DATEV und die E-Rechnungspflicht
DATEV ist die mit Abstand meistgenutzte Buchhaltungssoftware in Deutschland. Rund 2,8 Millionen Unternehmen arbeiten über ihren Steuerberater mit DATEV-Produkten (Quelle: DATEV eG, Geschäftsbericht 2024). Die E-Rechnungspflicht betrifft damit nahezu die gesamte deutsche Unternehmenslandschaft. Dieser Artikel erklärt, wie der E-Rechnungs-Workflow mit DATEV funktioniert.
E-Rechnungen in DATEV empfangen
DATEV Unternehmen online
DATEV Unternehmen online ist die zentrale Plattform für den Belegaustausch zwischen Unternehmen und Steuerberater. E-Rechnungen können hier direkt hochgeladen werden:
- Manueller Upload: Laden Sie XRechnung- oder ZUGFeRD-Dateien im Bereich "Belege online" hoch
- E-Mail-Import: Richten Sie eine DATEV-E-Mail-Adresse ein, an die E-Rechnungen automatisch weitergeleitet werden
- Belegbilderservice: Scannen oder fotografieren Sie Papierbelege, die dann digitalisiert werden
Automatische Belegverarbeitung
DATEV erkennt E-Rechnungen im XRechnung- und ZUGFeRD-Format automatisch. Die strukturierten XML-Daten werden ausgelesen und als Buchungsvorschlag bereitgestellt. Das bedeutet:
- Rechnungsbetrag, Steuersatz und Zahlungsziel werden automatisch übernommen
- Der Steuerberater muss die Daten nur noch prüfen und freigeben
- Die manuelle Dateneingabe entfällt weitgehend
Unterstützte Formate
DATEV unterstützt alle gängigen E-Rechnungsformate:
- XRechnung (UBL und CII): Vollständige Unterstützung seit DATEV-Version 14.1
- ZUGFeRD 2.x: Alle Profile von MINIMUM bis EXTENDED
- ZUGFeRD 1.0: Legacy-Unterstützung (veraltet, nicht mehr empfohlen)
E-Rechnungen mit DATEV erstellen und versenden
DATEV Auftragswesen online
Mit DATEV Auftragswesen online können Unternehmen E-Rechnungen direkt erstellen und versenden:
- Angebote, Auftragsbestätigungen und Rechnungen in einem Workflow
- Automatische Erstellung von XRechnung oder ZUGFeRD
- Versand per E-Mail oder über das DATEV-System
- Integrierte Archivierung
DATEV SmartTransfer
DATEV SmartTransfer ist ein Dienst zum sicheren Austausch von E-Rechnungen:
- Verschlüsselter Versand über das DATEV-Rechenzentrum
- Automatische Formatkonvertierung (z.B. XRechnung zu ZUGFeRD)
- Empfangsbestätigung und Nachverfolgung
- Integration in DATEV Unternehmen online
Workflow: PDF-Rechnung zu DATEV-kompatibel
Viele Unternehmen erstellen ihre Rechnungen weiterhin als PDF, beispielsweise mit Word, Excel oder einer einfachen Rechnungssoftware. Der Weg in die DATEV-Welt funktioniert dann so:
Schritt 1: PDF-Rechnung erstellen
Erstellen Sie Ihre Rechnung wie gewohnt als PDF-Datei. Achten Sie auf alle Pflichtangaben nach § 14 UStG.
Schritt 2: In E-Rechnung konvertieren
Laden Sie die PDF-Rechnung in eRechnung Tool hoch. Das Tool erkennt automatisch alle Rechnungsdaten und erzeugt eine XRechnung oder ZUGFeRD-Datei. Die KoSIT-Validierung stellt die Standardkonformität sicher.
Schritt 3: In DATEV importieren
Laden Sie die erzeugte E-Rechnung in DATEV Unternehmen online hoch. Die strukturierten Daten werden automatisch als Buchungsvorschlag bereitgestellt.
Schritt 4: Steuerberater prüft
Ihr Steuerberater sieht den Buchungsvorschlag in DATEV Kanzlei-Rechnungswesen und kann die Buchung mit wenigen Klicks freigeben. Rückfragen reduzieren sich, da alle Rechnungsdaten maschinenlesbar vorliegen.
Zusammenarbeit mit dem Steuerberater optimieren
Vorteile von E-Rechnungen für den Steuerberater
- Zeitersparnis: Keine manuelle Dateneingabe mehr, da XML-Daten automatisch übernommen werden
- Fehlerreduktion: Keine Tippfehler bei der Belegerfassung
- Schnellere Abschlüsse: Monatliche Buchhaltung kann schneller fertiggestellt werden
- Bessere Prüfbarkeit: Maschinenlesbare Daten ermöglichen automatisierte Plausibilitätsprüfungen
Tipps für die Umstellung
- Früh kommunizieren: Sprechen Sie mit Ihrem Steuerberater über die E-Rechnungspflicht und den geplanten Workflow
- Format abstimmen: Klären Sie, ob Ihr Steuerberater XRechnung oder ZUGFeRD bevorzugt
- Testlauf durchführen: Senden Sie eine Test-E-Rechnung über den geplanten Kanal und prüfen Sie, ob der Import in DATEV funktioniert
- Archivierung klären: Stellen Sie sicher, dass die revisionssichere Archivierung gemäß GoBD gewährleistet ist
Häufige Probleme und Lösungen
E-Rechnung wird nicht erkannt
Wenn DATEV eine hochgeladene Datei nicht als E-Rechnung erkennt, prüfen Sie:
- Ist die Datei im korrekten Format (XML für XRechnung, PDF/A-3 für ZUGFeRD)?
- Ist die DATEV-Version aktuell? Ältere Versionen unterstützen möglicherweise nicht alle Profile
- Ist die E-Rechnung valide? Fehlerhafte XML-Strukturen können den Import verhindern
Daten werden falsch zugeordnet
Bei der automatischen Belegverarbeitung kann es zu Fehlzuordnungen kommen:
- Prüfen Sie, ob Sachkonten und Steuerschlüssel korrekt zugeordnet wurden
- Nutzen Sie die DATEV-Lernfunktion, die sich wiederholende Zuordnungen merkt
- Sprechen Sie mit Ihrem Steuerberater über individuelle Zuordnungsregeln
Quellen
- DATEV eG: Informationen zu DATEV Unternehmen online (www.datev.de)
- DATEV Hilfe-Center: E-Rechnungen empfangen und verarbeiten (Dok.-Nr. 1071560)
- BMF-Schreiben vom 15.10.2024: Einführungsschreiben zur E-Rechnungspflicht