetzung der Archivierung
Option 1: DATEV Unternehmen online
Wenn Sie mit einem Steuerberater zusammenarbeiten, bietet DATEV Unternehmen online eine GoBD-konforme Archivierung. E-Rechnungen werden im Originalformat gespeichert und sind maschinell auswertbar.
Option 2: Dokumentenmanagement-System (DMS)
Spezialisierte DMS-Lösungen wie DocuWare, d.velop oder ELO bieten:
- Revisionssichere Archivierung mit Zeitstempel
- Automatische Klassifizierung und Indexierung
- Zugriffsrechte und Protokollierung
- Export für Betriebsprüfungen
Option 3: Cloud-Buchhaltungssoftware
Moderne Buchhaltungssoftware wie Lexoffice, sevDesk oder DATEV Unternehmen online archiviert E-Rechnungen automatisch GoBD-konform. Prüfen Sie, ob der Anbieter eine GoBD-Zertifizierung oder -Bescheinigung vorweisen kann.
Option 4: Eigenes Dateisystem (mit Einschränkungen)
Die Ablage auf einem lokalen Dateisystem oder Netzlaufwerk ist grundsätzlich möglich, wenn:
- Die Unveränderbarkeit durch Zugriffsrechte sichergestellt ist
- Eine Protokollierung von Änderungen erfolgt
- Ein Backup-Konzept existiert
- Die Daten durchsuchbar und exportierbar sind
In der Praxis ist diese Variante aufwändig und fehleranfällig. Für die meisten Unternehmen ist eine dedizierte Softwarelösung empfehlenswert.
Häufige Fehler bei der E-Rechnungs-Archivierung
Nur das PDF aufbewahren
Bei ZUGFeRD-Rechnungen ist es wichtig, die gesamte PDF-Datei mit eingebettetem XML zu archivieren. Manche Programme extrahieren nur die visuelle PDF-Ebene und verwerfen die XML-Daten. Das ist nicht GoBD-konform.
E-Rechnungen ausdrucken und abheften
Ein Ausdruck einer E-Rechnung ist kein Ersatz für die digitale Archivierung. Das Originalformat muss erhalten bleiben. Zusätzlich einen Ausdruck aufzubewahren ist erlaubt, aber nicht ausreichend.
Keine Verfahrensdokumentation
Viele kleine Unternehmen vernachlässigen die Verfahrensdokumentation. Auch wenn das Finanzamt sie nicht bei jeder Prüfung anfordert, ist sie bei E-Rechnungen besonders wichtig, da der Empfangs- und Verarbeitungsprozess dokumentiert sein muss.
Quellen
- GoBD: BMF-Schreiben vom 28.11.2019 (IV A 4 - S 0316/19/10003 :001)
- § 147 AO: Ordnungsvorschriften für die Aufbewahrung von Unterlagen
- § 14b UStG: Aufbewahrung von Rechnungen
- BMF-Schreiben vom 15.10.2024: Einführungsschreiben zur E-Rechnungspflicht
- § 146 AO: Ordnungsvorschriften für die Buchführung